Основные режимы работы и операции с документами

 

Создание документа

 

Создание документа осуществляется по команде Файл – Создать, которой открывается окно создания файла, показанное на рис. 2.1. Это окно имеет несколько вкладок, которые содержат шаблоны различных документов («обычный», «стандартное письмо», «стандартная записка» и т.д.). Как правило, документ создается по обычному шаблону «Новый документ» (Normal.dot), который находится на вкладке «Общие» и выбирается программой по умолчанию. Если этот шаблон уже выделен (выбран), то остается только щелкнуть по кнопке ОК и зарыть окно. После этого на экране появится новый документ. Для быстрого создания документа по обычному шаблону достаточно просто щелкнуть по кнопке «Создать» на панели инструментов, которая показана в таблице 1.1.

 

Если необходимо создать документ по другому шаблону, то нужно найти этот шаблон на одной из вкладок, выделить его и закрыть окно, нажав на кнопку ОК.

Сохранение документа

 

Сохранение текущего документа на магнитном диске выполняется с помощью команды Сохранить как из меню Файл, если документ новый и ему еще не было присвоено никакого названия. Если же документ уже имеет название, то можно воспользоваться командой Сохранить из меню Файл или соответствующей кнопкой на панели инструментов (см. таблицу 1.1.). По команде Сохранить как открывается стандартное окно сохранения файла в системе Windows, которое показано на рис. 2.2.

 

В этом окне, прежде всего, нужно в поле «Папка» указать свою папку на диске, в которой будет храниться документ. Затем в поле «Имя файла» нужно указать название документа и нажать кнопку «Сохранить». В списке «Тип файла» редактор по умолчанию устанавливает расширение “.doc”, поэтому все файлы, сделанные с помощью редактора Word, будут храниться на диске с этим расширением. При необходимости пользователь может изменить тип файла и выбрать его среди тех типов, которые будут предложены редактором в этом списке.

Для сохранения документа, которому уже присвоено некоторое название, достаточно щелкнуть по кнопке «Сохранить» на панели инструментов и документ будет сохранен уже без вопросов со стороны программы.

Предупреждение. Чтобы избежать потери документов в результате отключения электропитания или по какой-либо еще причине, следует не реже, чем раз в три-пять минут сохранять на диске свою работу. Можно также включить режим автоматического сохранения через две-три минуты, но только после присвоения названия данному документу. В противном случае, могут возникнуть проблемы с поиском документа, который был автоматически сохранен во время аварии.

 

Открытие документа

Открытие уже существующего на диске документа выполняется по команде Файл – Открыть, по которой появляется стандартное окно открытия файла в системе Windows,

В этом окне, прежде всего, нужно указать в поле «Папка» свою папку на диске, в которой был сохранен документ. Затем нужно щелкнуть по открываемому файлу и нажать кнопку «Открыть». После этого документ будет загружен в память и появится в рабочем поле редактора. В окне «Открытие документа» можно выбрать и открыть сразу несколько файлов с документами, если при щелчке по их названиям держать нажатой клавишу <Ctrl>. Окно открытия документа появляется также при щелчке по кнопке «Открыть», которая является второй слева на стандартной панели инструментов (см. таб. 1.1).

Если искомого документа в окне нет, то нужно изменить значение в списке «Тип файла». Если в этом списке установлено значение «Документы Word (*.doc)», то в окне будут видны только файлы документов. Чтобы увидеть все файлы в папке нужно установить здесь значение «Все файлы (*.*)».

Если название нужного файла имеется в списке быстрой загрузки, которое расположено в конце меню Файл, то, щелкнув по нему можно сразу открыть этот файл. Обычно в этом списке имеется названия 4 документов, с которыми работали последний раз, но размер этого списка можно регулировать из меню Сервис - Параметры Ввод и редактирование текста

 

Место, с которого осуществляется ввод текста, определяется положением текстового курсора. Оно определяет фокус внимания программы, и по умолчанию все операции выполняются редактором на этом месте. По умолчанию вводимый текст вставляется в уже существующий текст. Чтобы при вводе новый текст замещал, или «затирал», старый текст нужно переключиться в режим замены, который включается нажатием на клавишу <Insert> или двойным щелчком мыши по индикатору «ЗАМ» в строке состояния. Клавиша <Backspace> используется для удаления символа, расположенного слева от курсора, а клавиша <Delete> для удаления символа, расположенного справа от него.

Предупреждение. Не перемещайтесь по тексту с помощью клавиш <Backspace> и <Delete>, поскольку это приводит к потере уже выполненной работы. Текстовый курсор нужно перемещать клавишами управления курсором, на которых нарисованы соответственно левая, правая, <, ® >, а также верхняя и нижняя стрелки < ­, ¯ >. Более подробно об этом будет сказано в разделе о перемещении по тексту.

 

После ввода текста, как правило, выполняется его редактирование, то есть проводится корректировка отдельных слов и предложений, перемещение текстовых абзацев и других фрагментов. В ходе редактирования текста возникает необходимость выделения (подсвечивания, маркировки) его фрагментов, что можно выполнить как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.