Приказы по организационным вопросам.

Структура делопроизводства.

Документирование – это запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации – это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации с указанием срока их хранения.

Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Стадии документооборота:

Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление), сортировка, регистрация, рассмотрение документа руководителем, наложение резолюций.

Непосредственное исполнение документов (составление черновиков, утверждение, техническое изготовление).

Отправка документов и корреспонденции.

Контроль и проверка исполнения документов.

Хранение документов.

История делопроизводства.

Термин делопроизводства появился на территории Беларуси в конце 18 начале 19 века одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрения российских принципов в них. Возник термин в XVI веке в центральных органах управления Российского государства, который называется приказом. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов в приказах назывался производством дел.

 

4. Организационные формы делопроизводства. Учитывая объем документооборота, характер работы предприятия, его территориальное размещение, структуру, квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей каждое предприятие выбирает форму организации работы с документами:    1. форма централизованная – все операции с документами выполняются в одном структурном подразделении. 2. децентрализованная - все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации. 3. смешанная организационная форма. Прием, отправку, контроль, исполнение документов осуществляет канцелярия, остальные операции (регистрация, оформление, составление документов, формирование дел) - структурные подразделения. 7. Функции документа Функция документа - это целевое назначение, присущее только ему. 1 Информационная функция включает запечатление (фиксация), сохранение, передачу информации. 2. Социальная функция – это отражение в документе информации о продажах, происходящих в обществе или информации о месте, роли и деталях конкретного человека в обществе. 3. Коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры: 2 категории документов: а) документы, ориентированные в определенном направлении – сверху вниз (от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному). б) снизу вверх (от подчиненного к руководителю) – это документы двухстороннего действия. 4. Правовая функция- это функция фиксации закрепления и изменения норм и правоотношений. 5. Функции учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.   8. Унификация документов Унификация документов заключается в установлении единообразия, состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводиться в целях сокращения их количества, типизации форм, снижение трудности обработки, более эффективного применении техники и ЭВМ. Разработанные унифицированные формы документов объединяются в унифицированную систему документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Задачи УСД 1. Обеспечение методического и организационного единообразия в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов; 2. Сокращение количества существующих форм документов; 3. Упорядочение информационных потоков. Роботы по унификации документов включают: 1. Установление номенклатуры действующих форм 2. Построение единой модели документов для группы однообразных задач с использованием формуляра-образца 3. Разработку структур документов 4. Создание общих орфографических правил построения документов 5. Определение методов контроля информации документа. УСД включает: Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документооборота. Межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственным стандартам, устанавливающие состав и содержание работ по унифицированным формам документов, которые принимаются организациями стран СНГ. Стандарты и руководящие документы РБ. Нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.   6.Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия. Документы классифицируются по разным признакам: 1. По способу фиксации информации: бумажные, электронные 2. По содержанию: первичные (фиксирующие исходные данные) и сводные документы (фиксируются данные из первичных документов). 3. По наименованию: приказы, письма, протоколы, решения, акты и др. 4. По месту составления: в нутренние и внешние документы 5. По срокам исполнения: срочные документы и не срочные документы, срок которых не устанавливается. 6. По происхождению: с лужебные (затрагивающие интересы организации) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными). 7. По гласности: обычные, секретные, для служебного пользования 8. По юридической силе: подлинные, подложные 9. По стадии создания: подлинник (документ, окончательно отредактированный соответствующим образом,оформленный и подписанный) и копия (полное воспроизведение подлинного документа, она заверяется подписями ответственных работников аппарата управления и печатью учреждения). 10. По срокам хранения: документы постоянного срока хранения, временного срока хранения до 10 лет, длительного срока хранения,свыше 10 лет.   5. Документ: его сущность и значение. Система рыночных отношений обуславливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важным носителем информации является документ Документ-это материальный объект с информацией, закрепленный человеком для ее передачи во времени и пространстве. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, органов их управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих изменений документов. 10. Понятие об организационных документах   Организационная деятельность учащихся выражается в разработке и утверждения комплекса организационно-правовых документов, содержащих правило, нормы, положения, устанавливается статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержания деятельности организации в целом, ее подразделений работников, их права, обязанности и другие аспекты. К организационно правовом документам относятся: - устав организации - положение об организации - инструкции по отдельным видам деятельности - штатное расписание - должностные инструкции работников и др. Организационно-правовые документы действуют до их отмены или утверждения новых.   12.Понятие документооборота, задачи. Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Он является составной частью ДОУ, цель которого – информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение, ранее созданной управленческой информации. Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение. Требования, которым должен отвечать документооборот организации:  – оперативность; – соблюдение единой схемы движения документов, утвержденная руководством организации; – использование унифицированных форм документов; – доступность оперативного контроля исполнения. Документооборот осуществляется в виде следующих документов: – входящие (поступающие); – исходящие (отправляемые); – внутренние, создаваемые организацией, не выходящие за ее пределы. Поток входящих документов делится на: Документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Подразделениями формируются потоки, которые на выходе из организации образуют исходящий поток документов. При проектированиеирациональных документопотоков в орг-ции составляют схему движения основных групп и видов документов.  

Распорядительные документы.

1. Решения. 2. Распоряжения.3. Приказы.

Приказы – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, иных республиканских органов государственного управления, местных администраций, организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Виды приказов

Оформление таблиц.

Нумерационный заголовок, т.е. слово < Таблица >, пишут без кавычек строчными буквами (первая буква – прописная). Порядковые номера таблиц нумеруются арабскими цифрами. Знак номера (№) не ставят. Нумерационный заголовок выравнивается по правому краю. Точку в конце нумерационного заголовка не ставят.

 Тематический заголовок оформляют центрированным или флаговым способом, точку в конце не ставят, отделяется от нумерационного заголовка 2 интервала от верхней ограничительной горизонтальной линии таблицы.

 Если тематический заголовок больше одной строки, то его делят на смысловые строки: каждая строка заголовка должна иметь законченный смысл. Переносы и сокращения в заголовке запрещаются.

Тематический заголовок от подзаголовка отделяется 2 интервалами.

Создаем таблицу одним из способов:

Простую таблицу с помощью кнопки «Добавить таблицу» стандартной панели инструментов. Указываем размеры таблицы с помощью линии выделяя нужное количество строк и столбцов.

Составную таблицу можно нарисовать с помощью кнопки «Таблицы и границы» вызвать панель, используя инструменты которой рисуем таблицу. 

Сложную таблицу можно составить из простой, объединяя и разбивая ячейки таблицы (команда Таблица - разбить ячейки, объединить ячейки).

а) Изменение размеров строк и столбцов таблицы

б) Обрамление таблицы

1. С помощью Формат - Границы и заливки

Тип: нет, рамка, сетка, всё, другая

Тип линии

Цвет

Ширина

Применить к: таблице

ячейке

абзацу

2. С помощью панели Таблицы и границы.

3. С помощью кнопки Границы панели Стандартная.

Заголовки в головке и боковике таблицы.

Головку и боковик заполняют заголовками.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номерам граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Текст заголовков можно форматировать также, как и текст:

Задавать размер шрифта (как установить размер шрифта во всей таблице);

Устанавливать шрифт и начертание;

Выравнивать по горизонтали и вертикали:

а) по горизонтали с помощью кнопок по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине панели форматирования;

б) по вертикали – используя панель Таблицы и границы с помощью кнопок «Выровнять по верхнему краю», «Центрировать по вертикали», «Выровнять по нижнему краю».

Изменить направление текста – аналогичная кнопка на панели инструментов «Таблицы и границы» или командой Формат/ Направление текста;

Для создания таблицы можно использовать автоформат. Для этого сначала создается пустая таблица нужного размера с помощью кнопки Добавить таблицу или команды Таблица/Добавить таблицу. Затем выполнить команду Таблица/Автоформат и выбрать нужный формат. ОК.

5. Единицу измерения или размерности, общую для всех показателей таблицы, выносят в тематический заголовок. Например: Искровые промежутки в воздухе, мм.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы (столбца или столбика).

Нумерацию строк и столбцов дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте.

Графа <Примечание> целесообразно в том случае, если имеют самостоятельные примечания к большинству строк.

14. Работа с исходящими документами.

Составление проекта исходящего документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка индекса на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра к делу.

Журнал исходящих внутренних документов

Дата и индекс документа, адресат(кому), краткое содержание док-та, заголовок, отметка об исполнении

Внутренние документы создаются и используются в данном учреждении, организации, предприятии.

Обращение внутренних документов на этапах их подготовки оформления организуются в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов. А на этапе исполнения- входящих.

Учет объема документооборота.

  Учет объема документооборота - означает учет и количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних) исходящих организацией за выбранный отрезок времени.

Результаты учета документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота необходимы при установлении структуры штатной численности службы ДОУ. Выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов определения степени загрузки службы и отдельных работников.

17.Расстановка переносов Сервис – Язык – Расстановка переносов – установить флажок перед Автоматическая расстановка переносов (или снять). Если расставляем в набранном тексте, то сначала выделить текст (например, Правка – Выделить всё). 11. Настроить режим «правописания» можно с помощью команды Сервис – Параметры и выбрать закладку Правописание.   12. Быстрое выделение слов – слово, строка, абзац, весь текст, понятие колонки маркировки. 13. Текст можно оформлять в виде колонок: 1) кнопка «Колонки» на панели инструментов Стандартная. Щелкнув по этой кнопке – выбираем количество колонок на странице (максимум 6). 2) командой Формат – Колонки: в одном окне указываем количество колонок (можно организовать так, что будет слева или справа одна колонка поменьше второй).   Приемы выделения отдельных частей текста. В некоторых работах необходимо обратить внимание на термины, впервые упоминаемые в тексте, сделать логическое, смысловое ударение, выделить правило, теорему, определение, выделить словарно - грамматические объекты и т. д. Для выделения есть 3 способа: 1) изменить начертания шрифта. На панели инструментов Форматирование щелкнуть по кнопке Ж, К или Ч. Для возврата к обычному шрифту еще раз щелкнуть по этой же кнопке. 2) письмо прописными буквами - для выделения отдельных слов. 3) письмо в разрядку рекомендуется для выделения отдельных слов и коротких фраз. При письме в разрядку, когда после каждой буквы в слове делается пробел в один удар, между словами, написанными в разрядку, и остальной частью текста делают пробелы в два-три удара. Знаки препинания после слов, написанных в разрядку, ставятся с пробелом в один удар, а следующее слово через 2-3 пробела. 4) для выделения абзаца – взять его в рамку Формат – Границы и заливка.

Структура делопроизводства.

Документирование – это запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации – это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации с указанием срока их хранения.

Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Стадии документооборота:

Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление), сортировка, регистрация, рассмотрение документа руководителем, наложение резолюций.

Непосредственное исполнение документов (составление черновиков, утверждение, техническое изготовление).

Отправка документов и корреспонденции.

Контроль и проверка исполнения документов.

Хранение документов.

История делопроизводства.

Термин делопроизводства появился на территории Беларуси в конце 18 начале 19 века одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрения российских принципов в них. Возник термин в XVI веке в центральных органах управления Российского государства, который называется приказом. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов в приказах назывался производством дел.

 

4. Организационные формы делопроизводства. Учитывая объем документооборота, характер работы предприятия, его территориальное размещение, структуру, квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей каждое предприятие выбирает форму организации работы с документами:    1. форма централизованная – все операции с документами выполняются в одном структурном подразделении. 2. децентрализованная - все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации. 3. смешанная организационная форма. Прием, отправку, контроль, исполнение документов осуществляет канцелярия, остальные операции (регистрация, оформление, составление документов, формирование дел) - структурные подразделения. 7. Функции документа Функция документа - это целевое назначение, присущее только ему. 1 Информационная функция включает запечатление (фиксация), сохранение, передачу информации. 2. Социальная функция – это отражение в документе информации о продажах, происходящих в обществе или информации о месте, роли и деталях конкретного человека в обществе. 3. Коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры: 2 категории документов: а) документы, ориентированные в определенном направлении – сверху вниз (от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному). б) снизу вверх (от подчиненного к руководителю) – это документы двухстороннего действия. 4. Правовая функция- это функция фиксации закрепления и изменения норм и правоотношений. 5. Функции учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.   8. Унификация документов Унификация документов заключается в установлении единообразия, состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводиться в целях сокращения их количества, типизации форм, снижение трудности обработки, более эффективного применении техники и ЭВМ. Разработанные унифицированные формы документов объединяются в унифицированную систему документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Задачи УСД 1. Обеспечение методического и организационного единообразия в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов; 2. Сокращение количества существующих форм документов; 3. Упорядочение информационных потоков. Роботы по унификации документов включают: 1. Установление номенклатуры действующих форм 2. Построение единой модели документов для группы однообразных задач с использованием формуляра-образца 3. Разработку структур документов 4. Создание общих орфографических правил построения документов 5. Определение методов контроля информации документа. УСД включает: Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документооборота. Межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственным стандартам, устанавливающие состав и содержание работ по унифицированным формам документов, которые принимаются организациями стран СНГ. Стандарты и руководящие документы РБ. Нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.   6.Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия. Документы классифицируются по разным признакам: 1. По способу фиксации информации: бумажные, электронные 2. По содержанию: первичные (фиксирующие исходные данные) и сводные документы (фиксируются данные из первичных документов). 3. По наименованию: приказы, письма, протоколы, решения, акты и др. 4. По месту составления: в нутренние и внешние документы 5. По срокам исполнения: срочные документы и не срочные документы, срок которых не устанавливается. 6. По происхождению: с лужебные (затрагивающие интересы организации) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными). 7. По гласности: обычные, секретные, для служебного пользования 8. По юридической силе: подлинные, подложные 9. По стадии создания: подлинник (документ, окончательно отредактированный соответствующим образом,оформленный и подписанный) и копия (полное воспроизведение подлинного документа, она заверяется подписями ответственных работников аппарата управления и печатью учреждения). 10. По срокам хранения: документы постоянного срока хранения, временного срока хранения до 10 лет, длительного срока хранения,свыше 10 лет.   5. Документ: его сущность и значение. Система рыночных отношений обуславливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важным носителем информации является документ Документ-это материальный объект с информацией, закрепленный человеком для ее передачи во времени и пространстве. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, органов их управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих изменений документов. 10. Понятие об организационных документах   Организационная деятельность учащихся выражается в разработке и утверждения комплекса организационно-правовых документов, содержащих правило, нормы, положения, устанавливается статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержания деятельности организации в целом, ее подразделений работников, их права, обязанности и другие аспекты. К организационно правовом документам относятся: - устав организации - положение об организации - инструкции по отдельным видам деятельности - штатное расписание - должностные инструкции работников и др. Организационно-правовые документы действуют до их отмены или утверждения новых.   12.Понятие документооборота, задачи. Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Он является составной частью ДОУ, цель которого – информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение, ранее созданной управленческой информации. Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение. Требования, которым должен отвечать документооборот организации:  – оперативность; – соблюдение единой схемы движения документов, утвержденная руководством организации; – использование унифицированных форм документов; – доступность оперативного контроля исполнения. Документооборот осуществляется в виде следующих документов: – входящие (поступающие); – исходящие (отправляемые); – внутренние, создаваемые организацией, не выходящие за ее пределы. Поток входящих документов делится на: Документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Подразделениями формируются потоки, которые на выходе из организации образуют исходящий поток документов. При проектированиеирациональных документопотоков в орг-ции составляют схему движения основных групп и видов документов.  

Распорядительные документы.

1. Решения. 2. Распоряжения.3. Приказы.

Приказы – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, иных республиканских органов государственного управления, местных администраций, организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Виды приказов

Приказы по организационным вопросам.

Издаются в случаях создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей, утверждения положений, инструкций, правил и иных подобных документов.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

Изучение существа и сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа;

Согласование проекта;

Подписание руководителем.