Учёт наличных денежных средств

 

Для отражения в бухгалтерском учете ООО "Строй-снаб" сведений о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в кредитных организациях на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов используются счета разд. V <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=100175> Плана счетов "Денежные средства".

Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на счетах данного раздела <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=100175> в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты в установленном порядке. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей. К разделу V "Денежные средства" относятся счета:

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101340> "Касса";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101385> "Расчетные счета";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101430> "Валютные счета";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101478> "Специальные счета в банках";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101528> "Переводы в пути";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=101545> "Финансовые вложения";

<consultantplus://offline/main?base=LAW;n=63780;fld=134;dst=102748> "Резервы под обесценение финансовых вложений" [13].

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. В дебет этого счета записывают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а в кредит - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации [13].

К счету 50 "Касса" в ООО "Строй-снаб" открыты субсчета:

"Касса организации";

"Операционная касса";

"Денежные документы" и др.

Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

В ООО "Строй-снаб" для работы с наличными деньгами имеется касса и соблюдается требования, установленные Порядком <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=9963;fld=134;dst=100011> ведения кассовых операций. Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе ООО "Строй-снаб", несет кассир. С кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Сумма наличных денег, которую ООО "Строй-снаб" может оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию. Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Сверх лимита компания может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий. Указанием <consultantplus://offline/main?base=LAW;n=77159;fld=134;dst=100007> Центрального банка РФ от 20.06.2007 N 1843-У утвержден перечень выплат, на которые можно расходовать выручку. ООО "Строй-снаб" разрешено тратить кассовую наличность:

на заработную плату и другие выплаты работникам, в т. ч. социального характера, выплату стипендий, командировочные расходы;

на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, возврат сумм, полученных ранее наличными, в случае возврата товаров;

на выплату страховых возмещений по договорам страхования работников [14].

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 "Касса" на основании приходного кассового ордера. Деньги, снятые с расчетного счета, следует оприходовать проводкой:

Дт 50 "Касса" Кт 51 "Расчётные счета"

поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Если организация за получение наличных денег с расчетного счета уплачивает банку определенный процент, делается запись:

Дт 91.2 "Прочие расходы" Кт 51 "Расчётные счета"

учтены расходы на оплату услуг банка.

Расход наличных из кассы отражайте по кредиту счета 50 "Касса" на основании расходного кассового ордера, например:

Дт 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда" Кт 50 "Касса"

выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).

В кассе ООО "Строй-снаб" могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки, приобретенные за счет средств социального страхования. Для их учета к счету 50 "Касса" открывается отдельный субсчет 3 "Денежные документы".

Если ООО "Строй-снаб" примет решение о выдаче командированному лицу наличной валюты, то необходимо учесть особенности работы с ней. К денежным средствам организаций в иностранной валюте относятся:

наличные деньги в кассе в иностранной валюте (счет 50 "Касса", отдельный субсчет);

средства на валютных счетах, открытых в уполномоченных банках (счет 52 "Валютные счета");

средства в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и прочее (счет 55 "Специальные счета в банках", отдельный субсчет);

денежные средства в иностранной валюте, инкассированные, внесенные в кассы кредитных организаций для зачисления на счета в банках, но по состоянию на отчетную дату не зачисленные по назначению (счет 57 "Переводы в пути", отдельный субсчет).

Учет денежных документов

 

Денежными являются документы, приобретенные организацией для конкретных целей, хранящиеся в кассе и планируемые к использованию через определенное время. Они удостоверяют право юридического лица, переданное физическому лицу, на получение определенной услуги, стоимость которой указана в самом денежном документе. Видами денежных документов являются приобретенные организацией почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиа - и железнодорожные билеты, санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников и членов их семей, талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта и др.

Используемые в организациях денежные документы могут быть документарными и бездокументарными. Документарными являются документы на бумажных носителях или в пластиковом исполнении.

В качестве бездокументарных денежных документов выступают электронные билеты на пассажирский железнодорожный транспорт (маршрут/квитанции электронного пассажирского билета) и электронные авиабилеты.

Денежные документы могут быть проданы сотрудникам организации (путевки на лечение и отдых сотрудников и членов их семей), возвращены продавцу (авиа - и железнодорожные билеты), переданы работникам организации под отчет (талоны на нефтепродукты, единые проездные билеты, проездные билеты на отдельные виды транспорта, карты экспресс-оплаты). В большинстве случаев до момента их использования денежные документы не подлежат включению в состав расходов организации или списанию за счет других источников.

Особенностью учета денежных документов является возможность их приобретения по одной цене, а возврата продавцу по сниженным ценам (авиа - и железнодорожных билетов, приобретенных безналичным путем, санаторно-курортных путевок на лечение и отдых сотрудников и членов их семей и др.). Тогда разница между первоначальной ценой приобретения (номинальной стоимостью) денежного документа и суммой возврата продавцу в соответствии с нормами п.14.2 <consultantplus://offline/ref=B0E9121BBEFE380342B542271922971B01F7452B906ACE8FA9B53A7CEB3219E6F7022FD4801DD4P000I> ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33 [24], являющаяся неустойкой за нарушение условий договора возмездного оказания услуг, признается прочими расходами. Неустойка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, признанной организацией, и учитывается на счете 91.2 "Прочие расходы":

Дт 91.2 "Прочие расходы", Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

На сумму неустойки в связи с возвратом авиа - или железнодорожных билетов в документарном и электронном виде, приобретенных подотчетными лицами, кредитуется счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Поскольку при сдаче проездных документов они остаются у перевозчика, основанием для учета неустойки являются объяснительная записка подотчетного лица с указанием суммы, полученной при возврате денежных документов по сниженным ценам, и причины возврата выданного проездного документа, а также приказ руководителя организации об отмене командировки сотрудника.

Денежные документы хранятся в кассе организации. Первичные учетные документы, на основании которых ведется учет их движения, разрабатываются в самой организаций, а форма их утверждается в приказе руководителя об учетной политике. Обязательными реквизитами, которые должны содержаться в таких первичных документах по нормам ст.9 <consultantplus://offline/ref=B0E9121BBEFE380342B542271922971B01F04B27906ACE8FA9B53A7CEB3219E6F7022FD4801DDAP00AI> Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", являются:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц [5].

Операции поступления и выдачи денежных документов могут быть оформлены также первичными учетными документами, предназначенными для учета движения денежных средств в кассе, - приходными кассовыми ордерами (формы N КО-1) <consultantplus://offline/ref=B0E9121BBEFE380342B542271922971B05F44E25966ACE8FA9B53A7CEB3219E6F7022FD4801DD5P002I> и расходными кассовыми ордерами (формы N КО-2) <consultantplus://offline/ref=B0E9121BBEFE380342B542271922971B05F44E25966ACE8FA9B53A7CEB3219E6F7022FD4801CDFP006I>, по данным которых составляется отчет о движении денежных документов. В случае многочисленных операций с денежными документами организация может вести книгу учета движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета.