Роль коммуникаций в менеджменте. Виды коммуникаций

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Коммуникация – это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (по средствам языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т.д.).

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время руководителя (по некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90 % времени на коммуникации). Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

Средствами коммуникаций является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, электронная почта, Internet, видеоролики и т.д.

В организациях имеют место следующие коммуникационные процессы:

1) Коммуникации между организацией и ее средой. Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими внешней среды. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями (существующими и потенциальными). Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR, (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и обработке информации исходящей из внешней среды. Это помогает создать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой.

2) Коммуникации между уровнями управления и подразделениями. Такая коммуникация получала название межуровневая. К ней относятся:

- вертикальная коммуникация или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель – подчиненный и коммуникация между руководителем и группой.

- горизонтальная коммуникация или коммуникация между различными подразделениями.

Информация перемещается внутри организации и уровня на уровень и это – вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры такой коммуникации: распоряжение вышестоящего руководства, цели для подразделений; информация об изменениях в деятельности организации (например, будет производиться выход на новый рынок). При рассмотрении вертикальной коммуникации отдельно выделяют коммуникацию «руководитель – подчиненный», т.к. эти личностные взаимоотношения во многом являются ядром коммуникации. Она зависит не только от формального закрепленных правил, но и от неформального стиля отношений в организации. Решение многих задач будет зависеть от того, сколько подчиненных смогут и захотят понять руководителя. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным (подчиненными) имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Коммуникация в этом случае будет зависеть не только от личностных характеристик, но и от лидерства в группе.

Кроме этого организация не может эффективно существовать без информации, идущей снизу или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информация о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом.

Организация состоит из множества подразделений, между которыми необходимо координация действий. Поэтому должна существовать горизонтальная коммуникация или коммуникация между различными подразделениями. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специалисты, например, совещание по производству нового товара или по проблеме качества, в которых принимают участие не только начальники и специалисты производства, но и сбытовики, маркетологи, экономисты.

3) Неформальные коммуникации. Вся организация состоит из формальных и неформальных групп. Каналом неформальных коммуникаций являются слухи – один из самых быстрых способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения «узких» мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

· изменения в структуре организации;

· предполагаемые меры по ужесточению контроля;

· грядущее повышение или понижение;

· информация о личных пристрастиях руководителя и т.д.

Принято считать, что слухи – это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

Основные виды коммуникации представлены в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Основные виды коммуникаций