Рассмотрение актов ревизий и справок комиссии Конференцией ГСК.

11.1. Конференция ГСК утверждает отчёты ревизионной комиссии, которые представляют собой изложение результатов проведённых ревизий и/или проверок с приложением акта ревизии и справки о проверке, либо объединенного документа с необходимыми приложениями.                                                11.2. В случае выявления ревизионной комиссией серьёзных нарушений и злоупотреблений Конференция ГСК наряду с утверждением отчёта комиссии может принять решение о привлечении нарушителей к дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством.

                                                                             Проект.

         Положение о ведении делопроизводства и хранения архива ГСК «Беломорец».

 

                                                                  1. Общие положения.

 

       1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности гаражно-строительного кооператива «Беломорец» (далее - ГСК) документов. Требования являются обязательными для всех членов ГСК, участвующих в документообороте.

       1.2. В Положении используются следующие основные понятия:

 «документирование» – фиксация информации на материальных и иных носителях в установленном порядке;

 «документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе ГСК, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ГСК;

 «документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;

 «делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

 «архив» – совокупность документов ГСК и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в ГСК с целью их использования в деятельности ГСК;

 «реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

 «подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

 «копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

 «регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

 «номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ГСК, с указанием сроков их хранения;

 «дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.

       1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

       1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

       1.5. Организация делопроизводства в ГСК осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.

       1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

       1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

       1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

       1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно Конференции ГСК.

 

 

                                          2. Правила организации делопроизводства.

 

       2.1. Делопроизводство в ГСК «Беломорец» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации.

2.2 Председатель ГСК организует хранение учредительных и правоустанавливающих документов ГСК (договор аренды земельного участка, выделенного ГСК, Свидетельство о государственной регистрации права собственности на земельный участок, свидетельство о государственной регистрации права на имущество общего пользования и т.д.), проектной и строительной документации, а также копий свидетельств о праве собственности на индивидуальные строения членов ГСК. Председатель ГСК ведет список членов ГСК, а также граждан, владеющих гаражными боксами в границах ГСК, но не являющихся членами ГСК, с указанием номеров гаражей, личных сведений об их владельцах, домашних адресов, контактных телефонов и других необходимых сведений.

Председатель ГСК организует хранение указанных данных в соответствии с законодательством РФ о персональных данных и несет ответственность за возможность их разглашения.

Учет в ГСК, учет принимаемых на работу в ГСК по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, подготовка отчетности, учет работников, текущее делопроизводство, ведение кассовых и банковских документов организуется Председателем ГСК.

       2.3. После избрания Конференцией Председателя, прежний Председатель ГСК обязан в течение 7 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел ГСК более чем на 7 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на Конференции) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.

       2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением ГСК.

       Правление обязано:

 обеспечивать контроль за подготовкой документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также за правильное их оформление;

 принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);

 обеспечивать ознакомление членов ГСК по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением Конференции ГСК, заверенные в порядке, установленном Уставом ГСК, копии:

1) устава ГСК, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;

2) бухгалтерской (финансовой) отчетности ГСК, приходно-расходных смет ГСК, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) ГСК;

4) документов, подтверждающих права ГСК на имущество, отражаемое на его балансе;

5) протокола собрания об учреждении ГСК, протоколов общих собраний членов ГСК, заседаний правления ГСК и ревизионной комиссии ГСК.

Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

       2.5. Подлинники документов выдаются членам ГСК для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев, определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

       2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя ГСК и на основании письменных запросов.

       2.7. Использование сведений, содержащихся в документах ГСК, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя ГСК.

       2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в ГСК осуществляется назначенным для этого членом Правления ГСК или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя ГСК.

       2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

 

                                          3. Создание документов в ГСК.

       3.1 Документы в ГСК оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.  

           3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

       3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков ГСК утверждаются Правлением ГСК.

       3.4. Реквизитами документов ГСК являются:

 наименование ГСК;

 должность лица – автора документа;

 подпись должностного лица;

 вид документа;

 место составления документа;

 адресат;

 дата документа;

 регистрационный номер документа;

 текст документа;

 ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);

 отметка о наличии приложений;

 оттиск печати;

 отметка о заверении копии.

       3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

       3.6. В ГСК выделяются три вида документов: внутренняя документация, поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).

       3.7. К внутренней документации ГСК отнесены следующие виды документов:

 Протоколы с решениями органов управления ГСК (протоколы Конференций ГСК, протоколы Правления ГСК и ревизионной комиссии ГСК);

 Постановления Правления ГСК;

 Предписания Правления ГСК (принимаются в рамках компетенции ГСК);

 Реестр членов ГСК и уполномоченных представителей от блоков;

 журнал регистрации заседаний Правления ГСК;

 журнал регистрации входящей и исходящей документации;

 журнал регистрации Конференций ГСК.

       3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление ГСК.

       3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, номер и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2021,

где 001 – порядковый регистрационный номер;

01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2021 – год поступления.

На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена ГСК, отводится 30 дней.

       3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется день в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

       3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

 перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.

 Исходящие документы подписываются Председателем правления. Финансовые документы подписываются Председателем правления и Главным бухгалтером.

 Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в ГСК и подшивается в соответствующее дело.

       3.12. Из образующихся в процессе деятельности ГСК документов формируется документальный фонд ГСК.

Формирование документального фонда ГСК осуществляется Правлением ГСК путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив ГСК.

       3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру ГСК. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или председателем) ГСК отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

       3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем правления в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

 

                                                                  4. Ведение Архива.

 

       4.1. Архивные документы ГСК хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе ГСК.

       4.2. Уничтожение документов ГСК производится в соответствии с правилами настоящего Положения.

       4.3. Малозначительные документы ГСК могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения ГСК.

       4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

 учредительные документы;

 уставы во всех редакциях;

 внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;

 заявления на членство в ГСК;

 трудовые договоры;

 приходно-расходные сметы ГСК;

 ведомости приёма взносов и платежей;

 документы (в том числе приложения к ним) Конференций, заседаний правления, комиссий;

 отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

 договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

 сопроводительные документы на имущество общего пользования;

 судебные решения по делам с участием ГСК;

 акты уничтожения документов.

       4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления ГСК с обязательным участием бухгалтера (кассира).

       4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

 номер протокола заседания правления;

 наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;

 лица, осуществившие уничтожение документов.

       4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле ГСК постоянно.

 

                                          5. Заключительные положения.

 

       5.1.Настоящее Положение принимается на Конференции ГСК простым большинством голосов на правах внутреннего документа ГСК.

Изменения в Устав ГСК.

 

Действующая редакция.

Имущество и средства ГСК.

7.1. Имущество, сформированное из внесенных паевых взносов, а так же приобретенное в процессе деятельности ГСК, принадлежат ГСК на праве собственности.

7.2. Имущество ГСК формируется за счет:

- вступительных, паевых, членских, целевых и иных взносов членов Кооператива;

- добровольных имущественных взносов и пожертвований;

- доходов от использования собственности Кооператива;

- пеней, процентов по вкладам в банке;

- других, не запрещенных законодательством Российской Федерации поступлений.

7.3. Все имущество ГСК включает в себя:

- имущество собственников гаражных боксов;

- имущество общего пользования;

- земли общего пользования.

7.4. Имущество собственников включает в себя гаражные боксы, находящиеся в собственности граждан, предназначенные для хранения, технического обслуживания транспортных средств, хранения запчастей и расходных материалов, подвалы, погреба, ямы для обслуживания транспортных средств, находящиеся в гараже, а также ворота, крыши, полы, отделка стен, антресоли, электросчетчик, электропроводка, электрооборудование, элементы пожарной сигнализации и иное оборудование, находящиеся внутри гаража.

7.5. Имущество общего пользования ГСК включает в себя:

- помещения и сооружения общего пользования (сторожка, электрощитовая и пр.);

- инженерные сети (линии электропередач, включая опоры, электрооборудование, электрические щиты и общие счетчики, магистральные кабели, провода, пожарная сигнализация, видеонаблюдение);

- элементы капитального строительства (фундамент, несущие стены, плиты перекрытий, пандусы, ограждения), находящиеся на балансе ГСК;          - оборудование, инструменты, инвентарь;

- имущество, приобретенное или созданное за счет средств ГСК;

Имущество общего пользования, приобретенное или созданное ГСК за счет паевых взносов, целевых взносов либо средств специального фонда, образованного по решению Конференции уполномоченных представителей блоков ГСК, является собственностью ГСК, как юридического лица, и не может быть продано или передано в целом или по частям ни юридическим, ни физическим лицам, без соответствующего решения Конференции уполномоченных представителей блоков ГСК.

7.6. Земли общего пользования включают в себя дороги, проезды, площадки общего пользования, включая их санитарно-защитные зоны. Земельный участок, принадлежащий на праве аренды ГСК, не может быть продан, передан, подарен, отчужден иным способом, а также не может быть предметом залога в целом или по частям - ни юридическим, ни физическим лицам.

7.7. Поступающие в ГСК денежные средства хранятся в кассе ГСК   (с соблюдением условий и требований хранения и порядка ведения кассовых операций), а также на банковском счете ГСК.

 

                                 Предлагаемая редакция.

Имущество и средства ГСК.

7.1. Имущество ГСК представляет собой гаражный комплекс, предназначенный для выполнения уставной деятельности и состоит из:

- имущества ГСК, принадлежащего ему на праве собственности;

- имущества членов ГСК – собственников гаражных боксов;

- имущества членов ГСК – собственников временных (металлических) гаражей;

- земель общего пользования и земель под гаражными блоками и иными постройками, приобретённых ГСК в аренду.

7.2. Имущество ГСК, принадлежащее ему на праве собственности, формируется за счет:

- вступительных, членских, целевых и иных взносов членов Кооператива;

- добровольных денежных, имущественных взносов и пожертвований;

- пеней от оплаты просроченной задолженности, процентов по вкладам в банке;

- других, не запрещенных законодательством Российской Федерации поступлений.

7.3. В состав имущества ГСК, принадлежащего ему на праве собственности, входят:

- помещения и сооружения общего пользования (электрощитовые и пр.);

- инженерные сети (линии электропередач, включая опоры, электрооборудование, электрические щиты и общие счетчики, магистральные кабели, провода, пожарная сигнализация, видеонаблюдение);

- оборудование контейнерных площадок, включая контейнеры;

- оборудование, инструменты, инвентарь, имущество, приобретенное или созданное за счет средств ГСК;

7.4. Имущество ГСК, принадлежащее ему на праве собственности, а также приобретенное или созданное ГСК за счет целевых взносов либо средств специального фонда, образованного по решению Конференции уполномоченных представителей блоков ГСК, является собственностью ГСК, как юридического лица, и не может быть продано или передано в целом или по частям ни юридическим, ни физическим лицам, без соответствующего решения Конференции уполномоченных представителей блоков ГСК.

7.5. Земли общего пользования, переданные ГСК на праве аренды для ведения уставной деятельности, включают в себя дороги, проезды, площадки общего пользования, включая их санитарно-защитные зоны.

7.6. Земли общего пользования, полученные на праве аренды ГСК, не могут быть проданы, переданы, подарены, а также не могут быть предметом залога.

7.7. Передача земель в собственность члену ГСК под его гаражным боксом осуществляется по решению органов местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством.

7.8. В состав имущества членов ГСК – собственников гаражных боксов входят непосредственно гаражные боксы, объединённые в гаражный блок.

7.9. Имущество членов ГСК – собственников гаражных боксов включает в себя гаражные боксы, предназначенные для хранения, технического обслуживания транспортных средств, хранения запчастей и расходных материалов, подвалы, погреба, ямы для обслуживания транспортных средств, находящиеся в гараже, а также ворота, крыши, полы, отделка стен, антресоли, электросчетчик, электропроводка, электрооборудование, элементы пожарной сигнализации и иное оборудование, находящиеся внутри гаража.

7.10. Вопросы ремонта и восстановления фундамента, внутренних и наружных стен, крыш и другого имущества, относящегося к имуществу членов ГСК – собственников смежных гаражных боксов, осуществляется силами собственников данных боксов, при отсутствии вины с чьей-либо стороны.

7.11. Имущество членов ГСК – собственников гаражных боксов образовано в ходе строительства ими гаражных блоков на отведенной правлением ГСК территории в соответствии с планом размещения объектов на территории ГСК.

7.12. Финансирование строительства гаражных блоков осуществлялось членами ГСК, участвующих в строительстве, путём оплаты паевых взносов.

7.13. Размер паевого взноса в денежном выражении, а также количество времени, необходимое для выполнения определенных работ в процессе строительства гаражного блока устанавливается решением членов ГСК, участвующих в этом строительстве.

7.14. Паевой взнос считается оплаченным после завершения строительства блока и распределения гаражных боксов между участниками строительства, завершения всех расчётов и отсутствия претензий между участниками строительства.

7.15. Вновь построенный гаражный блок регистрируется в ГСК в качестве объекта недвижимости без постановки на балансовый учёт.

7.16. В состав имущества собственников временных (металлических) гаражей входят: фундамент, гаражный бокс в комплекте завода изготовителя, механическое и электрическое оборудование, установленное внутри бокса, включая электрические сети от границы балансовой принадлежности.

7.17. Поступающие в ГСК денежные средства хранятся в кассе ГСК             (с соблюдением условий и требований хранения и порядка ведения кассовых операций), а также на банковском счете ГСК.