Методические материалы к лекции 6.

Речевая коммуникация – одна из важнейших составляющих профессиональной подготовки специалистов. Выпускники высшей школы должны обладать навыками культуры речи; уметь квалифицированно вести беседу; уверенно чувствовать себя как в бытовой, так и в деловой сфере общения. Один из видов коммуникативной деятельности – речь. Речь - результат деятельности, выступающий в виде любого текста (высказывания, сообщения, статьи и т.д.) ЦЕЛЬ РЕЧЕВОЙ КОММУНИКАЦИИ – ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ. ЗАДАЧИ РЕЧЕВОЙ КОММУНИКАЦИИ: ЭФФЕКТИВНОЕ ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ; ЭФФЕКТИВНАЯ ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ; ДОСТИЖЕНИЕ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ ПУТЕМ УБЕЖДЕНИЯ СОБЕСЕДНИКА И ПОБУЖДЕНИЯ ЕГО К ДЕЙСТВИЮ; ПОЛУЧЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ О СОБЕСЕДНИКЕ; ПОЗИТИВНАЯ САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ. Речевая коммуникация осуществляется как в устной, так и в письменной формах. Для любой формы речевой коммуникации необходимо соблюдать следующие требования: речь должна соответствовать всем литературным нормам. Одним из важных качеств речевой коммуникации является умение строить речь с применением различных способов в зависимости от условий общения (беседа, деловые переговоры, деловое письмо и т.п.); выбирать языковые средства, фигуры речи; овладение навыками всех видов речевой деятельности (письмо, чтение, слушание, говорение); использование знаний психологических механизмов взаимодействия людей (знание природы эго-состояний, умение общаться с представителями разных психологических типов, умение нейтрализовать некорректных собеседников и т.п.).

Речевая коммуникация предполагает соблюдение этических и эстетических качеств речи. Этические качества речи требуют использования в процессе общения навыков речевого этикета: правильного обращения к собеседнику, умение здороваться и прощаться, благодарить и извиняться. Таким образом, коммуникативные качества речи – это реализация процессов воздействия и взаимодействия в межличностном и деловом общении.

Этикет – французское слово, обозначающее манеру, способ поведения человека в обществе. Считается, что родиной этикета является Италия Х1У в., которая не только отличалась от варварских Англии, Германии, даже Франции уважением к силе, богатству, родовитости. Это предполагало обязательным наличие у богатых и знатных людей приятных манер, любезного обхождения, умения вести себя в обществе. В Италии этого времени считалось большим достоинством образованность, в то время, как во Франции не уважали представителей науки, презирали ученых, считали их занятия бессмысленными. Исторически этикет возник в королевских дворцах, феодальных замках. Его называли дворцовым или государственным этикетом. На этой основе сложился дипломатический этикет, воинский этикет. В настоящее время принято говорить о деловом этикете. Деловой этикет – самый молодой из всех форм правил поведения. Требования делового этикета не носят абсолютного характера, они меняются с течением времени. Деловой этикет - это важная составляющая деловых отношений, базирующаяся на многовековой мудрости, определяющей представления о духовных ценностях (справедливости, честности, верности слову и ценностях материальных – организованности, высоком дизайнерском уровне). Деловой этикет – это внешнее выражение внутренней моральности и культуры человека. Он базируется на следующих принципах:

1. Принцип здравого смысла, т.е. на поддержании порядка, организованности, экономии времени и других разумных целях.

2. Принцип свободы, т.е. свободе выбора и способов исполнения договоренностей между партнерами.

3. Принцип этичности.

4. Принцип удобства. Нормы делового этикета не должны сковывать деловую активность, мешать деловым отношениям.

5. Принцип целесообразности, согласно которому деловой этикет должен служить определенным целям.

6. Принцип экономности. Этика деловых отношений не должна обходиться слишком дорого, предполагает соблюдение разумности.

7. Принцип консерватизма. Он диктуется общими нормами государственного этикета, консерватизмом во внешнем облике делового человека, его манерах, склонностях, приверженности традициями и т.п.

8. Непринужденность.

9. Универсализм.

10. Эффективность.

Соблюдение деловой этики является экономически выгодным, способствует созданию благоприятного психологического и делового климата в общении с деловыми партнерами.

Этика – это философское учение, объектом которого является мораль, ее объяснение, происхождение и природа нравственности и социальные функции. Понятие этика рассматривается в трех значениях:

1. Это наука, ориентированная на повседневные нужды человеческой жизни.

2. Это нормы поведения, мораль человека, какого-либо класса, общественной или профессиональной группы.

3. Понятие этика иногда употребляют в значении этикет, речевой этикет.

В устной речевой коммуникации существуют свои особые этические формулы общения, которые зависят от ситуации, способов общения (межличностное общение или дистанционное), межличностное или деловое. Межличностное речевое общение свободнее от жестких этикетных формул речевого поведения.

Речевой эт икет – это порядок речевого поведения, установленный в данном обществе. В каждой стране формировались свои требования к речевому поведению. В настоящее время в современной России рекомендуется использовать следующие правила речевого этикета в письменной форме речевой коммуникации:

1. Формы обращения: уважаемый господин, госпожа, господа; уважаемые коллеги. Завершение обращения восклицательным знаком придает тексту особое значение.

2. Категория одушевленности (неодушевленности). Непонимание этих категорий может нанести оскорбление тем, кому адресовано письмо.

3. Употребление глаголов совершенного и несовершенного вида. Страдательного и действительного залогов.

4. Выбор залога. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия. Действительный залог придает динамизм изложению. Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени. Это производит впечатления обмена информацией между адресантом и адресатом. Исключение составляют тексты протоколов (Слушали. Постановили) или решения коллегиальных органов (Коллегия … постановила).

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт совершения действия имеет большее значение, чем указания лиц, их совершивших. Например, Вы не выполнили моих распоряжений.

Формулы речевого этикета различаются стилистически и грамматически. В стилистических нормах речевого этикета в деловом общении наиболее широко используются нейтральные формулы речевого поведения. Стилистически повышенные этикетные формулы употребляются в торжественных официальных случаях. Грамматические этикетные формулы связаны с требованиями универсального поименования адресата, различение написания личного местоимения второго лица Вы или вы (в первом случае, если мы обращаемся к одному человеку; во втором, - если к коллективу, группе людей). Они не допускают грубости, вульгарности, отступления от требований речевой культуры.

В деловой речевой культуре сегодня сложились следующие требования к речевой коммуникации:

· будьте вежливы;

· не болтайте лишнего;

· будьте любезны, доброжелательны и приветливы,

· думайте о других, а не только о себе;

· говорите и пишите хорошим языком.

Соблюдение этики речевой коммуникации и речевого этикета – залог успехов в деловой жизни.

 

Раздела 7. Функциональный аспект культуры речи (Методические рекомендации для подгот овки к семинарским занятиям)

Студенты должны освоить учебный материал и проработать практические задания и упражнения по функциональной стилистике современного русского литературного языка, обращая внимания на то, что функционально-стилевая система современного русского литературного языка многомерна, т.е. его функциональные разновидности выделяются по разным основаниям (наука, законодательство, делопроизводство и т.д.).

Общей основой для выделения функционально-стилевых разновидностей является совокупность параметров, которые для каждого функционального стиля выступают в различных комбинациях.

В современной лингвистике принято выделять пять основных функциональных стилей:

- официально-деловой;

- научный;

- публицистический;

- разговорный;

- художественно-литературный или художественно-биллитристический.

Каждый из пяти стилей делится на подстили, виды и жанры. Научный, официально-деловой и публицистический функциональные стили являются книжными, обслуживающие определенные сферы общения. Художественный и разговорный стили в отдельных случаях рассматривают, как функциональные разновидности языка, обслуживающего сферы эстетического и бытового общения.

Задания 1. Преподаватель подбирает тексты, относящиеся к разным функциональным стилям русского языка и предлагает студентам определить функциональную принадлежность каждого текста.

Задание 2. Академик В.В. Виноградов не считал художественно – литературный стиль особым функциональным стилем русского языка. Чем руководствовался учёный, выдвигая такую точку зрения? Согласны ли Вы с ней или нет. Обоснуйте свою точку зрения на эту проблему.

Официально-деловой стиль

 

Официально-деловой стиль обслуживает сферу письменных официально-деловых отношений. В соответствии с их характером в нем принято различать три подстиля:

- канцелярско-деловой;

- юридический;

- дипломатический.

Официально-деловой стиль функционирует в жестких формах документов различных жанров, обобщающих типовые ситуации официально-делового общения. В данном стиле действуют как языковые, так и жанровые нормы, регламентирующие реализацию структуры документа.

Высокий уровень стандартизации речи делает официально-деловой стиль в сознании говорящих образцом формулярной речи, поэтому именно этот стиль является основным источником распространения в устной разговорной и письменной речи неоправданного употребления речевых штампов.

Официально-деловой стиль используется для оформления документов, обладающих юридической силой. Это обуславливает письменный характер реализации языковых средств данного стиля. Ситуации, складывающиеся в сфере деловых отношений, диктуют выбор жанра документа. Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формуляра (схемы) соответствующего документа. Владение нормами официально-делового стиля предполагает знание правил составления документов различных жанров. Выбирая соответствующий ситуации, жанр документа, мы тем самым выбираем и единственно возможную в данном случае форму.

Жанры делового стиля настолько разнообразны, что при их классификации используется множество критериев. Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены государственным стандартом. «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В настоящее время существует около 60 видов (жанров) управленческих документов, их можно разделить на несколько больших групп по своему функциональному назначению.

Каждый деловой документ имеет определенную текстовую форму: линейную запись (заявление, объяснительная записка), трафарет (справки, контракты, договора), таблица (финансовые документы), анкета (личный листок по учету кадров), тексты – аналоги (приказы, распоряжения, постановления).

В каждом из этих документов необходимо соблюдение ряд постоянных элементов содержания, т.е. реквизитов.

В реквизитах могут сообщаться следующие данные:

1. Об адресате (Кому адресован документ)

2. Об адресанте (Кто является автором документа, заявителем, просителем и т.д.)

3. Наименование вида (жанра) документа.

4. Текст самого документа.

5. Опись документальных приложений, если они имеются.

6. Дата.

7. Подпись автора документа и др.

 

Под жанровой формой документа, следовательно, понимается сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Выбор жанра документа и его форма требуют вполне определенного языкового наполнения текста документа.

Например, личное заявление. В нем последовательно используются следующие реквизиты:

1. Наименование адресата.

2. Наименование адресанта.

3. Наименование документа.

4. Формулировка текста заявления.

5. Дата.

6. Подпись.

 

Для личной доверенности – поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя - необходимо соблюдение следующих реквизитов:

1. Наименование документа.

2. Наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес).

3. Точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав.

4. Наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес).

5. Дата.

6. Подпись.

 

При этом доверенность только тогда имеет юридическую силу, когда подпись доверителя будет заверена какой-либо организацией – подписью должностного лица и печатью организации.

К официально-распорядительным документам относятся постановления, распоряжения, приказы.

Самым распространенным видом (жанром) распорядительного документа, применяемого в управленческой практике, являются приказы: Приказ о приеме на работу, об увольнении, о зачислении в институт, о переводе с курса на курс и т.п.

Обязательными реквизитами приказа являются:

1. Наименование вышестоящей организации (если она имеется).

2. Наименование организации или учреждения.

3. Название документа.

4. Дата.

5. Номер документа.

6. Место издания.

7. Заголовок по тексту.

8. Основание или причина составления документа.

9. Изложение решения руководителя.

10. Распорядительная часть.

11. Указание срока исполнения.

12. Указание на исполнителей.

13. Подпись руководителя.

14. Визы.

 

Используя информационно-коммуникационную систему Интернета, студентам, работающим в компьютерном классе, предлагается найти образцы оформления и написания официально-распорядительных документов: приказов, распоряжений.

Среди справочно-информационных и справочно-аналитических документов наиболее широко распространены акты, справки, служебные записки.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т.д.

Содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе.

В служебных записках на имя руководителей излагаются какие-либо вопросы с выводами и предложениями составителей. Служебные записки бывают разных видов: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Каждый деловой документ оформляется с учетом необходимых реквизитов. (При работе в компьютерном классе студентам предлагается найти образцы оформления и написания актов, служебных записок, справок, резюме).

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Классификация деловых ситуаций позволяет представить многообразную деловую переписку.

В зависимости от вида делового письма сложился определенный образец или эталон, который содержит общую схему текста документа, его постоянные и переменные реквизиты и порядок их расположения.

Текстовые нормы деловых писем можно различать по степени жесткости /гибкости организации.

В деловой переписке выделяют три типа жесткости:

1. Образец-матрица или готовый формуляр, где зафиксированы три основных параметра организации текста:

– набор содержательных реквизитов;

– их последовательность;

– их пространственное расположение.

2. Образец-модель, который демонстрирует больший уровень (по сравнению с первым типом) гибкости, большую свободу при фиксировании трех основных параметров текста:

- набора основных реквизитов;

- их последовательность;

- соблюдение всех требований, предъявляемых к документам данного вида.

3. Образец-схема. Это наименее жесткий вид документа, характеризующийся только одним параметром – фиксированностью набора основных реквизитов.

 

Тексты деловых писем оформляются на фирменных бланках, для которых обязательными являются реквизиты:

- полное и краткое наименование организации-адресанта;

- ее банковские реквизиты;

- юридический адрес;

- телефоны, факсы, электронная почта;

- номер и дата отправления;

- номер и дата получения документа адресатом.

Типовое построение текста делового письма, его языковое наполнение и степень самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ.

Образцы многих деловых писем закреплены в соответствующих государственных стандартах, которые подробно рассматриваются в учебниках и учебных пособиях.

Большинство деловых писем регламентированного характера предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых единиц и синтаксических конструкций.

Жесткие требования предъявляются к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов. Для ознакомления с правилами и требованиями оформления и написания деловых писем разных жанров можно рекомендовать студентам обратиться к учебникам, учебным пособиям или к информационной системе Интернет и познакомиться с образцами делового письма. Эта же работа может быть организована в ходе изучения темы с использованием возможностей компьютерного класса.

Отобранные образцы деловых писем позволят студентам понять, что каждое из них требует определенных стандартов речи. Эти стандарты касаются не только формы документов, но и их языка.