Мероприятия по совершенствованию организационной структуры

 

Так как при назначении нового управляющего уволились все сотрудники, кроме бухгалтера и ведущего эфира. Целесообразно создать новую организационную структуру, ибо реорганизовывать нечего и некого.

Учитывая небольшие на первом этапе объемы вещания программ собственного производства, первоначально штат будет состоять из минимально-необходимой численности персонала. Создатели и ведущие авторских программ будут приглашаться на основе разовых трудовых договоров.

Персонал радио «7 этаж»: директор, главный бухгалтер, офис-менеджер, программный редактор, технический редактор, коммерческий директор, звукорежиссер, редактор вещания, служба новостей: корреспондент (2 ставки), создатели и ведущие авторских программ (по договорам), ведущие эфира (3 ставки), специалист по креативу рекламных продуктов, рекламная служба – 1 ставка

Цель данного раздела — разработка системы управления компанией, направленной на максимально эффективное достижение поставленных задач.

Требования к системе управления учреждением:

адекватность назначения и функций управляющих структур целям и стратегии учреждения;

восприимчивость к изменениям внешних условий и способность к быстрой трансформации управляющей структуры для решения возникающих проблем;

способность к переработке и точному распространению интенсивных потоков информации;

жесткий контроль за исполнением управленческих решений и организация системы отслеживания результатов данных решений;

соблюдение принципа делегирования полномочий, при которой каждый сотрудник в своей четко определенной сфере компетенции имеет право принимать самостоятельные решения и нести за них полную ответственность;

соответствие квалификации руководителей и сотрудников кругу их функциональных обязанностей;

разработка и реализация на постоянной основе программы обучения и повышения квалификации работников в соответствии с целями и задачами учреждения.

Сотрудники компании – это опытные специалисты качественно, своевременно осуществляющие возлагаемые на них обязанности.

На первоначальном этапе штат сотрудников радиостанции будет состоять из 15 человек, организационная структура представлена на рис. 4.

Найм сотрудников будет производиться на конкурсной основе с учётом личных качеств и опыта работы. Планируется ежемесячно оценивать качество работы персонала и поощрять лучших работников.

 

 

Рис. 4 Организационная структура радио «7 этаж»

 

Должностные обязанности директора.

1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью учреждения, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества учреждения, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование деятельности учреждения

3. Обеспечивает выполнение учреждением всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами.

4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг.

5. Принимает меры по обеспечению учреждения квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда.

6. Способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих учреждения.

7. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях.

8. Защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Должностные обязанности главного бухгалтера.

1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций.

2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, стразовых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Должностные обязанности офис–менеджера.

1. Документационное обеспечение управления:

- приём документов и личных заявлений на подпись директора;

- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем директора и его заместителей; отправление срочных писем;

- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

- по поручению директора выполнение копировально-множительных работ;

- по поручению директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности учреждения в целом;

- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

3. Организация встречи посетителей и гостей.

Должностные обязанности программного редактора.

1. Организует работу по созданию радиопрограмм, обеспечивает их соответствие определенной тематической направленности.

2. Разрабатывает концепцию радиовещания.

3. Осуществляет взаимодействие с органами государственной власти и управления, средствами массовой информации, творческими союзами, ассоциациями, другими организациями, в том числе общественными.

4. Возглавляет разработку перспективных и текущих календарно-тематических и производственных планов в соответствии с утвержденной сеткой вещания.

5. Участвует в разработке проектов художественного оформления и радиопрограмм.

6. Координирует работу по созданию радиопрограмм.

7. Принимает готовые программы, контролирует их качество.

8. Участвует в подготовке наиболее сложных и ответственных программ.

9. Организует работу по заключению договоров с авторами участниками программ, следит за их выполнением.

10. Принимает решения об одобрении или отклонении представляемых на рассмотрение материалов.

11. Контролирует соблюдение установленных сроков представления материалов.

Должностные обязанности технического директора.

1. Обеспечивает эксплуатацию технического оборудования.

2. Обеспечивает наличие документации, предусмотренной нормативными требованиями, на здания, помещения, оборудование учреждения.

3. Обеспечивает своевременное проведение ремонтно-строительных работ и наличие, а при необходимости, и подготовку необходимой технической документации для проведения этих работ.

4. Организует планирование ремонтно-строительных работ, технический и финансовый контроль за сроками, качеством производства ремонтно-строительных работ.

5. Осуществляет приемку новых и отремонтированных объектов.

6. Обеспечивает наличие строительных и ремонтных материалов, запасных частей и прочего при проведении работ, контролирует их рациональное использование.

7. Планирует, согласовывает объемы, сроки, организует и обеспечивает своевременное проведение текущего ремонта.

8. Обеспечивает повседневный контроль исправности электропроводки, электрооборудования, бесперебойность электроснабжения, оправданное и экономное расходование электроэнергии.

9. Информирует директора об имеющихся недостатках в работе учреждения, принимаемых мерах по их ликвидации.

Должностные обязанности коммерческого директора.

1.Осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью учреждения в области материально- технического обеспечения, оказания услуг.

2. Координирует разработку и составление перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения и оказания услуг, финансовых планов.

3. Организует руководство материально-техническим снабжением учреждения, деятельностью по оказанию услуг.

4. Координирует разработку нормативов и стандартов материально-технического обеспечения.

5. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению, повышению эффективности деятельности учреждения, укреплению финансовой дисциплины.

6. Осуществляет координацию разработки маркетинговой стратегии.

7. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения, по оказанию услуг.

8. Организует систему учета всех финансовых операций, подготовку финансовой отчетной документации.

9. Осуществляет контроль над финансовыми и экономическими показателями деятельности учреждения, расходованием финансовых средств.

10. Проводит переговоры от имени учреждения с контрагентами учреждения по хозяйственным и финансовым сделкам, заключает от имени учреждения хозяйственные и финансовые договоры, обеспечивает выполнение договорных обязательств.

11. Участвует от имени учреждения в ярмарках, выставках по рекламе и реализации услуг.

12. Осуществляет разработку маркетинговой политики компании на основе анализа потребительских свойств товара и прогнозирования потребительского спроса на продукцию, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции.

13. Координирует деятельность всех подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу.

14. Организует изучение мнения потребителей о товаре. Готовит предложения по повышению конкурентоспособности и качеству услуг.

15. Организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий в СМИ с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы.

Должностные обязанности редактора вещания.

1. Осуществляет в соответствии с календарно-тематическим планом вещания создание радиопрограмм.

2. Участвует в формировании концепции вещания, разработке перспективных и текущих календарно-тематических и производственных планов.

3. Разрабатывает оригинальные направления для вновь создаваемых рубрик и циклов передач.

4. Формирует творческие группы, расширяет и обновляет авторский актив.

5. Заказывает штатным и нештатным авторам информационные, публицистические и литературные материалы, оказывает им помощь в овладении спецификой телерадиовещания, консультирует по вопросам структуры и содержания материала, отбору иллюстраций, составу участников передач.

6. Осуществляет подготовку заключений о качестве представляемых материалов, согласовывает с авторами необходимые сокращения, дополнения, изменения, контролирует достоверность приводимых фактических данных.

7. Принимает участие, при необходимости, в прямом эфире.

8. Работает с ведущими телевизионных и радиопрограмм, редактирует их тексты.

9. Осуществляет подбор и проводит анализ информационных, публицистических, художественных и других материалов с целью их использования при подготовке программ.

10. Рецензирует программы, прошедшие в эфире.

Должностные обязанности звукорежиссера.

1. Осуществлять руководство творческо-производственным процессом звукового решения программ.

2. Работать над совершенствованием технологии процесса звукозаписи, участвовать в экспериментальной работе по совершенствованию звукотехнических средств.

3. Нести ответственность за техническое качество звука в зависимости от акустических возможностей техники.

Должностные обязанности специалиста по креативу рекламных продуктов.

1. Координирует работу рекламного отдела.

2. Согласовывает с заказчиками основные цели рекламы, определяет основные моменты рекламного проекта (продвижение товаров, работ или услуг на рынки сбыта, знакомство с фирменным стилем заказчика).

3. Выясняет у заказчика преимущественные качества и отличительные свойства товаров, работ, услуг.

4. Определяет вид рекламы (вводящая, престижная, товарная, по продвижению, по содействию продажам).

5. Разрабатывает концепции рекламных проектов по заказам.

6. Принимает непосредственное участие в разработке рекламных средств, готовит макет объявлений (сценарий рекламных роликов), отвечает за визуальное восприятие рекламного продукта.

7. Координирует создание рекламных обращений, слоганов (лозунгов, девизов), наиболее полно отражающих качество товара, обслуживания, сферы деятельности организации и наиболее эффективно воздействующих на сознание потребителя.

8. Организует подготовку рекламных материалов (эскизов, текстов, сценариев, оригинал-макетов для презентации заказчикам.

9. Обеспечивает внесение корректив в рекламный проект на основании замечаний, предложений заказчиков.

10. Разрабатывает планы проведения рекламных мероприятий (определение “портрета” потребителя, цели рекламной кампании, основной идеи рекламной кампании, форм размещения рекламы, наиболее оптимальных сроков размещения рекламных мероприятий, основных элементов рекламной кампании, методов проверки эффективности рекламы, пр.); определяет конкретные носители рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

11. Составляет сметы расходов на воплощение рекламного проекта и передает их на утверждение заказчикам.

Должностные обязанности ведущего эфира.

1. Ведет программы в соответствии с характером текстовых материалов.

2. Участвует в формировании концепции вещания, разработке перспективных и текущих календарно-тематических и производственных планов.

3. Обеспечивает четкое и правильное доведение содержания текста программы до радиослушателей.

4. Расставляет акценты в текстах с целью четкого донесения до слушателя их смыслового содержания.

5. Устраняет обнаруженные дикционные недостатки.

6. Обеспечивает соблюдение установленных правил ведения радиопрограмм, соответствие передаваемого в эфир текста утвержденному.

7. Вносит в ходе ведения программы по указанию программного редактора изменения в утвержденный текст.

Должностные обязанности корреспондента.

1. Обеспечивает редакцию оперативной информацией.

2. Устанавливает контакты по заданию редактора или по собственной инициативе с государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями для получения необходимой информации; своевременно информирует редакцию о предстоящих событиях.

3. Изучает собранную информацию, обрабатывает материалы, представляет их в виде интервью, публикаций, комментариев по определенной тематике, осуществляет подготовку очерков, статей.

4. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов редакции, разрабатывает предложения по освещению отдельных тем, осуществляет поиск новых тем.

5. Редактирует авторские материалы, обеспечивает правильность приводимых цитат, имен, цифр и других фактических данных.

6. Обобщает материалы внештатных корреспондентов, оказывает им творческую помощь.

7. Подготавливает обязательный минимум информации, установленный распоряжением главного редактора.

Должностные обязанности разработаны в соответствии с построенной организационной структурой. Для того чтобы наиболее эффективно использовать выделяемые денежные ресурсы необходимо разработать план привлечения персонала.

 

Таблица 6

План привлечения персонала.

Штатная единица	Начало работы	Количество	Заработная плата в мес., руб	Фонд з/п до конца 2007 г., руб
Директор	Январь	1	17 584	211 008
Коммерческий директор	Январь	1	13 715	164 580
Главный бухгалтер	Январь	1	11 862	142 314
Офис-менеджер	Январь	1	10 230	122 760
Корреспондент	Январь	1	10 230	122 760
Ведущий эфира	Январь	1	9 408	112 896
Креативный директор	Июнь	1	11 862	83 034
Программный редактор	Июнь	1	10 992	76 944
Технический редактор	Июнь	1	10 230	71 610
Звукорежиссер	Июнь	1	10 230	71 610
Редактор вещания	Июнь	1	10 230	71 610
Менеджер по рекламе	Июнь	1	10 992	76 944
Ведущий эфира	Июнь	2	9 408	131 712
Корреспондент	Июнь	1	10 230	71 610
Годовой фонд з/п				1 531 448
Отчисления с з/п				548 258

 

План привлечения персонала разработан с учетом того что до июня будет проводится ремонт офисных и студийных помещений, закупка и установка оборудования и мебели.

 

3.3. Мероприятия по составлению производственного плана

 

Так как планируется создать информационное радио, вся технология должна быть выстроена под производство именно информационных, аналитических, репортажных передач, а так же, по возможности, проведение прямых эфиров как в виде выступлений или бесед гостей радиостанции с ведущими в прямом эфире, так и различные варианты интерактивных диалогов, "круглых столов" и радиомостов. При этом должна быть обеспечена максимальная оперативность реагирования на происходящие события. При идеально отлаженной технологии, радио способно освещать события непосредственно в момент их происшествия, что, несомненно, будет привлекать радиослушателей.

В отличие от музыкальных радиостанций, где основным материалом для радиопрограмм является уже имеющаяся записанная музыка, и изготовление радиопрограммы, практически отсутствует (есть программирование), на информационной радиостаннции все материалы не только программируются, но и записываются, монтируются, редактируются или же даются в прямом эфире. Обилие различных записных радиопередач, чередуемых с отрезками прямого эфира, требует наличия четко отлаженной технологии подготовки радиопередач, размещения их на сервере в определенном порядке до выхода в эфир, автоматического уничтожения радиопередач не подлежащих хранению после выхода в эфир и архивации ценных радиопередач.

При выборе целевой аудитории и информационной направленности радиостанции определяются те или иные информационные агентства, "ленты" которых будут поступать в отдел информации. Можно иметь и собственных корреспондентов, но, это дорого. Можно содержать двоих-троих собственных корреспондентов на тех информационных направлениях, которые будут определены как ключевые, и информация от которых будет настолько эксклюзивной и важной, что в момент ее выхода в эфир аудитория станции будет значительно увеличиваться. Вся информация должна приводиться к единому формату и выводиться на экран компьютера в отделе информации в удобном виде. На сегодняшний день существует большое количество компьютерных программ для работы с лентами информагентств. Эти программы позволяют принимать в реальном времени вновь приходящие сообщения, просматривать их, редактировать и распечатывать для дальнейшего чтения новостей в прямом эфире в буквальном смысле "с листа". Причем, каждое сообщение должно печататься на отдельном листе. Возможно, выводить отредактированные сообщения на экран компьютера, с которого будут читаться в прямом эфире. В обоих вариантах новости идут в эфир без предварительной записи, вживую. Это позволяет довести оперативность информирования аудитории о происходящих событиях до единиц минут.

Обязательные условия:

- высокая степень автоматизации процесса подготовки новостей;

- чтение новостей профессиональным диктором (ведущим);

- подготовка новостей одним человеком;

Выступления и интервью в прямом эфире.

Для проведения таких радиопередач на информационной радиостанции надо иметь одну-две эфирных студии с возможностью их оперативного переключения или в одной студии иметь два разнесенных дикторских "поста", каждый из которых имеет микрофоны для выступления 2-3-х человек. С одного поста читаются новости с периодичностью задаваемой сеткой вещания, с другого идут выступления или интервью. В последние годы очень популярно устраивать диалоги со слушателями непосредственно в прямом эфире радиостанции. Желательно для этой цели иметь возможность выводить в прямой эфир одновременно двух слушателей, чтобы выступающий мог слышать разные мнения на свои высказывания. Такие интерактивные выступления слушаются гораздо живее и интересней, привлекают и активизируют аудиторию слушателей.

Телефонные интервью и комментарии в записи.

Экспертные мнения, аналитика, комментарии в темпе реальных событий могут быть получены по телефону, записаны непосредственно в компьютер, на нем же отредактированы, отмонтированы и поставлены в сетку вещания. Для этого нужно иметь, в зависимости от склонности концепции радиостанции к аналитике и комментариям, от одного до трех монтажно-записывающих рабочих мест с выходом в телефонную сеть. Для этих рабочих мест не нужна студийная звукоизоляция, вполне достаточно оснастить их закрытыми, хорошо облегающими наушниками.

Корреспондентские материалы.

На информационной радиостанции эти материалы могут быть двух типов.

Первый - это репортажи с места события непосредственно в прямом эфире. В качестве средства связи для этого можно использовать обычный сотовый телефон. В другом варианте, когда события, освещаемые корреспондентом, происходят в заранее известном месте (форумы, спортивные мероприятия, съезды политических партий…), возможно использование стационарных телефонных каналов. В качестве оконечной аппаратуры в этом случае используется репортофон - симбиоз телефонного аппарата с гибридом и с небольшим микшерным пультом.

Второй тип материалов - записи интервью, репортажей, выступлений. Желательно выполнять их на аппаратах с цифровым носителем, обеспечивающим мгновенную перегонку материалов в корреспондентский компьютер на радиостанции.

Репортерскую аппаратуру "вчерашнего дня" - кассетные магнитофоны, минидисковые рекордеры, DAT-магнитофоны можно с успехом применять для записи корреспондентских материалов, но в этом случае надо помнить, что время перегонки материала в компьютерную сеть радиостанции равно продолжительности звучания записанных материалов.

Рекламные ролики и игровые записные радиопередачи.

Эти передачи выполняются в записывающей production-студии по заказу отдела рекламы или редакции, которые предоставляет режиссеру-постановщику всю информацию от заказчика. Рекламные ролики и игровые радиопередачи записываются совместно со звукорежиссером с участием приглашенных артистов.

Готовые передачи размещаются на вещательном сервере радиостанции в соответствии с принятой на радиостанции идеологией хранения радиопрограмм.

Программирование вещательной сетки.

Вещательная сетка радиостанции разрабатывается программной дирекцией совместно с коммерческим и техническим отделами. Сетка имеет жесткую и гибкую части.

Жесткая часть, фиксирует время и длительность выхода в эфир новостных и рекламных блоков, а также их продолжительность и периодичность. Включение прямого эфира для новостей осуществляется вещательным компьютером в автоматическом режиме по сигналам точного времени. Оператор или ведущий не имеют возможности управлять временем начала или окончания информационного блока. Точно также, автоматически, в строго фиксированное время, выдается в эфир рекламный блок, следующий за новостным блоком. В промежутках между информационными выпусками и рекламными блоками, жестко зафиксированными в сетке вещания, могут располагаться те или иные радиопередачи, относительно свободно варьирующие свою продолжительность. "Набивание" передач в гибкую часть сетки осуществляет программист эфира, руководствуясь расписанием радиопрограмм.

Такое построение сетки вещания способствует соблюдению высокой дисциплины эфира в новостных блоках, что на подсознательном уровне повышает доверие к радиостанции. Одновременно с этим, относительно свободное планирование радиопередач аналитического, экспертного или репортажного планов создает контраст, необходимый для обострения глубины восприятия радиопрограммы слушателями.

Выступления любых гостей эфирной студии будут прерываться выпусками новостей и рекламы вне зависимости от ранга гостя. Такое положение будет повышать доверие и уважение аудитории слушателей к радиостанции.