Создание и работа со списками. Средства ускорения ввода текста. Средства автоматизации разработки документов. Шаблоны. Создание макросов.

Создание и работа со списками.

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержаться данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста.

Различают маркированные списки и нумерованные. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом.

В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если добавить или удалить пункт в такой список, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.

Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом:

· курсор устанавливают на то место, откуда будет начинаться список;

· выполняют команду «Формат\Список»;

· в диалоговом окне выбирают закладку «Маркированный» или «Нумерованный», выбирают тип маркера или формат номера и щелкают по кнопке ОК.

· Вводят список.

· Когда будет введёна последняя строка списка, необходимо щелкнуть по кнопке «Маркеры» или «Нумерация» в панели инструментов «Форматирование», чтобы закончить работу со списком.

Если в тексте уже имеется последовательность абзацев, которую надо оформить списком, то их надо выделить и щелкнуть по кнопке «Маркеры» или «Нумерация» в панели инструментов «Форматирование».

Word позволяет создавать многоуровневые списки, содержащие до девяти уровней маркированных и нумерованных списков. Создать многоуровневый список можно следующим способом.

Выделить абзацы, которые должны составлять многоуровневый список. Выполнить команду «Формат\Список», перейти на закладку «Многоуровневый», выбрать нужный формат списка и щелкнуть по кнопке ОК. Выделять абзацы, отступ которых будет изменён, и щелкать по кнопке «Уменьшить отступ» или «Увеличить отступ» в панели инструментов «Форматирование».

Средства ускорения ввода текста. Средства автоматизации разработки документов.

Для исправления некоторых типовых опечаток, которые встречаются при вводе текста, можно использовать автозамену. Автозамена также используется в тех случаях, когда приходится многократно вводить один и тот же текст. Можно сделать так, что после набора определённого сочетания символов автоматически появлялся требуемый фрагмент. Настроить параметры автозамены можно в меню «Сервис\Автозамена».

Word позволяет автоматически создать реферат по тексту. Реферат создаётся при выполнении команды «Сервис\Автореферат».

В Word реализована автоматическая проверка орфографии. Слова, написанные с ошибкой или отсутствующие в словаре, подчёркиваются красной волнистой линией. Если на таком слове щелкнуть правой кнопкой мыши, то либо появится список из возможных вариантов написания данного слова, либо вам предложат добавить это слово в словарь. Щелчок по слову из этого списка вызовет его появление в тексте вместо ошибочного.

Аналогично происходит и проверка синтаксиса. Если Word решит, что синтаксически предложение некорректно, то подчеркнёт часть предложения или всё предложение зелёной волнистой линией. Щелчок правой кнопкой по этой линии вызовет поясняющий текст, с которым можно согласиться и внести соответствующие исправления или проигнорировать.

По умолчанию Word настроен так, чтобы слова не содержали переносов, т.е. если слово не умещается целиком в конце строки, то оно размещается в следующей строке. Если необходимо более компактное расположение текста на странице, то можно допустить перенос слов, причём это можно сделать автоматически. Чтобы обеспечить автоматический перенос слов надо выполнить команду «Сервис\Язык\Расстановка переносов» и установить требуемые параметры переноса.

Шаблоны.

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста, атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы её дизайна – фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков. В стандартную поставку Word входят шаблоны для создания факсов, писем, отчётов, диссертаций, справочников, заказов, счетов.

По умолчанию при создании нового документа загружается шаблон Normal.dot. Чтобы выбрать подходящий шаблон для нового документа надо выполнить команду «Файл\Создать» и выбрать подходящий шаблон.

Если возникнет необходимость создать свой шаблон, то проще всего это сделать так. Создать документ, отражающий все необходимые настройки, которые должны характеризовать новый шаблон. Затем выполнить команду «Файл\Сохранить как», в поле «Тип файла» выбрать «Шаблон документа» и присвоить шаблону какое-то имя.

Лекция № 5