Организация делопроизводства и ведения документации

 

Документ – это носитель управленческой информации, научно-технического, экономического, оперативно-производственого и административного характера.

Рассмотрим, как осуществляется документооборот в подразделениях ООО «Сетевые решения».

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения использования, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправленные в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы поступающие в организацию, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (общий отдел, канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником. Секретарь – референт должен принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются, причины возврата.

Конверт от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителя передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен использоваться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполнительные документы подшиваются в деле вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки, ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по из замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовые отправления и сдают отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (соответствующим исполнителям. Оригинал документа подшиваются в дело

Документы внутри организации должны передаваться исполнителем под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения истинной численности службы ДОУ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

ООО «Сетевые технологии» - розничная торговая фирма, достаточно успешно действующая на крымском рынке электротоваров. За всё время своего существования она уверенно наращивает объёмы своей деятельности, увеличивается количество клиентов, растёт товарооборот, увеличивается штат сотрудников. Однако рост компании даётся немалыми усилиями, так конкуренция на этом рынке очень сильная. В такой ситуации необходимо устранить свои недостатки в работе, для этого был проведен сравнительный анализ ООО «Сетевые технологии» и предприятий-конкурентов (концепция «4Р»), а так же были выявлены сильные и слабые стороны компании, ее возможности и угрозы (SWOT – анализ) и разработаны стратегии, которые позволяют добиться сильной конкурентной позиции на рынке. В результате были выявлены следующие проблемы:

- не сформулированы цели и стратегия компании

- отсутствие службы логистики и невыполнение соответствующих логистических операций

- отсутствие внимания к анализу рыночной конъюнктуры

- используются не все необходимые методы оценки и обучения

Но в ходе прохождения практики в ООО «Сетевые технологии» нами были выявлены и преимущества: компания отлично зарекомендовала себя среди постоянных покупателей, поставщиков, претензии к качеству отсутствуют, система документооборота находится налажена и соответствует действующему законодательству. Кроме того, у компании доступные цены для потребителей со среднем уровнем дохода, что является немаловажным фактором для конечного покупателя данного вида продукции.

Нами внесены следующие предложения:

- введены должностные инструкции;

- в области управления складской деятельностью предложено автоматизировать склад, что позволит улучшить контроль за стабильностью ассортимента;

- разработаны миссия, основные цели и предложены стратегии всем функциональным областям.

- в области управления персоналом: проводить оценку отдельного сотрудника и рабочей группы, производить ее с учетом результатов работы всей организации; использовать практические методы обучения: кейс-стадиз и поошрять самостоятельное обучение сотрудников.

- в области стимулирования труда: ввести в состав базовой заработной платы доплаты и надбавки (компенсационные и стимулирующие), использование дополнительных моральных стимулов, установить льготы и поощрения для сотрудников, проработавших в фирме опреде­лённое число лет, например, 3 года и более.

На основании данных предложение, ООО «Сетевые технологии» может стать более устойчивым на рынке, увеличить сбыт товаров, а, следовательно, и прибыль, уменьшить издержки и стать более конкурентоспособным на крымском рынке электропродукции.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Беляев В.И. Маркетинг: основы теории и практики: Учебник – М.: КНОРУС, 2005г. – 672с.

2. Бузукова Е.А. Ассортимент розничного магазина: методы анализа и практические советы – СПб – Питер, 2007г. – 176с.

3. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. – М.: Юристъ, 2003

4. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник. – 11-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005. – 432с.

5. Дашков Л.П., Памбухчиянц В.К. Организация и правовое обеспечение бизнеса в России: коммерция и технология торговли – М.: «Дашков и Ко», 2004г. – 1048с.

6. Демченко Л.И., Туева Н.В. Ассортимент и ассортиментная политика торговой фирмы / Учебное пособие, ОФ РГТЭУ, 2003Г. – 72с.

7. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ., 2-е Европ. изд. – М.: СПб, Изд. дом «Вильямс», 1999г. – 1056с.

8. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 368с.

9. Маркетинг: Учебник, практикум и учебно-методический комплекс по маркетингу / Р.Б. Ноздрева, Г.Д. Крылова, М.И. Соколова, В.Ю. Гречкова – М.: Экономист, 2004г. – 568с.

10. Половцева Ф. П. Коммерческая деятельность: Учебник. – М.: ИНФРА-М., 2003. – 248с.

11. Сборник должностных инструкций работников торговли и общественного питания / Сост. М.А. Татарников.- М.: ИНФРА-М, 2005.- 368с.

12. Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии: Учебник для вузов / Пер с англ. под ред. Л.Г.Зайцева, М.И.Соколовой. – М.: ЮНИТИ, 1998 – 576С.

13. Торговое дело: Экономика, маркетинг, организация: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп./ Под общ. ред. проф. Л.А.Брагина и проф. Т.П.Данько. – М.: Инфра-М, 2001. – 360с.

14. Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. А.Я.Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2002.

15. Экономика и организация торгового предприятия /Под ред. А.Н. Соломатина. – М.: ИНФРА, 2001. – 295с.

 

 

Приложение 1.