Понятие бухгалтерской документации

Ни одна бухгалтерская проводка не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае она не будет иметь юридической силы, и наличие такой не- подтвержденной проводки (или нескольких таких проводок) может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если налоговые либо фискальные органы в процессе проведения проверки обнару- жат одну или несколько бухгалтерских проводок, к которым отсут- ствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.

· Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетно- сти. В этом случае дело может ограничиться наложением админи- стративного взыскания (как правило — штрафных санкций) на руко- водителя и главного бухгалтера предприятия.

· Злоупотребление служебным положением. Это уже более серь- езная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.

· Должностной (служебный) подлог. В данном случае об админи- стративном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.

· Сокрытие прибыли и иных доходов от налогообложения, не- уплата налогов. Здесь будет приниматься во внимание сумма наруше- ния. Если она относительно невелика, то, вероятнее всего, дело огра- ничится наложением штрафных санкций на руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также на само предприятие. Если же вели- чина суммы неуплаченных налогов подпадает под понятие «крупный размер» или «особо крупный размер», то это может послужить пово- дом для возбуждения уголовного дела по факту сокрытия прибыли от налогообложения и неуплаты налогов. При этом меры администра- тивного воздействия к нарушителям будут применены в любом слу- чае. Отметим, что в случае неуплаты налогов в крупном или особо крупном размере к предприятию могут быть применены меры, кото- рые существенно ограничат его деятельность либо вообще сделают ее осуществление невозможным. К таким мерам, в частности, относится наложение ареста на расчетный и иные счета предприятия в банках, арест складских помещений и хранящихся там товарно-материальных ценностей, арест имущества предприятия, и др.

В некоторых случаях отсутствие документального оформления бухгалтерских записей может расцениваться и иным образом, в зави- симости от специфики конкретной ситуации.

Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение бух- галтерских записей соответствующими документами могут быть остаточно суровыми. Что же представляет собой документация, без которой невозможно ведение достоверного бухгалтерского учета?

Документация — это элемент бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Например, осуществление с каким-либо контрагентом сделки купли-продажи в большинстве случаев подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт); платежный документ, подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно- материальные ценности (выполненные работы, указанные услуги); товарно-сопроводительный документ (накладная), подтверждающий факт поставки товарно-материальных ценностей (либо акт приемки выполненных работ или оказанных услуг); счет-фактура; приходный складской ордер (если речь идет о товарно-материальных ценно- стях). При этом важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы.

Первичные учетные документы

Первичный учетный документ — это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполно- моченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сде- лать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, прове- денное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными доку- ментами, а договор либо протокол согласования цен — нет.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в бухгалтерском уче- те любой хозяйственной операции. Он является законодательной ос- новой для создания бухгалтерской проводки.

Типовые формы первичных документов утверждаются законода- тельно соответствующими государственными органами и обяза- тельны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществ- ляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе ин- формации.

Каждый первичный документ должен иметь определенный пере- чень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемой им хозяйственной операции. Эти рек- визиты перечислены ниже.

· Название первичного документа (например, Платежное пору- чение, либо Товарно-транспортная накладная, либо Акт выполнен- ных работ и т. п.).

· Наименования организаций — участников хозяйственной опе- рации.

· Дата составления первичного документа.

· Номер документа.

· Содержание хозяйственное операции, которая оформляется данным документом. Это содержание должно хотя бы кратко отра- жать суть хозяйственной операции. Например, содержание операции для документа Платежное поручение можно сформулировать следу- ющим образом: Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2011 г. Для документа Акт списания товарно- материальных ценностей содержание можно сформулировать так: Списание в связи с истечением срока годности, и т. п.

· Сумма хозяйственной операции. Для товарно- сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (т. е. перечень товарно-материальных цен- ностей с указанием количества и цены каждой позиции).

· Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций — участников хозяйственной операции.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов пер- вичный документ считается недействительным и не может прини- маться к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечис- ленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяй- ственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.

Помимо первичных документов, в деятельности любого пред- приятия имеют большое значение и иные виды документов. Об этих видах документов рассказывается в следующем разделе.