Учет личного состава и отработанного времени

Трудовые отношения всех работников и работодателей регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) введенным в действие с 1 февраля 2002 г. Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197- ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Новый Трудовой кодекс заменил действовавший в течение тридцати лет основной акт российского трудового законодательства – Кодекс законов о труде РФ. ТК РФ регулирует отношения по организации труда, трудоустройству, профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации, социальному партнерству, материальной ответственности работодателей и работников, надзору и контролю за соблюдением трудового законодательства, а также разрешению трудовых споров [22, с. 233].

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашение между работником и работодателем о личном выполнение работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором [22, с. 234].

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом.

В случае и порядке, которые установлены законом, иным нормативным правовым актом или уставом (положением) организации, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате:

-   избрания (выборов) на должность;

-   избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;

-   назначения на должность или утверждения в должности;

-   направления на работу уполномоченными законом органами в счет установленной квоты;

-   судебного решения о заключении трудового договора;

-   фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя независимо от того, был ли трудовой договор надлежащим образом оформлен.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется: предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права; своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка [29,с.5].

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральным законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Согласно ст. 66 ТК РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнение работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в ЗАО «Продимекс – Ульяновск» используются унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. №26 (с последующими изменениями и дополнениями).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1) (приложение А) и приказ распоряжение о приеме работников на работу (форма Т – 1 а), применяемая для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Эти документы составляются ответственным лицом, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указывают наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Приказ дают принимаемому работнику на подпись. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет.

Если принимаемый работник ранее не имел трудового стажа, то на него заводится новая трудовая книжка.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документов об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др. документов, предусмотренных законодательством, а также сведений сообщенных работником о себе. Форма № Т-2 (приложение Б)

Штатное расписание (форма Т-З) применяется для оформления штатного состава и штатной численности организации (приложение В). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах и т. д. Утверждается руководителем предприятия или лицом на то уполномоченным. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или лица уполномоченного им.

По штатному расписанию в ЗАО «Продимекс – Ульяновск» 12 человек работающих. На каждого работника оформлен трудовой договор (приложение Г). Прием и увольнение сотрудников производится по приказам директора. На каждого сотрудника оформлен договор о материальной ответственности (приложение Д). Должностные оклады выплачиваются согласно штатному расписанию. Учет рабочего времени ведется в табели «учета рабочего времени». Рабочая неделя в организации составляет не более 40 часов. С 8 ми часовым рабочим днем и перерывом на обеденный перерыв 1 час. За работу в выходные дни предоставляются выходные дни согласно Трудовому Кодексу. На каждого работника оформлена папка «личное дело», где подшиваются все ксерокопии документов таких как: заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), договор о материальной ответственности, трудовая книжка, паспорт, диплом об окончании учебного заведения, свидетельствующий о специальности работника, свидетельство о рождении детей, заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска, заявления на отгул, приказы о поощрении, наказании и. т.д.

При приеме на работу оформляется трудовая книжка, где записывается организация, должность на которую принят работник, число и номер приказа, ставится печать на сделанную запись, и подписывается работником отдела кадров.

В табеле учетного времени проставляются (приложение Ж) отпуска, выходные дни, время нахождения в командировке, дни болезни. Учет рабочего времени ведется ежедневно.

 

Пример

Водителю ЗАО «Продимекс – Ульяновск» Роба Л.В. с 1 мая 2004 года по 16 мая 2004 года, за переработанное время были предоставлены выходные дни (отгулы), а с 19 мая 2004 года, очередной отпуск. В табеле учетного времени выходные, и дни отпуска проставлены (приложение Ж).

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Оплачиваемый отпуск предоставляется работникам ежегодно.

Для вновь устроившихся, право на ежегодный отпуск наступает по истечении 6-ти месяцев со дня поступления на работу. Отпуска за второй и последующие года предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в организации.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (приложение К), утвержденным генеральным директором организации. График отпусков обязателен, как для генерального директора, так и для работников. О времени очередного отпуска, работник организации извещается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, согласно, Трудового кодекса.

Отпуск предоставляется на основании личного заявления сотрудника и приказа (распоряжения) «О предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-6) (приложение Л), записка – расчет «О предоставление отпуска работнику» (форма № Т-60) (приложение М) [7, с.1].

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска предоставляются ему с последующим увольнением согласно, Трудового кодекса.

Работникам предоставляется отпуск по их письменному заявлению, по семейным обстоятельствам, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы. Об этих нюансах оговаривается в трудовом договоре с сотрудником. Такой отпуск предоставляется на похороны, свадьбу и так далее.

Работники, имеющие на иждивении детей, пользуются: льготой по подоходному налогу на себя 400 рублей и 300 рублей на ребенка, по достижении суммированной оплаты труда размера 20000 рублей [21, с.50].

После достижения этой суммы льготы не распространяются.

Оформлением трудовых книжек, приема и увольнения занимается отдел кадров с последующей сдачей документов в бухгалтерию. Приказы и распоряжения оформляются секретарем и подписываются генеральным директор организации. Табель учета рабочего времени, график отпусков, начисления и удержания по заработной плате, личные карточки сотрудников, ведутся в бухгалтерии, ответственными лицами во главе с главным бухгалтером организации.

 

2.2 Учет и оформление расчетов по заработной плате

 

В организации ЗАО «Продимекс – Ульяновск» применяется простая повременная (по окладу по дням) форма оплаты труда. Начисления по заработной плате производится согласно окладам по штатному расписанию.

Выплата заработной платы производится из кассы предприятия, в установленные приказом генерального директора организации 1 и 15 числа следующего месяца по платежным ведомостям (форма № Т-53) (приложение Н). Заработная плата выплачивается два раза согласно заявлениям работников, сроки выплаты согласуются с банком. Первого числа каждого месяца зарплата, пятнадцатого числа – аванс. Если день выплаты заработной платы совпадает с выходным или праздничным нерабочим днем, то выплата производится на кануне. Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.

Расчет средней заработной платы исчисляется согласно, Трудового кодекса. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации независимо от источников этих выплат. Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние три календарных месяца путем деления начисленной суммы заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней) [6, с.2]. Расчет заработной платы ведется в программе 1С Бухгалтерия. Выплата заработной платы производится из кассы по платежной ведомости. Платежные ведомости подаются на подпись генеральному директору и главному бухгалтеру организации. На платежных ведомостях проставлены подписи ответственного лица, рассчитавшего заработную плату. При получении заработной платы, работник организации в графе расписка в получении, ставит свою роспись, что подтверждает получение им заработной платы. После получения всеми работниками организации заработной платы, в ведомости ставится штамп оплачено, подпись кассира, номер и дата расходного ордера, по которому была выплачена заработная плата. Платежная ведомость вместе с расходным ордером подшивается к кассовому отчету и сдается в бухгалтерию предприятия для проверки. После проверки главный бухгалтер организации в строке проверил, ставит свою подпись и число.

Заработную плату в организации за менеджеров, находящихся в командировке, получают лица, на которых оформлена доверенность. Заработная плата полностью выплачивается из кассы организации.

Учет начисленной и выплаченной заработной платы ведется бухгалтерией организации, где принятой учетной политикой организации, применяется журнально-ордерная система учета. По заработной плате ведется журнал-ордер №10 (приложение П), бухгалтерская справка (приложение Р), бухгалтерские регистры (приложение С).

Согласно новому плану счетов и учетной политике организации, заработная плата учитывается на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», отражаются суммы оплаты труда, причитающиеся работникам в корреспонденции со счетом учета расходов на продажу [23, с.351].

Бухгалтерия организации ЗАО «Продимекс – Ульяновск» сделает следующие проводки:

Дт 44                Кт 70 – начислена заработная плата.

    По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний

Дт 70                Кт 50 – выплачена заработная плата из кассы организации.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателя) суммы отражаются по дебету счета 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам» []. В организации заработная плата не депонируется, так как в этом нет необходимости.

Расходы на оплату труда, принимаемые для целей налогообложения с учетом положения НК РФ, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся независимо от фактической выплаты. Расходы на оплату труда признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место.

Деятельность организации ЗАО «Продимекс-Ульяновск» попадает под действие закона «О Едином Налоге на Вмененный Доход». Заработная плата сотрудников относится к расходам на продажу. В течение отчетного периода собирается на счете 44 и подлежит, распределению по договорам (хранения, комиссии) и списывается в дебет счета 90 «Продажи». Расходы на продажу распределяются пропорционально. Все эти нюансы оговариваются в учетной политике организации (приложение Т).

Рассмотрим расчет заработной платы за август 2004 г. на примере бухгалтера организации ЗАО «Продимекс – Ульяновск» Вязьминой Ю.Ю.

Пример

По штатному расписанию оклад бухгалтера ЗАО «Продимекс – Ульяновск» составляет 4500 рублей. В августе 2004г. бухгалтер организации находилась в очередном отпуске с 2 по 29 число месяца, 30,31 августа – рабочие дни. Согласно табелю учета рабочего времени (приложение Ж) в августе месяце бухгалтером было отработано 2 дня. За 2 рабочих дня заработная плата бухгалтера составила 409,09 рублей. Всего в августе 22 рабочих дня т. есть был произведен следующий расчет: найдем среднедневную зарплату, она составит: 4500: 22 =204,54.

Так как сотрудница отработала в августе месяце 2 рабочих дня, то ее зарплата составит: 204,54 x 2 = 409,09 руб.

Остальное время работница находилась в очередном отпуске. Проведем расчет отпускных. 4500 x3: 29,6 = 4227,72 руб.

Итого оплата в августе месяце сотруднице составила 409,09 + 4227,72 = 4636,31, за вычетом НДФЛ 13% на руки сотрудница получила 4030 рублей. Расчетная ведомость за август 2004 г. (приложение У).