Понятие электронного документа. Обеспечение сохранности электронных документов.

Одна из первых проблем, связанных с организацией сохранности электронных документов, терминологическая: что такое «электронный документ»?

Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» — это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995) трактует понятие «документ» как — «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», а «информационный ресурс» как «отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

При этом следует учитывать, что электронный документ может состоять из одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов, к которому/которым относятся общие реквизиты, удостоверяющие его аутентичность и гарантирующие проверку целостности. Реквизиты же электронного документа могут быть представлены как в электронно-цифровой форме (метаданные, электронная цифровая подпись, электронные коды аутентификации и т. п.), так и в документе на бумаге (удостоверяющий лист, оформленный согласно ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89).

То есть электронный документ может быть представлен в виде отдельного файла (текстового или графического), совокупности файлов (когда к файлу с основным текстом документа «прикрепляются» файлы с электронно-цифровыми подписями, электронными сертификатами ключей подписи и другими приложениями), а также в виде отдельной записи в базе данных. При определенных условиях электронным документом можно назвать целую базу данных (например, когда она выступает в качестве аналога журнала или книги регистрации и учета каких-либо объектов или субъектов).

Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации, реквизитов и носителя информации.

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Архивы электронных документов превратились в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы сохранности электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

1. обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

2. обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3. обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном или архивном носителях). Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Средства хранения. Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии могут создаваться на резервном сервере, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации. При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков. Они вполне надежны в течение 10–15 лет. Однако ни одно из цифровых средств хранения не подходит для долгосрочного, архивного сохранения документов. Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Но файлы необходимо регулярно перемещать на новые средства хранения.

Хранение электронных документов сопряжено с рядом проблем. Особенно сложными из них признаны устаревание техники, зависимость от программного обеспечения, износ носителей хранящейся информации. Хотя единый подход к решению этих проблем пока не выработан, существуют стратегии и способы обеспечения сохранности и доступности электронных документов. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.

Специфика электронных документов заключается в том, что они становятся доступными для прочтения человеком только при наличии определенного программного и технического оборудования. Поэтому когда программное и/или техническое обеспечение устаревает (а это происходит очень быстро), электронные документы могут оказаться непригодными для использования.

Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — источник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, DVD-ROM и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

• выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;

• организацию процедуры периодического копирования.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем использования подключаемого внешнего устройства. В то же время необходимо создавать резервные копии документов. Система резервного копирования требует специального программного и технического обеспечения. При этом лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители.

Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Четвертая задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодействием установленных на компьютере программ между собой.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей. Общее правило обеспечения сохранности носителей таково: чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения документов. Однако для некоторых носителей следует соблюдать предписания производителей: например, может требоваться, чтобы температура была не ниже определенного уровня или чтобы носитель периодически очищался. При выборе носителей, программного и технического обеспечения предпочтительнее те, которые популярны и лидируют на рынке, а не те, которые новы и являются последним достижением в развитии технологий.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

В целях обеспечения сохранности и доступности электронных документов, необходимо периодически перемещать их на более новые программные и технические средства. И при этом необходимо чтобы они оставались достоверными, то есть необходимо обеспечивать аутентичность их контента, структуры и контекста, обеспечивать сохранностьсопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов. Кроме того, для обеспечения сохранности записанной информации особое значение имеет правильный выбор носителя — средства хранения, а также создание контролируемой среды (соответствующих условий) хранения электронных документов. При определении особенностей хранения документов необходимо учитывать, например, объем и рост количества документов, особенности использования, степень доступности документа, физические характеристики, стоимость хранения.

Место хранения ЭД. Немало споров вызывает вопрос о месте хранения электронных документов. Согласно международному стандарту ИСО 15489, для обеспечения качественного хранения документов должны быть соблюдены следующие условия:

· документы должны быть легкодоступны и расположены в доступных местах;

· оборудование хранилища должно соответствовать физическим форматам документов и не наносить им ущерб;

· помещения для хранения должны обеспечивать соответствующий температурный и влажностный режим, защиту от огня, воды и прочих факторов внешнего (физического) воздействия.

Конец конспекта.