Отчет по практическим работам № 18, 19

«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Что такое регистрация (опред.)?	Это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем.
Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов?	1) каждый документ регистрируется только один раз 2) все документы регистрируются только в одном месте 3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
Каковы основные цели регистрации документов?	Необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания ему юридической силы.
Сроки регистрации?	Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Две учетные регистрационные формы? Какие?	Журнальная и карточная, в последнее время - автоматизированная (на ПК).
В каком случае используют РКК,а не журнал?	При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации (РКК).
Сколько экземпляровРКК составляется на 1 документ?	Количество экземпляров регистрационной карточки обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно - справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.
Календарная шкала карточки (РКК)	Для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
Графа "Корреспондент"	Указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ.
Графа "Дата поступления и индекс документа"	Заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил.
Графа "Краткое содержание"	Указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание.
Графа "Резолюция или кому направлен документ"	Записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений.
Графа "Отметка об исполнении"	В карточке, составленной на инициативный входящий или исходящий документ - краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В карточке, составленной на внутренний документ, указывают конкретные действия по его выполнению и достигнутые результаты. Исполнитель удостоверяет запись подписью с указ. должности и Ф. И. О
Графа "Контрольные отметки"	Отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов.
Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №"	Заполняются при подготовке документов и дел к передаче в архив или в архиве.

Задание 2.2

2.2.1 Составить список документов подлежащих обязательной регистрации.

2.2.2 Составить список документов не подлежащих регистрации.

2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?

2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).

3 Ответы:

На вопрос 2.2.1 Список документов подлежащих обязательной регистрации.

Это - поступающие из вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, предложения, важнейшие письма. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов.

На вопрос 2.2.2 Список документов не подлежащих регистрации.

Это - документы, присланные в копии для сведения;

· - телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· - месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

· - переводные и аккредитивные телеграммы;

· - извещения об отправке ценностей, о высылке бланков; - и т.д.

На вопрос 2.2.3 Справочные материалы, используемые при регистрации документов?

Это - список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей, номеров их телефонов; и др.

На вопрос 2.2.4 Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"

Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2017 №63/17-07
о рассмотрении заявки на участие в выставке - это входящий документ.

 

Выставочный Центр Директору
"Экспо-Бизнес" ПАО "Старт"
Москва, 110020, О.Н.Некрасову
тел. __________________ ул. Новая,
факс _________________ Москва, 28115218
25.02.2017 №63/17-07
На №25/08-15 от 12.02.2017

 

О рассмотрении заявки А.Н.Краснову

на участие в выставке Разработать план мероприятий
по подготовке к выставке, включая
командирование сотрудника.

Срок - 05.03.2017

Некрасов 01.03.2017

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

 

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ "Экспо-Бизнес" не позднее 10.03.2017 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Страхов Ю.В.Страхов

 

П.И.Ланину
Откомандировать с 09.03.2017
на 3 дня в ВЦ "Экспо-Бизнес"
ст. специалиста В.А.Петрова
Краснов 02.03.2017

 

Васильева ПАО "Старт"

215 11 30 Дата 01.03.2017

В дело 08-15 №48/08-15

Лебедева 15.03.2017
Регистрационно-контрольная карточка

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Выставочный Центр "Экспо-Бизнес" Корреспондент
Дата и индекс документа (орг., в кот. поступил) 01.03.2017 №48/08-15	(автор док-та) 25.02.2017 №63/17-07
Краткое содержание о рассмотрении заявки на участие в выставке
Резолюция или кому направлен документ А.Н.Краснову Разработать план мероприятий по подготовке к выставке, включая командирование сотрудника. Срок - 05.03.2017 Некрасов 01.03.2017
Отметка об исполнении документа 15.03.2017 Краснов

Оборотная сторона РКК

Контрольные отметки
Дата передачи	Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ	Расписка в получении
01.03.2017	А.Н.Краснову	Краснов
Фонд № Опись № Дело №

В АО « Старт» поступило Распоряжение Президиума РАН №103-16 от 11.01.2017 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине учебных учреждений". Распоряжение получено 15.01.2017. Резолюция - Ивановой А.Н. Отнести к документам по общим вопросам.Считайте порядковые номера документов с 1.

Самостоятельно присвоить регистрационный номер входящему документу, используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения: для документов по общим вопросам - 03.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Президиум РАН, Москва Корреспондент
Дата и индекс документа (орг., в кот. поступил) 15.01.2017 03/03-1	(автор док-та) №10/03-116 от 11.01.2017
Краткое содержание Об исполнительской дисциплине учебных учреждений
Резолюция или кому направлен документ Ивановой А.Н.
Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона РКК

Контрольные отметки
Дата передачи	Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ	Расписка в получении
15.01.2017	А.Н.Ивановой	Иванова
Фонд № Опись № Дело №

Задание 2.2.5 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.

a) Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией.

b) Все дела организации следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.

c) Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.

d) Каждая организация применяет свою систему индексации дел, т.к. этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.