Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).[1]

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

 

 

8) требования к изготовлению документов.

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

 

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

9) правила оформления реквизитов документов

государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

 

01 – Государственный герб Российской Федерации;

 

02 – герб субъекта Российской Федерации;

 

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

 

04 – код организации;

 

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

 

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

 

07 – код формы документа;

 

08 – наименование организации;

 

09 – справочные данные об организации;

 

10 – наименование вида документа;

 

11 – дата документа;

 

12 – регистрационный номер документа;

 

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

 

14 – место составления или издания документа;

 

15 – адресат;

 

16 – гриф утверждения документа;

 

17 – резолюция;

 

18 – заголовок к тексту;

 

19 – отметка о контроле;

 

20 – текс документа;

 

21 – отметка о наличии приложения;

 

22 – подпись;

 

23 – гриф согласования документа;

 

24 – визы согласования документа;

 

25 – оттиск печати;

 

26 – отметка о заверении копии;

 

27 – отметка об исполнителе;

 

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

 

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

 

30 – идентификатор электронной копии документа.

 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

 

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – 20 мм;

 

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора[2], восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

 

0 1   2 3 4 5 6 7

 

...................................................

 

5уд        16уд    24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд

 

0-е положение табулятора (граница левого поля)

 

– наименование организации;

 

– справочные данные об организации;

 

– наименование вида документа;

 

– место составления или издания документа;

 

– дата документа;

 

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

 

– заголовок к тексту;

 

– текст (кроме начала абзацев);

 

– отметка о наличии приложения;

 

– наименование должности в реквизите «подпись»;

 

– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

 

– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

 

– отметка об исполнителе;

 

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

 

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

 

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

 

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

 

– регистрационный номер документа;

 

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

 

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

 

– используют при составлении таблиц.

 

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

 

– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

 

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

 

– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

 

– гриф ограничения доступа к документу;

 

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

 

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

 

– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

 

– расшифровка подписи в грифе утверждения;

 

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

 

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

 

– нумерационные заголовки в таблице;

 

– слово «копия» при снятии копий с документов;

 

– код организаций;

 

– код формы документа.

Виды бланков документов.

В организациях обычно применяются следующие виды бланков:

 

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

 

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.