Глава 2. Выставка как специальное событие по формированию имиджа для предприятия

2.1 Особенности дизайн-оформления выставочных пространств на примере «Экспоцентр»

Организация крупной выставки с участием большого количества экспонентов – это очень дорогостоящее мероприятие. Однако даже небольшая компания может себе позволить персональный показ на арендованной выставочной территории. Прежде чем руководство компании примет решение об участии в выставке, нужно определиться с задачами, которые будут решены с помощью данного мероприятия. Если ставится единичная цель, то это будет неоправданно по причине больших затрат. В целом, выставочная деятельность ориентируется на сбыт товаров и услуг, потому выставочный стенд действует как кратковременная торговая точка. Но главной задачей мероприятий является поднятие имиджа компании-экспонента.

Организация выставок является для фирмы способом:

· Заявить о себе для определенной аудитории;

· Добиться инвестиций в свою деятельность;

· Найти нужных специалистов для дальнейшего сотрудничества;

· Наладить каналы сбыта продукции и заключить долгосрочные выгодные контракты;

· Оценить возможности конкурентов;

· Сделать анализ рынка и найти тенденции к развитию;

· Предоставить доклад о своем бизнесе на конференциях и семинарах;

· Поднять имидж компании.

Организация и проведение выставок в ЦВК «Экспоцентре» – это основная деятельность компании АО «Экспоцентр». В Центре проходят выставочные салоны, как на российском, так и на межнациональном уровне. Комплекс «Экспоцентр» включает в себя 9 демонстрационных павильонов и 32 многофукциональных зала для проведения конгрессов, семинаров и презентаций. Выставочные площади занимают 165 тыс. кв. м (105 тыс. кв. м закрытых и 60 тыс. кв. м открытых). В больших по размеру и оснащенных современной техникой павильонах можно проводить демонстрации крупного промышленного оборудования в действии. «Экспоцентр» расположен рядом с центром Москвы, рядом с деловым районом «Москва-Сити», зданием Правительства России, Центром международной торговли. По близости проходят основные автомагистрали города, такие как Кутузовский проспект, Третье транспортное кольцо, Звенигородское шоссе, рядом расположено большое число гостиниц, что очень удобно для экспонентов и посетителей.

В павильонах проведена реконструкция и в настоящее время они оснащены современным оборудованием, отвечающим всем требования к выставочным и конгрессным помещениям. К площадкам оборудованы подъезды для большегрузного транспорта, есть возможность для применения погрузочно-разгрузочных механизмов для грузов большого габарита. Мощности усовершенствованной системы коммуникаций позволяют подключить сложное современное оборудование и демонстрировать экспонаты в работе, как на предприятии.

Каждый год в ЦВК проводится более 100 выставок и 800 конгрессных мероприятий, которые проходят как в рамках деловых программ выставок, так и как самостоятельные мероприятия. Главными задачами, которые ставят перед собой специалисты «Экспоцентра», является организация выставок и конференций, отвечающих мировому уровню, и организация участия в выставках, как крупных производителей, так и небольших начинающих фирм, которые подают большие надежды.

Основные стадии организации и проведения выставок:

1. Выбор участка под выставку

Данный этап состоит из выбора площадки под выставку. Заказчик должен оценить, насколько выгодным является этот участок для эффективности маркетинга и перспективных продаж. Отчет о выборе должен иметь план российских и международных экспозиций и указание на причины принятия участия. На первой ступеньке осуществления показа сначала надо обратить внимание на профессиональные экспозиции.

2. Подготовительная часть мероприятия

Если на федеральных выставках заключается сделка на участие с выставочным центром, то на мероприятие международного значения в основном можно попасть только благодаря влиятельным бизнесменам.

В целях экономии финансовых средств нужно начинать подготовку не менее чем за полгода до торжественного открытия выставки. Стоит отметить, что выставочные учреждения предъявляют огромное количество требований к будущим заказчикам: нужно предоставить для заключения сделки большое число документов, убедить руководство структуры в полной безопасности всего выставочного оборудования.

3. Финансовый капитал выставочной кампании

Организация и проведение выставок, ярмарок и других показов продукции включает обязательное вложение бюджета. В затраты в первую очередь входит капитал, который должен быть потрачен на аренду площадки под стенд, аренду или разработку экспозиционных конструкций, бюджетные затраты за перевоз экспонентов до места выставки и обратно, доставку выставочного оборудования, обслуживающих работников на стенд, проживание в отелях участников и т. д.

При монтаже или демонтаже конструкции, при подключении его к электрическим проводам могут появиться ситуации, угадать которые не всегда возможно. В основном такие вопросы можно решить за определенную сумму. Поэтому в финансовом капитале мероприятия должно быть в запасе определенное число денежных средств на подобные расходы.

4. Экспозиционное оборудование

На салонах, особенно международного значения, участвует много бизнесменов с похожими изделиями, которые имеют аналогичную стоимость. Так, для того чтобы заинтересовать потенциальную клиентскую аудиторию необходимо обзавестись специфичным и ярким экспозиционным стендом.

В экспозиции должно быть что-то необычное, что будет привлекать посетителей. Надо использовать креативный подход или обратиться в специальную фирму, которая занимается рекламой стенда. Стенд должен быть функциональным, иметь место для общения экспонентов с посетителями, участок для печатных изделий.

Также конструкция должна быстро устанавливаться и разбираться. Маленькие компании иногда используют стенды неоднократно. Стоит отметить, что постоянное оборудование, предоставляемое в аренду «Экспоцентром», является эксклюзивным и оригинальным приспособлением, которое можно разработать под заказ.

5. Подведение итогов выставочного показа

Для начала нужно подготовить детальный отчет по всему мероприятию. Анкеты и опросы посетителей передать в обработку специалистам. В итоге обработки всех результатов с лояльными покупателями и потребителями выдаются указания руководству отделов о ликвидации ошибок. Отчет по выставке демонстрируется работникам на общем собрании. И тогда экспозиция оправдает израсходованные на нее силы, финансовые ресурсы и время.

2.2 Структура дизайн-оформления выставочных пространств, техническая подготовка и производство

Очевидно, что размеры презентационных площадей напрямую зависят от количества и величины экспонатов, предполагаемого количества посетителей и стендистов, и их объем задается целями участия в выставке. К презентационным площадям относят все поверхности (не только горизонтальные), которые служат для демонстрации экспонатов или их рекламы, включая информационные табло, мониторы, проекционные экраны и т.п.

Места для переговоров на стенде могут быть представлены отдельными кабинками, уголками для сидения, просторными помещениями-офисами. Кроме того, для общения на стенде могут быть предназначены столики для приема посетителей, барные стойки, места размещения информационых служб — reception, мини-кафе. Подсобные помещения на стенде — это, прежде всего, кухня, склад, место для рекламных материалов, помещения для персонала, раздевалки и т.д. Количество и характер подсобных помещений могут существенно варьироваться исходя из функций стенда и целей участия в выставке.

Далее необходимо разработать технический проект, он включает в себя: необходимые технические расчеты и рабочие чертежи и документацию для изготовления всех нестандартные конструкций, элементов оформления и крепления, электрические схемы подключения освещения, оборудования, элементов оформления и экспонатов стенда, схему установки на стенде акустических систем, схему мест подачи и слива воды, сборочные чертежи для стандартного выставочного оборудования.

Этап технического проектирования завершается составлением сметы расходов по созданию стенда и последующей коррекцией этой сметы с учетом выставочного бюджета и других факторов как технического, так и творческого характера. Во многих случаях практической реализации уменьшение стоимости стенда достигается за счет правильного и рационального подбора материалов и оборудования, причем это уменьшение никак не отражается на функциональных и художественных характеристиках стенда.

В документировании выставочной деятельности главным документом является тематико-экспозиционный план, который содержит название разделов (подразделов) выставки, аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки, документы перечисляются с указаниями их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, названия экспонатов даются полностью и арифметично.

Распространенной формой современной выставочной деятельности является предоставление отдельного стенда для участия в коллективных выставках. Как правило, размеры места для экспозиции, выставочных стендов, порядок пер ведения и оформления достаточно хорошо регламентированных.

После окончания выставки состоит финальный обзор, то есть SUM-UP, он содержит две основные части:

· информационную, в которой подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет

· аналитическую, в которой рассматривается общее состояние рынка на момент проведения выставочного мероприятия, перспективные направления его развития, конкурентоспособность собственных представляемых продуктов по сравнению с аналогичной продукции других производителей.

Следующей стадией реализации проекта является анализ представляемых экспонатов, определение их необходимого и достаточного количества, проведение компоновки экспонатов по группам, задание требований к их демонстрации. Кроме того, на этом этапе определяются необходимые размеры презентационных площадей, мест для переговоров и подсобных помещений.

Очевидно, что размеры презентационных площадей напрямую зависят от количества и величины экспонатов, предполагаемого количества посетителей и стендистов, и их объем задается целями участия в выставке. К презентационным площадям относят все поверхности (не только горизонтальные), которые служат для демонстрации экспонатов или их рекламы, включая информационные табло, мониторы, проекционные экраны и т.п.

Места для переговоров на стенде могут быть представлены отдельными кабинками, уголками для сидения, просторными помещениями-офисами. Кроме того, для общения на стенде могут быть предназначены столики для приема посетителей, барные стойки, места размещения информационных служб — reception, мини-кафе.

Подсобные помещения на стенде — это, прежде всего, кухня, склад, место для рекламных материалов, помещения для персонала, раздевалки и т.д. Количество и характер подсобных помещений могут существенно варьироваться исходя из функций стенда и целей участия в выставке.

Далее, исходя из того, что является главным на выставочном стенде:

o ориентация на товар;

o ориентация на информацию;

o ориентация на консультации и переговоры.

Определяется соотношение между презентационной площадью и площадями, отведенными для переговоров и подсобных помещений. Процентное соотношение этих площадей друг к другу позволяет условно классифицировать стенды на:

• «имидживые», больше переговоров, чем показ экспонатов,

• «торговые», больше экспонатов, чем переговоров,

• «смешанные», относительное равновесие между переговорами и показом экспонатов.

Правильная классификация стенда по отношению площадей его функциональных зон, в свою очередь, также существенно влияет на разработку концепции и создание художественно-архитектурного проекта.

Таким образом, именно на этом этапе реализации проекта выполняются работы по разбивке выставочного пространства на функциональные зоны с последующим предполагаемым заполнением этих зон выставочным оборудованием и другими технико-художественными элементами стенда.

Решив вопросы функционального зонирования стенда переходят к следующему, пожалуй, самому ответственному и определяющему этапу — разработке концепции и художественно-архитектурному проектированию. Цель этих работ — предложить единое дизайнерское решение стенда и разработать художественно-архитектурный проект, удовлетворяющий экспонента.

Разработка концепции и, далее, дизайн-проекта определяется:

— целями участия в выставке;

— планируемым результатом;

— наличием творческого потенциала у разработчика выставочного стенда;

— ассортиментом представляемых товаров и услуг;

— предполагаемым количеством обслуживающего персонала и стендистов;

— корпоративными стилем и традициями;

— существующим имиджем;

— технико-организационными требованиями к выставочному стенду, его размерами и типом;

— техническими характеристиками и количеством экспонатов;

— выставочным бюджетом.

Концепция стенда — это, собственно, художественно-архитектурная идея, замысел дизайнера, предполагаемый образ — все то, что, в конечном итоге, создает единичность и уникальность стенда, его особую эстетику и атмосферу.

Это творческий поиск такого дизайнерского решения, которое должно гармонично объединять в себе предполагаемый художественный образ, имидж экспонента, возможности технической реализации проекта и основной минимум элементов оформления. Но, главное, это такое решение, которое выделяет экспонента среди конкурентов и привлекает внимание посетителей выставки именно к его стенду, его товарам и его услугам.

В то же время, художественно-архитектурный проект представляет собой практическую конкретизацию концепции и является главным документом экспозиционного, конструктивного и художественного решения. Его содержание позволяет окончательно определить то, каким образом, при помощи каких художественных средств, в каком виде, размерах, объеме, при помощи каких материалов и конструкций возможно построение выставочного стенда, размещение экспонатов, ведение переговоров и движение посетителей.

Художественно-архитектурный проект включает в себя необходимое количество проекций стенда, эскизы и предполагаемую план-схему архитектурной планировки с использованием стандартного выставочного оборудования или конструкций, которые необходимо дополнительно изготовить.

Далее следует техническая разработка дизайн-проекта. Главное назначение технического проекта — получение полной технической документации для материализации концепции, т.е. создания стенда.

Технический проект включает в себя:

— необходимые технические расчеты и рабочие чертежи и документацию для изготовления всех нестандартные конструкций, элементов оформления и крепления;

— электрические схемы подключения освещения, оборудования, элементов оформления и экспонатов стенда;

— схему установки на стенде акустических систем;

— схему мест подачи и слива воды;

— сборочные чертежи для стандартного выставочного оборудования.

В наших условиях, большая часть конструктивна стенда является стандартной и в рамках реализации технического проекта разрабатываются только отдельные технические и художественные элементы дизайна. Поэтому довольно часто суть технического проекта заключается в привязке специально разработанных технических и художественных деталей к используемому выставочному конструктиву. Однако, в отдельных случаях, когда речь идет об специальных стендах многоразового использования, базирующихся на нестандартных конструкциях, значение технического проектирования существенно возрастает.

В настоящее время наблюдается тенденция минимизации использования стандартного выставочного оборудования. Оно применяется для «строительства» подсобных помещений и создания рабочих поверхностей и объемов, которые потом декорируются в соответствии с разработанной концепцией.

В результате, «скрывая» стандартные конструкции и более широко используя технические «ноу-хау» и специальные способы и элементы дизайна (обшивка деревом, применение зеркал, скульптура, инсталяции, подвесные детали и т.д.), можно, при достаточно небольшом выставочном бюджете, реализовать стенд, который по своим характеристикам будет приближаться к стенду из нестандартных конструкций.

Широкий выбор строительных и декоративных материалов и новейшие технологии изготовления элементов дизайна, использование специальной компьютерной техники, режущих и печатающих плоттеров, самоклеящихся пленок, многообразных источников света, легких цветных пластиков и т.д. — все это позволяет реализовать практически любые художественные идеи с высочайшим качеством.

Этап технического проектирования завершается составлением сметы расходов по созданию стенда и последующей коррекцией этой сметы с учетом выставочного бюджета и других факторов как технического, так и творческого характера. Во многих случаях практической реализации уменьшение стоимости стенда достигается за счет правильного и рационального подбора материалов и оборудования, причем это уменьшение никак не отражается на функциональных и художественных характеристиках стенда.

Таким образом, экспонент получает полную художественно-архитектурную и организационно-техническую информацию о своем стенде и можно переходить к той части реализации проекта, которая касается уже собственно построения стенда как такового.

Завершающий шаг — это создание и монтаж стенда. Как уже было отмечено, в большинстве случаев основой конструкции стенда является стандартное сборно-разборное (модульное) выставочное оборудование. Это оборудование можно разделить на каркасное и бескаркасное. Каркасные системы представляет собой конструктивное соединение вертикальных (стоек) и горизонтальных (ригелей) элементов с использованием различных конструктивных систем соединений («шар-труба», соединение по типу строительных лесов и другие). К бескаркасному оборудованию можно отнести стенды-ширмы, вантовые подвесные конструкции и ряд других конструктивов.

Важно отметить, что все элементы конструкций и дизайна, из которых монтируется стенд, должны быть изготовлены таким образом, чтобы сам процесс монтажа стенда не занимал много времени и не требовал привлечения большого количества специальной техники и монтажников. Обычно, время, которое отводится организаторами выставки на монтаж, колеблется от нескольких часов до нескольких суток.

В заключение хотелось бы подчеркнуть, что в этом исследовании обозначены только основные подходы к созданию выставочного стенда, показана структура этого процесса и отмечены определяющие факторы. Вне рамок изложения осталось достаточно много специальных вопросов, требующих отдельного освещения.

Вышеизложенная методика разработки и построения выставочного стенда, основой которой является создание единой художественно-архитектурной концепции, позволяет в большинстве случаев найти уникальное и неповторимое решение для всех типов стендов, удовлетворить различные вкусы и создать ту атмосферу праздника, которая должна сопутствовать каждой выставке.

Формирование выставки, работы по подготовке выставочного мероприятия — разработка плана продвижения, составление плана рекламной кампании, работа с потенциальными участниками, продажа площади, если речь идет в целом о выставке, работа с посетителями выставки — особенно важен этот этап, если выставка предназначена для специалистов. Далее следует заключение договоров с субподрядчиками, составление плана проведения выставки, околовыставочных мероприятий, создание планировки выставки или выставочного места.

При формировании и реализации дизайн-проекта, при соблюдении общих подходов и принципов, принятых во всех отраслях, безусловно, необходимо учесть особенности проведения и организации выставки. Главным образом, ограниченность по срокам и месту проведения – предоставления выставочных услуг.

Выбранная идея для реализации в качестве выставочного проекта должна естественным образом вписываться в деятельность фирмы. Поэтому нельзя ограничиться только анализом экономических и финансовых показателей эффективности, важно понять, как сам проект соотносится с функционированием предприятия, и показать возможность применения такой системы показателей, которая делает возможным объективный отбор наиболее ценного проекта для фирмы, учитывающей не только чисто коммерческие и экономические показатели.

Для оценки дизайн-проекта необходима система методов оценки и анализа эффективности, упорядоченных особым образом по времени и технологии применения, т. е. методика исследования. Такая методика, опираясь на научные разработки, придерживаясь научно-обоснованных принципов, может изменяться в зависимости от отрасли, особенностей самого объекта, временного интервала и других важных факторов.

 

Заключение

В процессе написания данной курсовой работы, мной был проведен сбор и анализ информации о современных тенденциях развития выставок дизайн-пространств. Мной было выяснено, что ни одно масштабное и социально значимое мероприятие на данный момент не может обойтись без качественного дизайнерского оформления в целях продвижения и привлечения потенциальных клиентов.

В процессе работы над курсовым проектом были решены следующие задачи:

- Собрана и проанализирована информация по теме выставочных пространств и создания их дизайна. В ходе анализа было выяснено, что каждое мероприятие должно иметь свой визуальный и фирменный стиль для повышения узнаваемости и привлечения потенциальных клиентов, а также, создания необходимой атмосферы мероприятия;

- Изучены этапы производства дизайн-пространств для выставок, их виды, фирменный стиль и тонкости удачного расположения на мероприятии;

- Проанализирована выставка «Экспоцентр» с выявленным фирменным стилем, визуальными составляющими и включающая в себя дизайн-пространства как эффективный элемент продвижения кампаниц;

- В процессе работы над курсовым проектом проведена систематизация и успешно закреплены основные компетенции, теоретические и практические знания, полученные мной в процессе обучения.

 

Список источников и литературы

Научная и учебная литература

 

1. Александрова Н. Анализ выставочной деятельности // Экспо-курьер. - 2009. - № 4. - С.23-26.

2. Белявский А. Выставка как инструмент маркетинга // Продовольственный бизнес. - 2007. - №9. - С.30-38.

3.  ГОСТ 30494-2011. МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ. Требования к общественным помещениям. ОКС 13.040.10

4. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Основы выставочной деятельности: Учебное пособие / Под ред. Акад. Н.П. Лавеова. - М.: Изд-во Рос. Экон. Акад., 2008.

5. Мудров А.Н. Основы рекламы. - СПб.: Изд-во "Экономистъ", 2005.

6. Петелин В.Г. Основы менеджмента выставочной деятельности: учебник для студентов вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

7. Филоненко И.К. Участие в выставке: формула успеха. - М.: Владос, 2009.

8. Эйри Дэвид Логотип и фирменный стиль. Руководство дизайнера: — Санкт-Петербург, Питер, 2011 г.- 216 с.

 

Приложение

Приложение 1

 

Приложение 2

 

Приложение 3

 

Приложение 4