Организация документооборота и правила хранения документов

Бухгалтерские записи по хозяйственным операциям организаций, связанных с приобретением ОС

Прочие случаи выбытия объектов основных средств

Выбытие ОС в случае продажи, безвозмездной передачи и т.п. производится при участии постоянно действующей комиссии, на которую возлагается обязанность по оформлению всех операций с ОС.

 

1) Передача ОС в качестве вклада в уставный капитал:

Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» - списана первоначальная стоимость передаваемого объекта ОС;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по передаваемому объекту ОС;

 

Дебет счета 76 Кредит счета 01 субсчет «Выбытие ОС» - отражена по балансовой стоимости передача объекта ОС в качестве вклада в уставный капитал;

 

Дебет 58 субсчет «Паи и акции» Кредит 76 – отражено финансовое вложение по стоимости приобретенной доли в уставном капитале;

 

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» - увеличены фактические затраты по приобретенной доли в уставном капитале другой организации на сумму восстановленного НДС»;

 

Дебет 91 Кредит 76 – отражен убыток в бухгалтерском учете между стоимостью приобретаемой доли в уставном капитале и балансовой стоимостью передаваемых объектов ОС с учетом суммы восстановленного НДС (при этом возникает постоянный налоговый актив);

 

Дебет 76 Кредит 91 – отражена прибыль в бухгалтерском учете, полученная из-за превышения стоимости приобретаемой доли в уставном капитале над балансовой стоимостью передаваемых объектов ОС с учетом суммы восстановленного НДС.

 

Безвозмездная передача

Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 субсчет «Основное средство в эксплуатации» - списана первоначальная стоимость передаваемого объекта ОС;

 

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по передаваемому объекту ОС;

 

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана остаточная стоимость объекта ОС;

 

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» - начислен НДС, подлежащий взносу в бюджет в связи с безвозмездной передачей объекта ОС;

 

Дебет 99 Кредит 91/9 – выявлен убыток от безвозмездной передачи объекта ОС;

 

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» - начислено постоянное налоговое обязательство, возникшее при безвозмездной передаче объекта ОС (ПБУ 18/02).

Реализация объекта ОС по договору купли – продажи

Дебет 01 субсчет «Выбытие ОС» Кредит 01 «ОС в эксплуатации» - списана первоначальная стоимость проданного объекта ОС;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана амортизация по проданному объекту ОС;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 субсчет «Выбытие ОС» - списана остаточная стоимость объекта ОС;

Дебет 62 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» - начислена выручка от реализации объекта ОС;

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 68 «Расчеты по НДС» - отражен НДС по реализованному ОС;

Дебет 23 Кредит 02, 10, 60, 70, 69 – отражены расходы по доставке объекта покупателю;

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 23 – списаны расходы на доставку объекта ОС;

Дебет 91/9 Кредит 99 – выявлен финансовый результат (прибыль) от реализации объекта ОС;

Дебет 99 Кредит 91/9 – выявлен финансовый результат (убыток) от реализации ОС.

 

Порядок составления актов приемки – передачи (форма № ОС – 1) и актов на списание основных средств (форма № ОС – 4).

Ремонт подрядным способом с использованием материалов заказчика

Дебет 10 субсчет «Мате-риалы на складах» Кредит 60	оприходованы запчасти на склад организации
Дебет 19 Кредит 60	учтена сумма НДС, относящаяся к стоимости запчастей
Дебет 68 Кредит 19	отражена в составе налоговых вычетов сумма НДС по приобретенным запчастям
Дебет 10 субсчет «Материалы, передан-ные в переработку на сторону» Кредит 10 субсчет «Материалы на складах»	отражена стоимость материалов, переданных подрядчику
Дебет 20 (23) Кредит 60	отражена сумма предъявленных услуг по произведенному ремонту без стоимости материалов
Дебет 19 Кредит 60	отражена сумма НДС по произведенному ремонту
Дебет 68 Кредит 60	отражена в составе налоговых вычетов сумма НДС по произведенному ремонту
Дебет 20 (23 и др.) Кредит 10 субсчет «Материалы, передан-ные в переработку на сторону»	отражена стоимость материалов, израсходованных подрядчиком для производства ремонтных работ на основании соответствующих актов подрядчика

 

Организация документооборота и правила хранения документов

 

Документооборот – это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий, принятие на учет, обработка, передача в архив).

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов и учетных регистров, а также систему обработки информации и приемы организации документооборота.

При этом принятая система документооборота хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать:

1) полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, т.к. именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой стороны – на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет и составляется бухгалтерская отчетность;

2) выявление на предприятии скрытых резервов. Надо построить систему документирования хозяйственных операций таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели (например, нормы материалов, нормы технологических потерь, планируемые значения и др.);

3) отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. Например, предприятием получен товар по накладной, в которой поставщиком допущены неоговоренные исправления. В соответствии с п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета (приказ № 34н) неоговоренные исправления в документах не допускаются, и такая накладная не может быть подтверждением факта получения товара. Поставщик отказывается дооформить накладную надлежащим образом. В этом случае предприятию необходимо создать комиссию по приемке товара и оформить получение товара отдельным актом приемки, составленным с соблюдением требований нормативных актов к первичным документам;

4) тождество данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами;

5) рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

 

В соответствии с действующими нормативными документами при организации системы документооборота на предприятии руководитель должен утвердить приказами (распоряжениями) по предприятию:

- организационно – методические принципы учета (приказ об учетной политике, об утверждении графика документооборота, о подотчетных суммах, о порядке учета и расходования средств на представительские расходы, об используемых формах первичных учетных документов и т.п.);

- перечень должностных лиц, ответственных за ведение учета и правильность оформления тех или иных операций (перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, назначение инвентаризационных комиссий и др.).

Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота составляется в виде схемы (таблицы) или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков исполнения.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Каждому исполнителю вручают выписку из приказа, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Контроль соблюдения исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

1) порядок создания документа: количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;

2) порядок проверки документа: ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления;

3) порядок обработки документа: исполнитель, срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив: исполнитель, срок передачи.

 

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, а для документов, подтверждающих размер заработной платы работников – 75 лет.