Форматирование чисел текстовым форматом

Чтобы отображать в ячейках символ 0 (нуль), например, если ячейка содержит номер счёта "Основные средства" – 01, лучше заранее отформатировать ячейки, в которые нужно вве­сти числа в текстовом формате.

1. Выделите ячейки, которые следует отформатировать.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, затем вкладку " Число ".

3. В списке "Числовые форматы" выберите формат "Текстовый".

Примечание. Можно быстро ввести число в текстовом формате, если начать набор с апострофа (').

Ввод текста

• В MS Excel текстом является любая последова­тельность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интер­претируются как текст:

10АА109. 127АХУ. 12-976, 208 4675.

• Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, используйте команду Ячейки (вкладка " Выравнивание ") в меню Формат. В обычном режиме в ячейке видны только те символы, ко­торые помешаются по ширине столбца. Чтобы показать весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, уста­новите флажок "Переносить по словам" на вкладке " Выравнивание "

• Чтобы ввести текст в формулу, нужно заключить вво­димые символы в двойные кавычки, например, формула

="Итоги за "&1995 вернет текст "Итоги за 1995".

• Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите комби­нацию клавиш [Alt]+[Enter].

Ввод одного и того же значения

од­новременно в несколько ячеек

1. Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

2. Введите данные и нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[Enter].

Ввод и изменение одного и того же значения

на не­скольких листах

1. Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

Для этого необходимо:

Чтобы выбрать	Сделайте следующее
Отдельный лист	Укажите ярлычок листа.
Два смежных листа или более	Укажите ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу Shift, укажите ярлычок последнего листа.
Два несмежных листа или более	Укажите ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу Ctrl, укажите ярлычки остальных листов.
Все листы книги	Установите указатель на произвольный ярлычок листа и нажмите правую кноп­ку мыши. Затем выберите команду «Выбрать все листы» в контекстном меню.

 

2. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

3. Введите данные в первую выделенную ячейку или измените их.

4. Нажимайте клавишу [Enter] для перемещения внутри выделенного диапазона сверху вниз, клавиши [Shift]+[Enter] для перемещения снизу вверх, [Tab] для перемещения слева направо, [Shift]+[Tab] для переме­щения справа налево. На всех выбранных листах данные будут введены одно­временно.

Примечание. Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки на других листах. Выберите лист, со­держащий введенные данные, и листы, на которые эти данные необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. В меню Правка выберите пункт Заполнить, затем команду По листам.

Ввод дат или времени суток

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести дату или время суток, и дважды нажмите кнопку мыши.

2. Если ячейка содержит данные, укажите в ней ту пози­цию, начиная с которой будет осуществлен ввод.

3. Наберите дату или время и нажмите клавишу [Enter]. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения вре­мени. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата.

Примечание. Чтобы ввести текущую дату, нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[;] (точка с запятой). Чтобы ввести текущее время, нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[Shift] +[:] (двоеточие).

В MS Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое рас­познавание, и универсальный формат ячейки изменяется на стандартный формат даты или времени. Этот формат зависит от последовательности набираемых при вводе символов. Если не происходит автоматическое распознавание формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст.

Примечание. При вводе даты можно использовать точку, наклонную черту или дефис в качестве разделителя, например, 09.01.95 или 9/01/95 пли Янв-95. Запятую можно использовать только в том случае, когда в качестве разделителя компонентов даты установлена запятая (Панель управления — Стандарты). В других случаях MS Excel воспримет последовательность символов как текст и не сможет производить с ними вычисления.

• Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, используйте пробел в качестве разделителя даты и време­ни.

• Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после времени отделенные пробелом бу­квы am или pm (a или p). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 pm, время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM (до полудня).

• Независимо от формата, используемого для представ­ления даты или времени, в MS Excel все даты сохра­няются как последовательные числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, следует изменить формат ячейки на "Общий".

• Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними в другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двой­ные кавычки. Например, формула ="5/12/98" - "3/5/98" воз­вращает результат, равный 68.

• В MS Excel для Windows использу­ется система отсчета дат с начала столетия. В этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. Чтобы изменить систему отсчета дат, в меню Сер­вис выберите команду Параметры, затем на вкладке " Вычисления " установите флажок "Система дат 1904". В этом случае числу 1 будет соответствовать дата 2 января 1904 г., как в MS Excel для Macintosh.