Использование SharePoint Workspace с SharePoint 2010

Продукт SharePoint Workspace 2010, ранее известный как Microsoft Office Groove 2007, предоставляет поддержку для существующих реализаций Groove 2007 и позволяет подключаться к фермам SharePoint без реализованной инфраструктуры Groove. Он дает возможность пользователям синхронизировать содержимое SharePoint с клиентом SharePoint Workspace 2010 и получать к нему доступ с рабочих станций независимо от того, являются сайты SharePoint доступными или нет. Благодаря этому он хорошо подходит для пользователей, находящихся в частых разъездах, и для тех, кто не имеет постоянно доступного соединения с сайтами SharePoint. В этом разделе рассматривается загрузка и первоначальная настройка продукта SharePoint Workspace, а также синхронизация и набор основных инструментов, доступных в интерфейсах Workspaces (Рабочие пространства) и Launchbar (Панель быстрого запуска).

ВНИМАНИЕ! -

Термин рабочее пространство (workspace) может вызывать путаницу из-за того, что “рабочие пространства” можно создавать на сайтах SharePoint 2010 для проведения совещаний или обмена документами; в этом случае они являются специализированными сайтами SharePoint. Рабочие пространства, которые создаются с помощью SharePoint Workspace 2010, представляют собой локальные наборы файлов на компьютерах конечных пользователей, которые позволяют им синхронизировать списки и библиотеки и работать с данными в автономном режиме. Поэтому сотрудники IT-отделов должны четко разъяснить отличия между сайтами рабочих пространств, которые могут создаваться в SharePoint 2010, и “рабочими пространствами", создаваемыми с помощью инструмента SharePoint Workspace 2010.

Существуют и другие способы для перевода содержимого SharePoint 2010 в автономный режим, в том числе синхронизация с Outlook или базой данных Access, но SharePoint Workspace предлагает средства, предназначенные специально для разрешения различных ситуаций, которые могут возникать у мобильных сотрудников.

Ниже перечислены шаги для синхрюнизации отдельного списка с SharePoint Workspace 2010.

1. Получите доступ к нужному списку или библиотеке SharePoint 2010 с данными внутри. В рассматриваемом примере предполагается, что необходимый список называется Sales and Issues List (Список прюдаж и проблем). Важно отметить, что не все списки и библиотеки могут синхрюнизироваться с SharePoint Workspace 2010.

2. Перейдите на вкладку List (Список) и щелкните на кнопке Sync to SharePoint Workspace (Синхронизирювать с SharePoint Workspace).

3. Если SharePoint Workspace используется на компьютере в первый раз, открюется окно Account Configuration Wizard (Мастер настройки учетной записи). Если это так, выполните шаги 4 и 5, а если нет — перейдите сразу к шагу 6.

4. В большинстве сценариев, особенно при тестировании, необходимо выбрать опцию Create a New Account (Создать новую учетную запись). Вариант Restore ап Existing Account (Восстановить существующую учетную запись) подходит в ситуации, когда пользователь уже имеет учетную запись. Для выполнения восстановления на данном компьютере должен быть доступен файл GRV существующей записи. В этом примере в целях тестирования прххгго щелкните на кнопке Next (Далее).

5. Оставьте выбранным переключатель Create the Account Using Your E-Mail Address (Создать учетную запись с использованием электрюнного адреса) и щелкните на кнопке Finish (Iotobo). Открюется окно SharePoint Workspace. Другим переключателем, который можно выбрать, является Create the Account Using an Account Configuration Code (Создать учетную запись с использованием кода настрюйки учетной записи). Он доступен только в случае применения инструмента Groove Server 2010 Manager (Диспетчер Groove Server 2010), который создает и управляет такими кодами.

6. В окне Sync to SharePoint Workspace (Синхронизация с SharePoint Workspace) щелкните на кнопке OK для запуска процесса синхронизации. Когда процесс завершится, щелкните на кнопке Open Workspace (Открыть рабочее пространство).

7. На рис. 25.12 показано рабочее пространство с набором доступных вкладок и инструментов для взаимодействия с данными.

Chapt*25-S«ta«ridlmmbd MtruoftShMcPeinttiroibpKc

IMVttWt

х.ё‘“

Nc* DtkU, Серу Crsuptdhf..

—- g— 9 в *“"^Л- ft

P

Swdi GcTO _

• Синими! hvi Мм „ FM

tilt • D*ii |»tit wnj

btumfucm., Quarter

Product • r'GMerf

(ДОксм** feCiatomntJ Report» ^ FdnnTmplftri ■^tWs

Sherd Doc omenb j^SiliAadi ^SitrFagei

S.-Tefa

Teem Dik unon

•OdD S7JD0. SIM 75 Д» 2tM axe

UWMzl

СвтоеЯ

KWMgft

Ugjfi Mfitnoj

Gadgtl f-JMyumruk

КЗЯШОЕШНШ

CMjrf 1Нщ /wwrwk

Ddgti A.DaUn

Puc. 25.12. Окно SharePoint Workspace с синхронизированными данными из списка SharePoint

Для синхронизации целого сайта с SharePoint Workspace 2010 выполните следующие действия.

1. Получите доступ к сайту SharePoint 2010 со списками и библиотеками, в которых присутствует содержимое. Разверните раскрывающийся список Site Actions (Действия с сайтом) и выберите в нем команду Sync to SharePoint Workspace (Синхронизировать с SharePoint Workspace).

2. Откроется окно с приглашением подтвердить выполнение синхронизации с компьютером. Обратить внимание на наличие в нем кнопки Configure (Настройка), которая позволяет получить доступ к конкретным параметрам и с их помощью задать необходимый уровень синхронизации. Здесь возможны такие варианты: All Items (Все элементы), Headers Only (Только заголовки) и No Content (Никакого содержимого). На рис. 25.13 показано диалоговое окно Configure Settings (Настройка параметров). Здесь пользователь Userl щелкнул на кнопке Configure, выделил несколько списков и библиотек и выбрал в раскрывающемся меню пункт No Content (Без содержимого). Щелкните на кнопке ОК для начала процесса синхронизации.

НА ЗАМЕТКУ

В окне Configure Settings также перечислены списки и библиотеки, которые синхронизировать нельзя. К ним относятся библиотеки Calendars (Календари) и Site Pages (Страницы сайтов) и другие специализированные списки, такие как Whereabouts (Сведения о местонахождении) и Phone Memos (Памятки по телефонам).

699

3. В окне состояния будет отображаться ход выполнения синхронизации каждого списка и библиотеки, а также вкладка Errors (Ошибки) для отображения ошибок по мере их возникновения. После завершения синхронизации щелкните на кнопке Open Workspace (Открыть рабочее пространство).

НА ЗАМЕТКУ -

Ошибки часто являются результатом недостаточных разрешений на уровне сайта, списка или библиотеки SharePoint. Например, предположим, что пользователь отредактировал документ из библиотеки документов в SharePoint Workspace и щелкнул на кнопке Sync (Синхронизировать) внутри вкладки Sync (Синхронизация). Если необходимые разрешения в библиотеке у пользователя отсутствуют, возникнет ошибка и появится вкладка Resolve (Устранение ошибок) с инструментами для ее устранения.

Для работы со списками и библиотеками теперь доступен комплект инструментов, который включает следующий средства: добавление новых списковых элементов или документов; функции вырезания и вставки; инструмент Copy as Link (Копировать как ссылку), позволяющий копировать URL-адрес элемента вместе с именем и местонахождением сервера SharePoint; инструмент Download (Загрузить), удобный в ситуациях, когда первоначально были синхронизированы лишь заголовки элементов; инструменты Save As (Сохранить как). Properties (Свойства), Versions (Версии), Check Out (Взять на редактирование) и Check In (Сдать); инструменты Mark Unread (Пометить как непрочитанный), Set Alerts (Настроить оповещения), Launchbar (Панель быстрого запуска) и Search (Поиск).

Кнопка Launchbar (Панель быстрого запуска) позволяет загружать интерфейс Launchbar, показанный на рис. 25.14 — небольшой интерфейс, который позволяет получать доступ к рабочим прюстранствам и контактам. Этот интер>фейс является эффективным инструментом для прюсмотра доступных рабочих пространств и общих папок SharePoint, к которым у пользователя имеется доступ. Любые синхрюнизируемые списки, библиотеки и сайты SharePoint 2010 будут появляться в этом интерзфейсе вместе с общими папками, созданными в SharePoint Workspace 2010 авторизированным пользователем, и любыми общими папками, созданными другими пользователями, к которым авторизирюванный пользователь был приглашен и по которым прошел процесс подтверждения. Для рабочих пространств здесь доступно множество различных представлений, таких как Alphabetical (По алфавиту). Folders (По папкам), Last Unread Time (По последнему не обработанному). Status (По состоянию) и Туре (По типу).

Р^^^^^^^Яспользовани^^Яэисньп^тТиюжсни^^ SK агеРотГ

ⁿ °°rs^r„ —---

fl

В ES

a О

У Delete ^w Add Contact 4b Mart Read ^T '• Acltom

fj^jj j— Lsunchbar - MtcrosoftSharePointWorkspace Home View

* New!

ijg] Chapter 25 Ш¹ Company ABC Portal

^SPDTest iSi Visual Studio Тей t- Today t> Yeslodiy £ Last Seven Days Last Thirty Days Older

¹ WoAipates {^Contacts

Puc. 25.14. Интерфейс Launchbar в SharePoint Workspace

Механизм оповещений в SharePoint Workspace 2010 является довольно мощным и предлагает дополнительные возможности для работы с оповещениями SharePoint. Щелкнув на кнопке Set Alerts (Настроить оповещения), можно настроить желаемый уровень оповещения для списка или библиотеки “инструмента" (рабочего пространства). К числу возможных уровней относятся: Inherit (Наследуемый), предусматривает наследование настроек самого рабочего пространства; Off (Отключен), который означает, что оповещения не должны отображаться ни для нового, ни для изменившегося содержимого; High (Высокий), который обеспечивает отображение оповещений для нового и изменившегося содержимого; Auto (Автоматический), который похож на уровень High, но предусматривает автоматическое отбрасывание проигнорированных непрочитанных оповещений. Одним из недостатков оповещений SharePoint является тот факт, что они приводят к отправке электронных сообщений, которые могут раздражать занятых пользователей, поэтому в SharePoint Workspace предлагается альтернативный вариант применения оповещений по спискам и библиотекам, который многие находят более предпочтительным. Заключается он в возможности выбора звука, который должен воспроизводиться при срабатывании оповещения, или загрузке собственного звукового файла.

Инструмент Mark Unread (Пометить как непрочитанный) позволяет помечать как непрочитанные отдельные записи, весь список или библиотеку либо даже целое рабочее пространство; рядом с непрочитанными элементами помещается значок зеленого цвета с отображением информации об этом состоянии в интерфейсе Launchbar.

Вкладка View (Вид) предоставляет доступ к инструментам, которые позволяют отображать или скрывать панель Content (Содержимое) и изменять применяемый к данным списка вид (при условии, что список или библиотека SharePoint поддерживает несколько видов), и к кнопке New Window (Новое окно). Кнопка New Window обеспечивает доступ к инструменту New Workspace (Новое рабочее пространство), который позволяет открывать новый экземпляр SharePoint Workspace, и к кнопке New Selected Tool (Новый выбранный инструмент), которая позволяет открывать список или библиотеку в отдельном окне. Кроме того, доступна кнопка Reading Рапе (Панель чтения), которая позволяет изменять элементы и свойства списка.

— ¹ ^701 глава 25 i__

НА ЗАМЕТКУ -

В SharePoint Workspace 2010 пользователям также можно создавать рабочие пространства Groove, если в среде установлен продукт Groove Server, и общие папки. Общие папки допускается создавать как на своих рабочих системах, так и в других местах. После их создания можно приглашать других пользователей и управлять ими подобно другим рабочим пространствам SharePoint, добавляя и настраивая для них оповещения, помечая их как непрочитанные и выполняя в их отношении другие задачи. Это позволяет быстро обмениваться файлами, не загружая их в библиотеки SharePoint и не создавая рабочих пространств SharePoint.