Анализ приемов организации пространства в выставочной экспозиции

В формировании выставочного пространства существуют определенные правила. Вовлекая обучающихся в процесс организации и оформления выставок, важно донести до них, что не каждая работа может войти в экспозицию по причине несоответствия условиям тематики или общему характеру экспозиции. В ходе формирования выставочного пространства следует учитывать специфику помещения — высоту потолков, форму помещения, его площадь. Возможны следующие типы построения экспозиции: «тематическое формирование», «академический ряд», «экспонат, как доминанта».

Организация выставок и мероприятий начинается с составления плана. Для начала проводится маркетинговое исследование, которое включает в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составление диспозиции проведения. Глубокому анализу подлежат планы проведения мероприятий, как в России, так и за границей по тематике, которая интересна для определенной компании. Изучается среда конкурентов и поведение их на рынке.

Оценивается уровень развития компании по таким критериям, как освоение новых рынков, выпуск новых товаров, именно они определяют, целесообразна ли организация выставочной деятельности для данной фирмы.

Важно заранее определить формы участия в выставке: работа на стенде, проведение семинаров и конференций, переговорная деятельность. Организация работы выставки должна начинаться за 10 месяцев до открытия мероприятия. Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, если специалисты разработали многообещающую стратегию, изучили тематическую направленность мероприятия, проанализировали итоги прошедших выставок, а также этапы их развития.

Организация и проведение выставок предусматривает в будущем результативную экономическую отдачу. Существует два вида экономической выгоды, что обязательно нужно учитывать при принятии решения об участии. Первый – это возможность быстрого заключения контрактов, что позволяет в ближайшей перспективе получить финансовые поступления, обеспечивает финансовую стабильность и высокую ликвидность активов.

В данном случае предполагается, что компания в ближайший период после выставки быстро восстанавливает затраты на проведение мероприятия, и получает прибыли. Второй вариант предполагает заключение долгосрочных контрактов и занятость предприятия на длительное время вперед. Он подходит компаниям, которые не стремятся к быстрому покрытию расходов, так как их финансовое положение стабильно. Данная коммерческая тактика обеспечивает экономическое постоянство в перспективе и отвечает стратегии устойчивого развития. Все возможные способы получения финансовой выгоды, в том числе и минимизация расходов на само мероприятие, должны оговариваться в концепции выставочного проекта. Этот документ включает в себя такие пункты:

Условия, сроки и место проведения выставки;

· Список специалистов, участвующих в подготовке и проведении мероприятия;

· Цели проведения;

· Содержание выставочного проекта;

· Деловая программа.

Раскрытие тематики деловой части программы предполагает увеличение эффективности расходования финансовых вложений и научно-технических новшеств, а также четкую ориентацию предприятия на производство конкурентоспособной продукции. Основными задачами программных мероприятий являются привлечение инвестиций в означенную сферу, техническое переоснащение производства, увеличение рынка сбыта товаров, объединение интересов представителей промышленных и финансовых сфер.

Далее следует нализ и функциональное зонирование экспоместа. В наших условиях экспоместо выбирается участником без согласования с разработчиком стенда. Этот выбор, в основном, предопределяется выставочным бюджетом. Если разработчик имеет возможность влиять на выбор экспоместа, то это в конечном итоге практически всегда приводит как к экономии финансовых средств, так и к повышению качества проводимых работ.

Анализ экспоместа дает возможность разработчику:

· сделать привязку на месте, уточнить размеры, тип поверхности, высоту помещения,

· получить полное представление о наличии и месте расположения гидро-, электро — и других технических коммуникаций,

· скоординировать планируемые технико-организационные мероприятия и соотнести последующие строительные работы применительно к другим имеющимся конструкциям и нефункциональным зонам (например, колоннам, распределительным щитам, люкам), расположенным на площади экспоместа.

Кроме того, этот анализ позволяет классифицировать стенд по его расположению относительно других стендов выставки и определиться с тем, является ли он:

• стендом в ряду, открытым лишь со стороны одного прохода;

• угловым стендом, т.е. стендом, расположенным в конце ряда стендов и открытым для обозрения с двух сторон;

• головным стендом, расположенным также в конце ряда стендов, но открытым с трех сторон;

• блок-стендом или, другими словами, отдельно стоящим стендом, открытым со всех сторон.

Первый этап — формирование идеи, замысла дизайн-проекта. Это прежде всего:

— обоснование и выбор идеи выставочного проекта;

— предварительное согласование идеи с федеральными, региональными и отраслевыми органами управления, если предполагается (является желательной) соответствующая поддержка выставочного мероприятия.

Второй этап — предпроектное исследование инвестиционных возможностей:

— предварительное изучение спроса, изучение потенциальных участников и посетителей выставки;

— анализ текущих и прогнозных цен, предварительный анализ возможного объема продаж;

— предложение вариантов по организационно-правовой форме реализации выставочного проекта;

— предварительный расчет необходимого объема инвестиций.

Далее необходимо проработать технико-экономическое обоснование выставочного проекта. В него входят:

— проведение детального маркетингового исследования – анализ спроса и предложения, цен, эластичности спроса, основных конкурентов, участников и посетителей выставочного мероприятия;

— подготовка программы выставочного мероприятия в течение полезного срока использования выставочного проекта, определение качественного состава предоставляемых услуг — продажи необорудованной и оборудованной выставочной площади, дополнительных услуг во время проведения выставки, участие в конференциях, деловой программе, объем продаж билетов и пр.;

— разработка технических решений: анализ технических возможностей выставочных площадок, разработка технического плана проведения выставочного мероприятия, формирование дизайнерских идей по оформлению и застройке выставки, определение состава и объема, используемых материальных топливно-энергетических ресурсов, потребности в технике и оборудовании.

— описание системы управления выставочным проектом и предприятием;

— подготовка сметно-финансовой документации (расчет издержек по подготовке и проведению выставочного мероприятия, капитальных вложений, объема выручки по каждому виду предоставляемых услуг на выставке, потребности в оборотном капитале);

— определение возможных источников финансирования проекта, выбор инвестора, оформление соглашения с инвестором;

— анализ и оценка рисков, связанных с осуществлением выставочного проекта;

— определение сроков и места реализации проекта.

Следующий шаг — подготовка документации. Подготовка документов для проведения переговоров с потенциальными инвесторами (в случае необходимости внешнего финансирования выставочного проекта) или партнерами (в случае обсуждения вопроса о реализации совместного выставочного проекта). И подготовка контрактной документации по итогам проведенных переговоров.

После первых трех шагов наступает стадия реализации и подготовки к проведению выставочного мероприятия:

— Строительно-монтажные работы — разработка выставочного оборудования, закупка сырья и материалов, изготовление выставочного оборудования; разработка дизайн-проекта и технического плана выставочной экспозиции.

— Подготовка и освоение производства — проведение работ по доведению технических характеристик выставочной площадки до уровня, необходимого для осуществления данного выставочного проекта, реконструкция электроэнергетических сетей, реконструкция и ремонт транспортных путей, если в этом есть необходимость, и закупка выставочной техники, подготовка к монтажу и демонотажу выставочного оборудования.