Архитектура Microsoft Access

Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день является одной из наиболее востребованных приложений для работы с реляционными базами данных.

В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними.

Рассмотрим подробнее основные объекты базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками или кортежами ). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц и запросов.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Событие – любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента управления (объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Visual Basic для приложений. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Создание базы данных

В Microsoft Access сначала создается пустая база данных, а затем в нее добавляются необходимые объекты: таблицы, формы, отчеты и др.

Для создания пустой базы данных надо выбрать команду Файл–>Создать (кнопка ), а затем в окне диалога Создание дважды щелкнуть по значку Новая база данных. После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка следует выбрать нужный диск и папку, например, диск E:, папка Мои даные. После этого в поле Имя файла (в нашем случае это «Пример1»)необходимо ввести имя новой базы данных. Access автоматически добавит к имени файла расширение.MDB. Теперь остается только нажать на кнопку Создать и на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 2.

Рис. 2. Окно новой пустой базы данных «Пример1»