Доработать типовую презентацию комплекса «Веста» в PowerPoint

17:00. Совещание по рекламе.

– Предложить разработать серию из трех радиороликов по продвижению услуг автоклуба/аварийного комиссара.

– Будем ли мы участвовать в выставке Trade‑Expo в декабре?

– Заказать новые статусные визитки!

ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала согласовать дизайн и самому выбрать бумагу, чтобы не получилось такого убожества, как в прошлый раз!

 

 

На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.

Наконец, самый серьезный вопрос на этот день – типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро‑Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого‑нибудь полезного дела.

Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.

Контрольный раздел – большой шаг вперед в повышении эффективности использования ежедневника! Идея, как уже говорилось, проста: если с помощью ежедневника можно контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате вверху каждой страницы ежедневника отводится место для контрольных точек. Это вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, но решение которых контролируете Вы. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:

☼ «Муаранг‑Трейд» – 1,2 млн руб. (Кочнева);

☼ акт на 2,7 млн руб. по 3‑му этапу – Балаковская АЭС (Дмитриев);

☼ Ромашева: маркетинговый план на 2‑й квартал;

☼ B/D: Олег Анимподистович Корольков – сот. 8 (925) 111–00–00.

Первая контрольная точка – проплата от клиента «Муаранг‑Трейд», которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете о платежах Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или сбросить CMC, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие‑то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше – по обстоятельствам – звонить. Более того, сотрудники и коллеги, имеющие опыт работы с Вами, уже знают: если Вы поставили на контроль какой‑то вопрос, то в назначенный день проконтролируете его обязательно. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос, пусть лучше заранее Вас предупредят, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно «снесете» им голову – расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, контрольная точка переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней, Вы сразу же вычеркиваете контрольную точку из контрольного раздела ежедневника.

Вторая контрольная точка касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний финотчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву либо пишете ему запрос по CMC/e‑mail. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, его должны были подписать не позднее предыдущего рабочего дня. И если Вы уже получили информацию, что акт подписан, то вычеркиваете данную контрольную точку из ежедневника.

Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2‑й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик – пора звонить Ромашевой!

Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого‑то, а напоминание для Вас, решается все так же – звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.

Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто‑то пообещал Вам что‑то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.

Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали – и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника – а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди – и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как‑то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали – чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника – и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс – а этого им очень не хочется.

Что еще можно сделать для более эффективного использования ежедневника? Имеет смысл делить каждую страницу ежедневника ниже контрольного раздела вертикальной чертой пополам. Слева от разделительной черты Вы выписываете мероприятия, жестко привязанные ко времени (например, совещания, встречи с клиентами, визит к нотариусу). А справа перечисляете плановые вопросы, которые нужно решить, используя свободные интервалы времени. Как только у Вас возникает свободное время, Вы можете (особенно, если это нужно для разогрева) пройтись по контрольному разделу ежедневника. Потом смотрите в правую часть страницы на список плановых задач и выбираете самое важное дело. В крайнем случае, дело, к которому у Вас в данный момент больше лежит душа. Чтобы уделять основное внимание самым важным задачам, полезно каждое утро расставлять приоритеты рядом с задачами, перечисленными в правой части сегодняшней страницы ежедневника. Самая важная задача помечается цифрой I, вторая по важности – цифрой II и т. д. Решенная задача вычеркивается из правой части страницы. Все дела, которые не выполнены к концу рабочего дня, переносятся на следующие дни – в правую часть страниц ежедневника.

Вот как в этом случае может выглядеть страница Вашего ежедневника.

 

 

 

На этой странице ежедневника сверху расположен контрольный раздел. Слева под ним – колонка запланированных по времени мероприятий. Справа – колонка задач, ранжированных по приоритету, которые желательно решить в свободные интервалы времени. Практика показывает, что при таком планировании задач, мероприятий и контрольных точек Вы успеваете выполнить существенно больше дел за единицу времени, чем при традиционном использовании ежедневника или совсем без него. А благодаря контрольному разделу никто не скроется от Вашего контроля!

Конечно, у Вас может возникнуть вопрос: почему я так подробно рассказываю о ежедневнике в век компьютерных технологий? Безусловно, я буду только за, если Вы будете планировать список своих дел в Outlook и использовать в качестве органайзера ноутбук или коммуникатор. Я просто делюсь с Вами своим опытом. У меня есть и ноутбук, и коммуникаторы. Но для планирования времени я пользуюсь ежедневником, и получается неплохо. Не столь важно, как Вы организуете свое время – с помощью компьютера или бумажного ежедневника. Важно, чтобы у Вас это получалось легко, удобно, эффективно и без лишних усилий!

 

Принцип Эйзенхауэра

 

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

 

 

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!

Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что‑то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем‑нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.

Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?

Во‑первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!

Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

На важные задачи (категория «Б») приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.

Менее важные и несущественные задачи (категория «В») составляют, напротив, 65% общего числа задач. Но они имеют незначительную долю – порядка 15% – в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнять руководитель.

Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.

Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела – делегировать кому‑то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного‑двух раз в месяц.

Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по‑настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм‑менеджменте – слово «НЕТ».

В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:

☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;

☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;

☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.

Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?

На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!

Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.