Тема1.1 Документирование управленческой деятельности

Раздел 1 Исходные понятия и представления о делопроизводстве

Раздел 2 Оформление распорядительной документации

Раздел 3 Оформление документов по личному составу

Тема 3.1 Документация по трудовым отношениям

Классификация документов по трудовым правоотношениям. Приём работника на предприятие. Документирование приёма на работу, перевод, увольнение. Характеристика документов по личному составу. Нормативная основа трудовых отношений.

Оформлять личное заявление, приказ по личному составу, трудовую книжку, личную карточку ф. Т – 2.

Методические рекомендации

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:

по учету кадров;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1.

Процесс управления персоналом организации кроме оформления первичной учетной документации включает также выполнение следующих работ:

ведение трудовых книжек;

формирование и ведение личных дел;

подготовку и передачу дел в архив организации;

хранение дел службы персонала в архиве организации.

Вопросы для самопроверки:

1. Чем занимаются органы управления наряду с основной деятельностью?

2. Какие документы составляют группу документов по личному составу?

3. Перечислите документы, относящиеся к документам по личному составу.

4. С какого момента ведётся документация по личному составу?

5. Кто занимается на предприятии работой с кадрами?

Литература:

Басаков,, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления: Учебник /М.И.Басаков,, О.И. Замыцкова. – Ростов-н/Д: Изд-во «Феникс», 2006. – 352 с.

Практическое занятие № 4 «Документальное оформление приёма на работу»

Практическое занятие № 5 «Документальное оформление перевода и увольнения работников»

Практическое занятие № 6 Деловая игра «Работа в отделе кадров»

Раздел 4 Основы организации и технологии документационного обеспечения управления

Раздел5 Оформление претензионно-исковой документации

Раздел 6 Оформление договорно-правовой документации

Раздел 7 Основы механизации и компьютеризация процессов документационного обеспечения управления

Варианты контрольной работы

Таблица 1 Варианты контрольной работы

Начальная буква фамилии	Последняя цифра шифра
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	0
А, Б, В, Г	1, 70	2, 69	3, 68	4, 67	5, 66	6, 65	7, 64	8,  63	9,  62	10, 61
Д, Е, Ж, З	20, 60	19, 59	18, 58	17, 57	16, 56	15, 55	14, 54	13, 53	12, 52	11, 51
И, К, Л, М	21, 50	22, 49	23, 48	24, 47	25, 46	26, 45	27, 44	28, 43	29, 42	30,  41
О, П, Р, С	40, 1	39, 2	38,  3	37, 4	36,  5	35, 6	34, 7	33, 8	32, 9	31,  10
Т, У, Ф, Х	41, 11	42, 12	43, 13	44, 14	45, 15	46, 16	47, 17	48, 18	49, 19	50, 20
Ц, Ч, Ш, Щ	60, 21	59, 22	58, 23	57, 24	56, 25	55, 26	54, 27	53, 28	52, 29	51, 30
Э, Ю, Я	61, 31	62, 32	63, 33	64, 34	65, 35	66, 36	67, 37	68, 38	69, 39	70,  40

 

Теоретические вопросы

1. Общие требования к оформлению документов, их значение.

2. Приказы, виды приказов, типовой формуляр, особенности оформления.

3. Акт, виды, типовой формуляр, особенности оформления.

4. Регистрация документов.

5. Докладная записка, типовой формуляр, особенности оформления.

6. Работа с поступающей корреспонденцией.

7. Протокол, виды протоколов, особенности оформления.

8. Обработка отправляемой корреспонденции.

9.Служебные письма, разновидности, типовой формуляр, особенности оформления.

10. Исполнение документов.

11. Объяснительная записка, типовой формуляр, особенности оформления.

12. Контроль исполнения.

13. Составление и оформление договоров.

14. Номенклатура дел.

15. Оформление претензионно-исковой документации.

16. Оперативное хранение документов.

17. Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование лично­го дела.

18. Подготовка документов к архивному хранению.

19. Оформление кадровой документации.

20. Работа с внутренними документами.

21. Документ, его определение, составные части.

22. Виды документов в делопроизводстве. Классификация документов.

23. Основные реквизиты документов, формуляр документа.

24. Бланк документа. Виды бланков.

25. Виды корреспонденции на предприятии. Корреспонденция входящая, исходящая и внутренняя.

26. Значение и общая характеристика организационно – распорядительной документации, ее виды.

27. Характеристика и состав организационных документов.

28. Характеристика и состав распорядительных документов.

29. Характеристика и состав справочно – информационных документов.

30.Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям.

31. Приказы по личному составу, правила их оформления.

32. Порядок оформления трудовых книжек работников.

33. Порядок оформления личных дел, контрактов, заявлений.

34. Значение и общая характеристика документов по денежным и финансово – расчетным операциям.

35. Составление и оформление организационно – распорядительных документов финансового характера: служебных писем, актов, справок, доверенностей.

36. Реквизиты документов, используемых в системе расчетов с банком, требования к их оформлению.

37. Значение и общая характеристика документов по коммерческой деятельности предприятия. Документация по товарным операциям.

38. Порядок оформления документации по коммерческой деятельности предприятия (договор поставки, протоколы разногласий к договорам, исковые заявления,  претензионные письма, накладные)

41. Исковое заявление, виды и правила их оформления.

42. Структура и функции служб делопроизводства.

43. Организация документооборота на предприятии. Документопотоки, их виды.

44. Регистрация документов.

45. Контроль исполнения документов.

46. Номенклатура дел, виды номенклатур. Порядок составления и оформления.

47. Формирование дел в делопроизводстве.

48. Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения.

49. Компьютеризация делопроизводства на предприятии. Требования к оформлению  машинописных документов.

50. Оформление писем.

51. Оформление телеграмм и телефонограмм.

52. Прием и регистрация входящей корреспонденции.

53. Прием и регистрация исходящей корреспонденции.

54. Экспертиза ценности дел и документов.

55. Правила составления и оформления договоров и необходимых приложений к ним.

56. Обработка документов, создаваемых в организации.

57. Развитие информационных технологий и документов.

58.Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

59. Нормативно – правовая база документационного обеспечения управления.

60. Системы и формы документов.

61. Управление составом документов организации.

62. Технологии работы с конфиденциальными документами.

63. Техническое оснащение рабочих мест для работы с документами.

64. Протокол, реквизиты протокола.

65. Справка, реквизиты справки.

66. Правила оформления приказа по личному составу.

67. Опись документов и составление описи дел.

68. Виды и регистрация обращений граждан.

69. Классификация документов.

70. Краткая история становления и развития делопроизводства в России.

Практические задания

1. Оформить справку о заработной плате с места работы с указанием сред­ней заработной платы в месяц.

2. Составить штатное расписание д/с № 3 «Алёнушка». Заведующая - 1, оклад – 15 000 руб., бухгалтер - 1, оклад – 10 000 руб., методист - 1, оклад – 8 000 руб., мед. работник - 1, оклад – 7 000 руб., муз. руководитель - 1, оклад – 6 000 руб., воспитатель - 7, оклад – 5 000 руб., кладовщик - 1, оклад – 4 800 руб., пом. воспитателя - 7, оклад – 4 500 руб., повар - 3, оклад – 5 000 руб., ночной сторож -2, оклад – 4 500 руб. Районный коэффициент - 30%.

3. Составить письмо-напоминание о задолженности.

4. Составить приказ о назначении на должность главного бухгалтера ЗАО «Венера» Петрову А.Г., ввиду увольнения главного бухгалтера Овсову Т.П. по собственному желанию. Приказ вступает в силу в 01.01.20_.

5. Написать заявление о приеме Вас на работу бухгалтером в коммерче­скую фирму.    

6. Составить протокол заседания профкома АО Сарсинский о наруше­нии трудовой дисциплины начальником цеха № 3 Вилисовым А.И. Присутство­вали члены профкома: Иванов А.Г., Сидоров Г.Д., Гилев С.П. Приглашенные - директор АО Сарсинский Кривоногов Г.Д. и зам.директора Бикурин Е.А. По вопросу выступил председатель профкома Сидоров Г.Д., в своем выступ­лении он доложил, что начальник цеха №3 неоднократно находился на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии, показывая дурной пример своим подчи­ненным. Предложил объявить выговор Вилисову А.И. с занесением в личное дело, а при последующем нарушении трудовой дисциплины отстранить его от занимаемой должности. Расположить на общем бланке. 

7. Оформить акт списание имущества.

8. Составить докладную записку о том, что инженер предприятия «Рябина» Попов И.К. прибыл из командировки в филиал этого предприятия в г. Белово. Командировка имела цель проверки выполнения техники безопасности. В ходе проверки установлено, что не все рабочие обеспечены каска­ми и рукавицами. Расположить на общем бланке предприятия «Рябина». Поставить на контроль, наложить резолюцию.

9. Оформить приказ о приеме Вас на работу.

10. Составить объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины. Бухгалтер фирмы «Сириус» Конева И.И. опоздала на работу на 1 час, так как автобус, на котором она ехала на работу, попал в «пробку», а затем сломался.

11. Оформить телефонограмму.

12. Составить договор купли-продажи партии газированной воды «Тархун» в количестве 22 ящиков (4000 бутылок) по цене 15 руб. за бутылку сроком на 14 дней, в котором продавец обязуется обеспечить товар сертификатом качества и доставить его на склад покупателя в течение двух дней после предоплаты. Покупатель обязуется обеспечить предоплату в размере 75% от общей суммы до 01.03.20_ и 25% - в течение десяти дней после получения товара, плюс 1% от суммы за каждый день просрочки платежа. За нарушение условий договора сторонами предусмотрен штраф в размере 30% от всей суммы договора, плюс 3% от суммы за каждый день просрочки доставки товара. При условии форс мажорных обстоятельств стороны претензий друг к дру­гу не имеют. Споры рассматриваются в существующем порядке: продавец ЗАО «Лира»; покупатель АО «Русь».

13. Оформить свое резюме.

14. Составить акт на списание материальных ценностей в АО «Велта». Ос­нованием служит приказ директора АО «Велта» № 64 от 25.12.20_ г. о про­ведении инвентаризации материальных ценностей, находящихся на ответст­венном хранении у материально-ответственного лица Петрова С.П. Комиссия провела инвентаризацию и установила, что в связи с износом, поломкой и не­возможностью дальнейшего использования следует списать запасные части к автомобилю ВАЗ-21099: лампочку в фару 1 шт. по цене 40 рублей; ремень ге­нератора 1 шт. по цене 300 рублей; фильтр масляный 1 шт. по цене 320 рублей.

15. Оформить приказ по основной деятельности о создании нового отдела по обслуживанию международных перевозок в ОА «Лидер».

16. Составить справку о том, что В.И.Павлов работал в ЗАО «ВЕНС» техно­логом с 15.01._ по 01.09._. Его средний заработок за последний год работы составил 15000 руб. в месяц. Адресовать в отдел социальной защиты населе­ния Беловского района города Белово. Расположить на бланке для письма, отметив, что имеется приложение на двух листах.

17. Составить акт ревизии кассы.

18. Составить гарантийное письмо на имя первого руководителя банка «За­ря» с просьбой о предоставлении беспроцентного кредита в 12 млн. руб. сро­ком на один год для приобретения трех автомобилей «ГАЗ-3110». Адресант ЗАО «ВЕНС». Зарегистрировать как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело.

19. Протокол собрания трудового коллектива.

20. Составить договор между частным предприятием «Сатурн» в лице его директора Смирнова А.П. и частным предпринимателем Ивановым И.Н. о вы­полнении слесарных работ. ЧП «Сатурн» обязуется: 1) подготовить объекты работы; 2) обеспечить необходимым материалом. ЧП Иванов И.Н. обязуется: 1) сменить замки в дверях; 2) заменить краны; 3) выполнить работу в течение 14 дней со дня заключения договора. Споры по настоящему договору рассматриваются в существующем поряд­ке. ЧП «Сатурн» обязуется заплатить ЧП Иванову И.Н. 7000 рублей не позднее 7 дней после приема работы. ЧП «Сатурн» выплачивает штраф 10% от суммы и пеню в размере 1% за каждый просроченный день. Договор действует с 01.01.20_ по 15.01.20_. Юридический адрес ЧП «Сатурн»: ул. Студенческая. д.30, г.Белово, 614600. Расчетный счет 00000 в Коммерческом банке «Заря», ИНН 00000, БИК 00000,  кор.счет 00000.  Адрес ЧП Иванова И.Н.: ул. Мира. д., кв.2, г.Белово, 614600. Паспорт серии ХП-ВГ № 677935. Выдан ОВД г. Белово 11 мая 1980 г.

21. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибир­ский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроиз­водству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской федерации, утвержденной распоряжением Правительства Рос­сийской федерации от 24.06.1992 № 1118-р, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцеля­рией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспе­чить методическое руководство организацией делопроизводства на пред­приятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

22. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установ­лении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), кото­рые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты укажите самостоятельно.

23. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.20_ по 01.09.20_. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном со­стоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излиш­ки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускает­ся необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных час­тей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход, припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яков­левым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 15 000 руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

24. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о непра­вильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты от­пуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

25. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по про­верке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсут­ствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета до­веренностей.

26. Составьте приказ об итогах работы с документами в 20_ г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требователь­ность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внима­ние руководителей на повышение требовательности к работникам в части. работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за дело­производство, на разработку мер по улучшению этой работы.

27. Напишите проект приказа директора Завода точного машинострое­ния о премировании работников планово-экономического отдела за дос­рочную разработку финансового плана. Премия выдается из фонда матери­ального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

28. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах ин­вентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных ма­териалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Осталь­ные данные определите по своему усмотрению.

29. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании произ­водства строительных материалов для строительства жилых домов. На со­брании была заслушана информация председателя о возможности созда­ния такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было приня­то решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

30. Составьте краткий протокол производственного совещания работ­ников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на кото­ром был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения производственное совещание приняло ре­шение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

31. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.20_ о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.20_ «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы от­дыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 20_ года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за ис­ключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабо­чими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 20_ г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого чис­ла следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

32. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об ито­гах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ за­вода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую ра­боту пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной пла­ты. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работни­ков бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный рас­чет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

33. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, по­ступившего в адрес предприятия два месяца назад.

34. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую про­дукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

35. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю пред­приятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

36. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного пред­ставления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

37. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю пред­приятия о необходимости централизации расчетов с работниками пред­приятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной за­писке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных ра­ботников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.           

38. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела, руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.       

39. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

40. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

41. Составьте приказы; а) о приеме на работу бухгалтером 'Ивано­вой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостаю­щие реквизиты укажите самостоятельно.

42. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего пред­приятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института на­родного хозяйства.

43. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государ­ственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

44. Напишите заявление о предоставлении Вам административного от­пуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите само­стоятельно.

45. Напишите автобиографию, необходимую для оформления докумен­тов при поступлении на работу.

46. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по соб­ственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вслед­ствие недостаточной квалификации.

47. Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Ос­тальные реквизиты укажите самостоятельно.

48. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

49. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

50. Составьте доверенность от собственного имени на получение заработной платы в кассе предприятия другим лицом.

51. Составьте проект приказа по вопросам общей деятельности на предприятии, где вы работаете.

52. Составьте своё резюме.

53. Оформить трудовой договор.

54. Составьте докладную записку на имя руководителя предприятия о нарушении производственной дисциплины.

55. Составьте акт на уничтожение документальных материалов, подлежащих уничтожению.

56. Составьте и оформите расписку (информация по Вашему усмотрению).

57. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии предприятии, где Вы работаете.

58. Составьте письмо – просьбу (информация по Вашему усмотрению).

59. Составьте проект приказа руководителя по личному составу на предприятии, где Вы работаете.

60. Составьте протокол общего собрания коллектива ООО «СТРАУС». На собрании рассматривались вопросы об организации летнего отдыха сотрудников и о переходе на новую систему премирования.

61. Составьте приказ о возложении обязанностей на время болезни Гудковой О.Г. на Дорофееву Н.К..

62. Составьте указание о графике отпусков на 200__г. на предприятии где Вы работаете.

63. Составьте распоряжение о проведении ремонтных работ на предприятии ОАО «ПРИМУС».

64. Составьте сдаточную опись структурного подразделения (главная бухгалтерия) на предприятии где вы работаете.

65. Составьте письмо – приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 20_ года. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран среднего и ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно – технической информацией и заключить выгодные сделки.

66. Составить штатное расписание и структуру штатной численности персонала предприятия ООО «Шанс». Месячный фонд заработной платы 500000 рублей, остальные реквизиты укажите самостоятельно.

67. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юникс» предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты свои.

68. Составьте положение о структурном подразделении органа управления для АО «Спектр», директор АО Харитонов В.Я., остальные реквизиты укажите самостоятельно.

69. Составьте должностную инструкцию для секретаря – референта АО «Белом», директор фирмы Спиридонов А.В., остальные реквизиты укажите самостоятельно.

70. Составьте должностную инструкцию для секретаря – референта АО «Белом», директор фирмы Спиридонов А.В., остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5 Перечень вопросов для проведения промежуточной аттестации

Классная контрольная работа состоит из 2-х заданий.

1–е задание - тестирование

Студентам предлагается ответить на 20 тестовых заданий, на это отводится 20 минут. Тестовые задания разнообразны и включают: выбор единственного варианта ответа.

Тестирование проводится по темам:

- Документирование управленческой деятельности

- Система организационно – распорядительной документации

- Организация работы с документами

Критерии оценки:

17-20 верных ответов – оценка «отлично»

11-16 верных ответов – оценка «хорошо»

5-10 верных ответов – оценка «удовлетворительно»

Менее 5 верных ответов оценка «неудовлетворительно»

2 – е задание - практическое.

Дан оформленный документ, в нем необходимо найти ошибки и несоответствия в оформлении на основании требований ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Пример практического задания

ЗАО «Информационные системы»
Приказ 10.04.2009 г. № 32 Москва
О мерах по обеспечению сохранности документов
В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Петров П.П. Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С. 2Начальник отдела кадров Васильева В.В. 3. Менеджер Романова Р.Р.
2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акта проверки до 25.04.2009 г.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ф.И. Егорову.
Директор	И.И. Иванов
Начальник общего отдела А.Д. Казакова 10.04.09.
Павлов
123 45 67

 

Найденные ошибки выделены курсивом, студентам предлагается подчеркивать найденные ошибки и давать комментарии по оформлению, например:

Документ содержит признаки оформления реквизитов и по продольному и по угловому признаку. Необходимо оформлять документ по какому – либо одному варианту.

Название документа должно быть написано заглавными буквами

Дата 10.04.2009 г. – оформлена неверно, так как буквы г. быть не должно

В некоторых фамилиях инициалы расположены после фамилии

Дата 10.04.09 написана неверно, так как год нельзя писать 09 необходимо писать 2009.

ГЛОССАРИЙ

А

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автоматизированное делопроизводство — делопроизводство с примене­нием программного обеспечения, автоматизирующего согласование, ре­гистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.

Автоматизированная информационная система - информационная систе­ма, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Авторский признак - группировка в деле документов одного автора.

Адресат — лицо или организация — получатель документа.

Адресование документа — указание получателя документа путем про­ставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждаю­щий конкретные факты, события или действия.

Акцепт - принятие предложения о заключении договора (контракта) одной из его сторон.

Архив — организация или структурное подразделение, осуществляю­щие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивное хранение — хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.

Б

Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, иденти­фицирующими автора официального письменного документа.

В

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Владелец сертификата ключа электронной подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень доку­ментов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ — документ, поступивший на предприятие.

Выписка из документа — заверенная копия части документа.

Г

Гарантийное письмо — служебное письмо, подтверждающее обещание выполнить взятые обязательства (по оплате, предоставлению услуг и т.п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и органи­зации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального до­кумента, свидетельствующий об особом характере информации, ограни­чивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подпи­сания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - от­расль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ — документ, поступивший из вышестоящей ор­ганизации и содержащий указания к действию.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Докладная записка - документ, адресованный руководству и содержа­щий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста­вителя.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официаль­ными документами. Синоним термина «делопроизводство».

Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование - запись информации на различных носителях по
установленным правилам.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на ма­териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоя<