Системы документации: распорядительная, организационная, информационно-справочная

Распорядительная документация

Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

Приказ — это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стра­тегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными долж­ностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизиты продольного (или углового) бланка с указа­нием названия вида документа, даты выхода и номера приказа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизиты согласования и визирования, отметки об исполнении документа, отметки для авто­матического поиска документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИ­КАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля (нулевого положения табулятора) прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ста­вится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает не­сколько разнохарактерных действий, то его распоря­дительная часть делится на пункты, а иногда и на под­пункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или струк­турного подразделения, затем в сжатой, четкой форму­лировке излагаются предписываемые действия и ука­зываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется кон­троль за исполнением приказа. Макет построения при­каза на продольном бланке приведен на рис. 10¹.

При оформлении приказов и других ОРД внутрен­него хождения на чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяется угловое расположение постоян­ных реквизитов. При этом используется минимальное их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производится флаговым мето­дом (от линии левого поля) по приведенному примеру. Остальные реквизиты оформляются идентично прика­зу на бланке с продольным их расположением.

 

ТОМСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

10.04.2001 №22

О научно-исследовательской работе на 2001/2001 уч. год.

Как оформить выписку из приказа?

Зачастую ответственному исполнителю для рабо­ты не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста пе­чатается та часть приказа, которая касается непосред­ственно конкретного исполнителя. Выписка оформля­ется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем.

Как оформить распоряжение?

Распоряжение — правовой акт, издаваемый еди­нолично руководителем организации и его заместите­лями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных воп­росов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Как. правило, распоряжение оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположе­ния постоянных реквизитов при их минимуме.

Как оформить указание?

Указание — организационно-правовая форма уп­равленческого решения, оформляемая в виде распоря­дительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения при­казов, инструкций и других документов. Может изда­ваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руко­водители, действующие на правах единоначалия в пре­делах их компетенции.

Наиболее распространенным вариантом оформле­ния указаний является распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной де­ятельности.

Как оформить решение?

Решение — распорядительный документ коллеги­ального органа управления (Совет директоров АО, Уче­ный Совет и т.п.). По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению указания.

Как оформить постановление?

Постановление — правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государ­ственной власти, комитетами и комиссиями, образуе­мыми при органах власти (административные, наблю­дательные, по делам несовершеннолетних и др.). Постановление оформляется на общем бланке.

ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ