Цели и задачи проблемного совещания

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент в сервисе»
на тему:
«Проведение проблемных совещаний»

 

 

Выполнил: студент группы ИС21 Шифр О5274		ПШЕНЕЦКИЙ Сергей Андреевич
	(подпись, дата)
Научный руководитель: канд. экон. наук, доцент		КРИКЛИВАЯ Марина Генриховна
	(подпись, дата)
Допущена к защите:
	(дата, подпись)

 

Ростов-на-Дону
2013

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

 

Факультет «Инновационный бизнес и менеджмент»

 

Кафедра «Социально-культурный сервис и туризм»

 

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой СКСиТ
______________/А.А. Резванов/
 «____» ____________ 20___ г.

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

 

Студента Пшенецкого Сергея Андреевича                                                 

(Фамилия, Имя, Отчество ПОЛНОСТЬЮ)

группы ИС21 шифр О5274

 

Тема «Проведение проблемных совещаний»

 

Срок предоставления работы к защите «10» июня 2013 г.

 

Исходные данные

Информационные источники по рассматриваемой теме; общие методические рекомендации проведения совещаний, информация для анализа и разработки практических рекомендаций по проведению проблемных совещаний.    

 

Руководитель работы____________________________________________

подпись, дата (фамилия, инициалы)

 

Задание принял к исполнению ____________________________________

подпись                                            дата

 

 

АННОТАЦИЯ

 

Курсовая работа объемом 29 страниц основного текста выполнена на актуальную тему «Проведение проблемных совещаний».

Структура работы следующая: введение, основной части, заключение, список литературных источников.

Во введении обоснована актуальность тематики, сформулированы цели работы.

Основная часть состоит из трех глав.

Первая глава посвящена роли и месту деловых совещаний в менеджменте организации и принятии управленческих решений.

Вторая глава описывает методику проведения совещания с учетом проблематики.

В третьей главе представлены разработанные предложения по организации и проведению проблемных совещаний.

В заключении сделаны обобщающие выводы по проведенным исследованиям.

В литературе приведены информационные источники, которые были использованы при написании работы.

 

 

содержание

Введение. 5

1 Роль делового совещания в управленческой деятельности. 7

1.1 Виды деловых совещаний. 7

1.2 Основные задачи организации делового совещания и технология принятия решения в ходе проблемного совещания. 9

1.3 Основные правила подготовки и ведения делового совещания. 11

1.4 Цели и задачи проблемного совещания. 12

1.4.1 Преимущества и недостатки проблемного совещания. 13

1.4.2 Рекомендации по проведению проблемных совещаний (совещаний по выработке новых решений): 14

1.5 Этика делового совещания. 16

2 Стили проведения делового проблемного совещания. 19

2.1 Стили руководства проблемным совещанием. 20

2.2 Использование вопросной формы в ходе проблемного совещания. 20

2.3 Наблюдение за реакцией участников проблемного совещания. 22

3 Практические советы и рекомендации участникам
деловых проблемных совещаний. 23

Заключение. 28

Библиографический список. 29

Введение

 

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений [1].

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

- если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

- если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников [2].

Необходимо, однако, заметить, что неподготовленные и плохо организованные совещания, созываемые по каждому пустяковому поводу, наносят большой вред, создавая нервную обстановку в коллективе, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

 

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Наличие разнообразных мнений по обсуждаемой проблеме следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии, ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится, например, за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении, знакомить с повесткой дня, чтобы выступления участников были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений, после чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

 

1 Роль делового совещания
в управленческой деятельности

 

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени [5].

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Хотя большинство руководителей организаций осознают всю необходимость и эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией проведения совещаний, методами делового общения.

 

Виды деловых совещаний

 

Совещание - метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей.

Различают следующие виды деловых совещаний [4]:

- проблемное;

- инструктивное;

- оперативное (диспетчерское);

- без сбора участников (циркулярное).

Проблемное совещание проводится в целях поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок. Схема его проведения: сообщение или доклад; вопросы к докладчику; обмен мнениями; предложения по выработке решения.

Инструктивное совещание проводится для передачи приказов, распоряжений и необходимых сведений подчиненным. Участникам совещания обычно сообщаются решения, принятые руководством фирмы или государственными органами управления и касающиеся различных аспектов деятельности фирмы, дается инструктаж. Главные требования к информации при проведении инструктивного совещания - оперативность, конкретность и значимость.

Оперативное (диспетчерское) совещание проводится в целях получения от подчиненных информации о текущем положении дел в организации. Должно проводиться регулярно, в один и тот же день и час недели; состав участников должен быть постоянным.

Циркулярное совещание (без сбора участников) предусматривает решение проблемных вопросов в рабочем порядке. Проводится в три этапа:

1. Проблема, требующая решения, формулируется руководителем в письменном виде. Подбираются необходимые исходные материалы для ее решения и составляется список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимального решения.

2. Указанным лицам высылаются бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения. Каждый из участников должен выработать свою точку зрения и письменно изложить ее на том же бланке.

3. Руководитель собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, беседует с каждым участником, уточняя предложения.

 

1.2 Основные задачи организации делового совещания
и технология принятия решения в ходе проблемного совещания

 

Одна из основных задач ведущего делового совещания – сообщить как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

7. Чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели [5].

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется задавать несложные вопросы, чтобы укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы вместо того, чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

 

Принятие решения складывается из пяти этапов [5]:

а) установление контактов

б) определение проблемы

в) определение целей

г) изложение мыслей

д) готовность к действию.

 

1.3 Основные правила подготовки и ведения делового совещания.

 

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и временем начала совещания, более продуктивны. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

 

Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.

Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

 

Этика делового совещания

 

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно нужно использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления.

Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм.

Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [5].

 

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать плеоназмы (обороты, содержащие лишние слова): "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо"планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами"- "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что..." - "я думаю, что...).

Большое значение при проведении делового совещания имеет тон доклада. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего: эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть"моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений.

Проанализировав неэффективно проведенные деловые беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;

б) попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить");

г) использование слов "всегда", "никогда";

д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь...");

е) использование прямых указаний.

 

Заключение

 

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

Очевидно, что совещание - процесс сложный и для максимальной эффективности его проведения необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.

 

Библиографический список

1. Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание Экономическая литература Издание 3-е Издательство «Питер» - 2010. – 302с.

2. Жукова М.А. Менеджмент организации – М.: Финансы и статистика - 2012 – 209с.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений – М.: ИНФРА. – 2013. – 286с.

4. Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 6-е изд., перераб. и доп. М., ЮНИТИ-ДАНА - 2012. – 302с.

5. Митрошенков О.А. Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» - 2010. – 76с.

6. Стровский Л.Е. Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Основы. Учебник для вузов - М.: Закон и право, ЮНИТИ, 2009. – 218с.

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент в сервисе»
на тему:
«Проведение проблемных совещаний»

 

 

Выполнил: студент группы ИС21 Шифр О5274		ПШЕНЕЦКИЙ Сергей Андреевич
	(подпись, дата)
Научный руководитель: канд. экон. наук, доцент		КРИКЛИВАЯ Марина Генриховна
	(подпись, дата)
Допущена к защите:
	(дата, подпись)

 

Ростов-на-Дону
2013

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

 

Факультет «Инновационный бизнес и менеджмент»

 

Кафедра «Социально-культурный сервис и туризм»

 

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой СКСиТ
______________/А.А. Резванов/
 «____» ____________ 20___ г.

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

 

Студента Пшенецкого Сергея Андреевича                                                 

(Фамилия, Имя, Отчество ПОЛНОСТЬЮ)

группы ИС21 шифр О5274

 

Тема «Проведение проблемных совещаний»

 

Срок предоставления работы к защите «10» июня 2013 г.

 

Исходные данные

Информационные источники по рассматриваемой теме; общие методические рекомендации проведения совещаний, информация для анализа и разработки практических рекомендаций по проведению проблемных совещаний.    

 

Руководитель работы____________________________________________

подпись, дата (фамилия, инициалы)

 

Задание принял к исполнению ____________________________________

подпись                                            дата

 

 

АННОТАЦИЯ

 

Курсовая работа объемом 29 страниц основного текста выполнена на актуальную тему «Проведение проблемных совещаний».

Структура работы следующая: введение, основной части, заключение, список литературных источников.

Во введении обоснована актуальность тематики, сформулированы цели работы.

Основная часть состоит из трех глав.

Первая глава посвящена роли и месту деловых совещаний в менеджменте организации и принятии управленческих решений.

Вторая глава описывает методику проведения совещания с учетом проблематики.

В третьей главе представлены разработанные предложения по организации и проведению проблемных совещаний.

В заключении сделаны обобщающие выводы по проведенным исследованиям.

В литературе приведены информационные источники, которые были использованы при написании работы.

 

 

содержание

Введение. 5

1 Роль делового совещания в управленческой деятельности. 7

1.1 Виды деловых совещаний. 7

1.2 Основные задачи организации делового совещания и технология принятия решения в ходе проблемного совещания. 9

1.3 Основные правила подготовки и ведения делового совещания. 11

1.4 Цели и задачи проблемного совещания. 12

1.4.1 Преимущества и недостатки проблемного совещания. 13

1.4.2 Рекомендации по проведению проблемных совещаний (совещаний по выработке новых решений): 14

1.5 Этика делового совещания. 16

2 Стили проведения делового проблемного совещания. 19

2.1 Стили руководства проблемным совещанием. 20

2.2 Использование вопросной формы в ходе проблемного совещания. 20

2.3 Наблюдение за реакцией участников проблемного совещания. 22

3 Практические советы и рекомендации участникам
деловых проблемных совещаний. 23

Заключение. 28

Библиографический список. 29

Введение

 

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений [1].

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

- если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

- если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников [2].

Необходимо, однако, заметить, что неподготовленные и плохо организованные совещания, созываемые по каждому пустяковому поводу, наносят большой вред, создавая нервную обстановку в коллективе, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

 

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Наличие разнообразных мнений по обсуждаемой проблеме следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии, ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится, например, за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении, знакомить с повесткой дня, чтобы выступления участников были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений, после чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

 

1 Роль делового совещания
в управленческой деятельности

 

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени [5].

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Хотя большинство руководителей организаций осознают всю необходимость и эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют психологией проведения совещаний, методами делового общения.

 

Виды деловых совещаний

 

Совещание - метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей.

Различают следующие виды деловых совещаний [4]:

- проблемное;

- инструктивное;

- оперативное (диспетчерское);

- без сбора участников (циркулярное).

Проблемное совещание проводится в целях поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок. Схема его проведения: сообщение или доклад; вопросы к докладчику; обмен мнениями; предложения по выработке решения.

Инструктивное совещание проводится для передачи приказов, распоряжений и необходимых сведений подчиненным. Участникам совещания обычно сообщаются решения, принятые руководством фирмы или государственными органами управления и касающиеся различных аспектов деятельности фирмы, дается инструктаж. Главные требования к информации при проведении инструктивного совещания - оперативность, конкретность и значимость.

Оперативное (диспетчерское) совещание проводится в целях получения от подчиненных информации о текущем положении дел в организации. Должно проводиться регулярно, в один и тот же день и час недели; состав участников должен быть постоянным.

Циркулярное совещание (без сбора участников) предусматривает решение проблемных вопросов в рабочем порядке. Проводится в три этапа:

1. Проблема, требующая решения, формулируется руководителем в письменном виде. Подбираются необходимые исходные материалы для ее решения и составляется список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимального решения.

2. Указанным лицам высылаются бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения. Каждый из участников должен выработать свою точку зрения и письменно изложить ее на том же бланке.

3. Руководитель собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, беседует с каждым участником, уточняя предложения.

 

1.2 Основные задачи организации делового совещания
и технология принятия решения в ходе проблемного совещания

 

Одна из основных задач ведущего делового совещания – сообщить как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

7. Чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели [5].

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется задавать несложные вопросы, чтобы укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы вместо того, чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. <