Виды информационно-справочных документов

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения

 

  18) классификация служебной переписки, виды писем

Служебное письмо– это обобщенное название различных по содержанию, функциональному назначению, целевой установке и т.д. информационно-справочных документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

 

Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов. Они занимают до 80% входящей и исходящей документации организации, учреждения, фирмы, компании. В зависимости от признака, положенного в основу классификации, все служебные письма можно разделить на следующие группы:

1. По содержанию - письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-благодарность, гарантийные, рекламационные, инструкционные, сопроводительные, рекламные, информационные, циркулярные, договорные, коммерческие и др. письма.

2. По тематическому признаку - деловые и коммерческие письма. Это деление в определенной степени условно. Деловые письма призваны решать организационные, экономические, финансовые, правовые и др. вопросы управленческой деятельности предприятия.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. К коммерческим традиционно относят письма, в которых затрагиваются вопросы материально-технического снабжения, сбыта продукции, оказания услуг. В коммерческой корреспонденции выделяют следующие виды писем: письмо-запрос, письмо-ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение, письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию и др.

3. По количеству рассматриваемых в письме аспектов - простые и сложные (одноаспектные и многоаспектные) письма.

Одноаспектными являются, например, письмо-напоминание (указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия), письмо-подтверждение (сообщение о получении какого-либо отправления - письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.; подтверждение достигнутой договоренности, сделки), сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или материальных ценностей).

В одном и том же письме могут быть затронуты и несколько аспектов содержания. Так, в письме-просьбе одним из аспектов может являться напоминание, а в письме-подтверждении - просьба или дополнительная информация. Для современной деловой переписки характерна тенденция к простым, одноаспектным, письмам.

4. По функциональному признаку - инициативные письма и ответные.

Инициативное письмо-это письмо, составленное по инициативе автора. По характеру содержащейся в нем информации инициативное письмо можно разделить на две разновидности:

1) письма, не требующие письма-ответа, - предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, извещение, рекламация, сопроводительное, циркулярное, гарантийное, информационное письма;

2) письма, требующие ответа, - просьба, обращение, предложение, запрос, требование и т. п..

Ответные письмаявляются вторичными по отношению к инициативным и приобретают определенную форму в зависимости от исходного письма. К ним относятся: письмо - ответ на запрос, письмо-подтверждение, письмо-отказ, письмо-благодарность и т.п. В схему построения писем-ответов включаются формулировки инициативного письма.

5. По структурному признаку - регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) письма. Стандартные письма составляются по определенному образцу, по типовой модели и содержат стереотипный набор языковых клише - лексических, фразеологических и синтаксических. Применение типовых текстов экономит время на их составление более чем в три раза.

Нестандартные письма составляются в произвольной форме. Выбор той или иной языковой конструкции, этикетной формулировки обусловлен конкретной ситуацией, характером деловых и личных отношений между отправителем и адресатом, целевой установкой автора письма и т. п.

6. По признаку адресата - обычные и циркулярные. Назначение циркулярных писем - доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций). В циркулярных письмах может содержаться информация по различным хозяйственным, организационным и др. вопросам, а также соответствующие распоряжения или рекомендации.

 

Виды писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.