Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифра­ми без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:

Приложение 2

К приказу директора института 18.11.2008 № 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядитель­ным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставля­ется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.).

КОММЕНТАРИЙ:

- Гриф приложения - это реквизит официального до­кумента, указывающий на связь приложения с основным документом. Основным является документ, положения ко­торого приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет, обосновывает⁸.

В отличие от реквизита "Отметка о наличии прило­жения" гриф приложения проставляется на прилагаемом документе.

Приложением А "Схема расположения и размеры реквизитов" к СТБ 6.38-2004⁹ для оформления реквизи­тов "Гриф приложения" и "Гриф утверждения" на до­кументе предусмотрено одно и то же вместо. Это означа­ет, что указанные реквизиты являются взаимоисключаю­щими, то есть на одном документе может быть оформлен только один из указанных реквизитов.

На этом основании частью пятой пункта 58 Инструк­ции установлено, что на приложениях, утверждаемых рас­порядительным документом или протоколом, вместо гри­фа приложения оформляется гриф утверждения. Гриф ут­верждения оформляется на приложениях и в тех случаях, когда в тексте утверждающего документа использованы .формулировки "Утвердить прилагаемый..." или "Ут­вердить... (прилагается)".

- Гриф приложения, как правило, проставляется на приложениях к организационным и справочно-информационным документам. Например, заголовочная часть пе­речня документов организации, подлежащих утвержде­нию¹⁰, включенного в качестве приложения в Инструкцию по делопроизводству в организации, будет оформлена сле­дующим образом:

ПЕРЕЧЕНЬ                        Приложение 4

документов,                       к Инструкции по делопроизводству

подлежащих утверждению в Открытом акционерном обществе "Меридиан"

Гриф утверждения, как правило, проставляется на при­ложениях к утверждающим их распорядительным доку­ментам и протоколам. Например, заголовочная часть пе­речня документов организации, подлежащих утверждению, утвержденная приказом руководителя организации, будет оформлена следующим образом: ПЕРЕЧЕНЬ    УТВЕРЖДЕНО

документов,                                   Приказ директора Открытого

подлежащих утверждению акционерного общества "Меридиан"

14.01.2011 №34

Приложениями к распорядительным документам, на ко­торых проставляется гриф утверждения, как правило, явля­ются формы, бланки и т. п., а также документы справочно-информационного характера (перечни сведений, воп­росов и т. п.).

Частью шестой пункта 58 Инструкции установле­но, что документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов ("Название вида документа", "Заголовок к тексту" и др.). Данное правило применяется независимо от того, проставляется на приложении гриф приложения или гриф утверждения.

В приведенных выше примерах название вида прилага­емого документа ("перечень") и заголовок к его тексту ("до­кументов, подлежащих утверждению") оформлены с уче­том требований пунктов 35, 45 и 54 Инструкции.

5. На документах, пересылаемых с сопроводительны­ми письмами (распорядительных, организационных, планово-отчетных и др.), гриф приложения не оформляется.

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверж­дения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа прово­дится с организациями и должностными лицами. Со­гласование может проводиться как внутри организа­ции - со структурными подразделениями и должност­ными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

КОММЕНТАРИЙ:

- Пунктами 16 и 57 Инструкции установлено, что подготовка документа включает составление и офор­мление проекта документа, его подписание, при необ­ходимости - согласование (визирование), утверждение. Проект документа представляется на подпись уполномо­ченному должностному лицу полностью оформлен­ным, проверенным, согласованным.

- Согласование документов может проводиться внут­ри организации - со структурными подразделениями и дол­жностными лицами, и вне ее - с подчиненными и непод­чиненными организациями.

Согласование с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами организации, в которой подготовлен проект документа, называется внут­ренним согласованием и оформляется реквизитом "Визы". Согласование с заинтересованными сторонни­ми организациями и должностными лицами сторонних организаций называется внешним согласованием и офор­мляется реквизитом "Гриф согласования".

3. Частью второй пункта 59 Инструкции установ­лено, что согласование документов производится в не­обходимых случаях.

Согласование документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к воп­росам, содержащимся в проекте документа, а также в случа­ях, когда требуется экспертиза документа на предмет его со­ответствия действующим нормативным правовым актам.

При решении вопроса о необходимости согласования проекта документа и определении согласующих инстанций (организаций, должностных лиц) необходимо руководство­вать требованиями нормативных правовых актов Респуб­лики Беларусь, которые в ряде случаев устанавливают со­ответствующие нормы. В частности, частью восьмой пункта 61 Инструкции установлено, что перечень инстан­ций, осуществляющих внутреннее согласование проекта документа, определяется его составителем, исходя из со­держания документа и требований нормативных право­вых актов". Статьей 48 Закона Республики Беларусь "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" определено, что проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными госу­дарственными органами (организациями), если такое согла­сование является обязательным в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь, а также если в норматив­ном правовом акте содержатся нормативные правовые предписания и (или) поручения, касающиеся других госу­дарственных органов (организаций)¹².

Особые правила согласования некоторых видов и раз­новидностей документов установлены актами законодатель­ства Республики Беларусь. Например, пунктом 100 Инст­рукции установлено, что проекты распорядительных до­кументов в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой организации. Согласно Пример­ному положению о юридической службе государствен­ной организации, утвержденному постановлением Сове­та Министров Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 2070, юридическая служба организации должна согла­совывать (визировать) проекты приказов и других докумен­тов правового характера, представляемых на подпись руко­водителю, проекты нормативных правовых и иных актов, вносимых в государственный орган, в подчинении которого находится организация, проекты договоров, заключаемых организацией, в том числе с субъектами предпринимательс­кой деятельности'³. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной влас­ти и управления, учреждений, организаций и предприя­тий Республики Беларусь, утвержденные решением кол­легии Государственного комитета по архивам и делоп­роизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5¹⁴, определяют порядок согласования номенклатуры дел организации, архивных описей документов, актов о вы­делении к уничтожению документов, не подлежащих хра­нению, и др.

 

- Предварительный государственный стандарт Республи­ки Беларусь СТБ П 2059-2010 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / Утвержден и введен в дей­ствие постановлением Государственного комитета по стан­дартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19. - Минск: Белстандарт. - С. 5.

- См пункты 18,52,62 Инструкции и комментарий к ним.

 

- См. пункт 15 Инструкции и комментарий к нему.

- Методические указания по практическому примене­нию СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документа­ции Республики Беларусь. Система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению документов" / Авт.-раз. Э.Н.Давыдова, Н.А.Капмоле, А.Е.Рыбаков. - Минск, Бел- НИИДАД 2005. - С. 18.

- Национальный реестр правовых актов Республики Бе­ларусь, 2010 г., № 201, 8/22692.

- См. пункт 15 Инструкции и комментарий к нему.

- Таким документом уполномоченного органа может яв­ляться постановление или решение.

- См. пункт 56 Инструкции и комментарий к нему.

⁴ Государственный стандарт Республики Бела­русь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы докумен­тации Республики Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов" / Утвержден и введен в действие постановле­нием Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69. - Минск: Госстандарт. - С. 14.

- См. пункт 52 Инструкции и комментарий к нему.

- См. пункт 61 Инструкции и комментарий к нему.

- Национальный реестр правовых актов Республики Бе­ларусь, 2000 г., № 7,2/136; 2002 г., №7,2/830; 2004 г., № 175, 2/1070; 2005 г., № 179, 2/1152, 2006 г., № 86, 2/1216, 2006 г., № 107,2/1235,2007 г., № 118,2/1309,2008 г., № 184,2/1507; 2009 г., № 161,2/1583.

- Национальный реестр правовых актов Республики Бе­ларусь, 2009 г., № 79, 5/29472.

- Минск: БелНИИДАД, 1997. - 184 е.; зарегистрирова­ны в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 24.08.2001, № 8/6918.

Андрей Рыбаков директор БелНИИДАД, кандидат исторических наук (Продолжение следует)