Предложения по оптимизации логистической системы управления запасами

 

Какой бы метод управления запасами не выбрала компания, существуют минимальные требования, чтобы данная система просто была управляемой и обеспечила возможность реализовать различные методы планирования запасов. Кроме того, их выполнение, как правило, сразу же непосредственно сказывается на уменьшении стоимости доставки и хранению товара. Эти требования касаются налаживания необходимой логистики операций, а также постановки управленческого учета. В этом плане в компании обязательно должны быть решены следующие задачи:

- уточнены объемные, пространственные и временные параметры запасов, стоимости хранения единицы запаса;

-  налажена система информационного мониторинга за состоянием запасов и непрерывного контроля нормируемых параметров;

-  уточнены реальные стоимости и время выполнения заказов, налажен управленческий учет параметров выполнения заказов и контроль хода их прохождения;

-  разработаны правила определения момента и объема заказа.

Мониторинг состояния запасов должен обеспечивать непрерывное сравнение нормативных параметров с фактическими, т.е. работать как «следящая система». Определение соответствующих объемных, пространственных и временных параметров запасов позволит перейти к оптимизации размещения товаров на складе, а, следовательно, к минимизации затрат. А расчет нормативных характеристик запасов (в натуральном выражении) позволит после постановки бюджетирования (формирования бюджетов закупок и хранения) перейти к оптимизации издержек, связанных с формированием и поддержанием запасов. Разработка правил определения момента и объема заказа, определение приоритетов при пополнении запасов позволит получить относительно простые способы регулирования параметров заказа. Другой важнейшей функцией управления запасами является контроль за ходом выполнения заказов, обеспечивающий обратную связь для принятия персоналом фирмы эффективных решений по закупкам.

Для достижения оптимальной работы фирмы, а так же для уменьшения накладных расходов связанных с хранением продукции необходимо решить следующие задачи:

оптимизировать и внедрить новые системы управления заказами;

- реорганизация складской системы с учетом выбранной системы управления заказами.

Довольно важным этапов в работе фирмы является определение количества потребителей, а так же прогнозирование спроса. До сегодняшнего момента времени работа в данном направлении велась довольно слабо, прогнозирование велось исходя из исторической информации, заказы велись хаотично и не упорядочено. Это привело к тому, что на складе накопилось большое количеств товара, что в свою очередь ведет к уменьшению оборачиваемости капитала, а значит, фирма терпит убытки.

Сегодня очень большой популярностью в логистике, особенно в управлении запасами, пользуется АВС-анализ. Он является простым и в то же время мощным инструментом анализа, позволяющим выявить объекты, требующие первостепенного внимания, что особенно актуально при дефиците управленческих ресурсов.

Первым, ключевым этапом АВС анализа является определение цели анализа. Важно понимать, что АВС-анализ не является самоцелью, это всего лишь инструмент, который при умелом обращении способен дать определенный результат. Одно и то же множество объектов анализа будет разделено на группы по-разному, в зависимости от цели анализа. В свою очередь, результат анализа должен быть правильно интерпретирован, иначе эффект от его проведения сводится к нулю.

Вторым этапом АВС-анализа является определение объектов анализа. Одну и ту же задачу можно решать при помощи воздействия на различные объекты управления, конечно, наибольший результат даст комплексное воздействие. Например, снизить запасы на складе компании можно следующими путями:

а) пересмотреть объем/интервал заказа по товарам группы А, объект анализа - ассортиментные позиции.

б) пересмотреть условия работы или сменить поставщиков группы А, объект анализа - поставщики компании.

в) пересмотреть условия работы с покупателями группы А, объект анализа - покупатели компании,

г) проанализировать складской запас и принять решение об активизации продаж по позициям со сверхнормативным остатком, объект анализа - опять ассортиментные позиции, но фактор будет иным.

На третьем этапе АВС-анализа необходимо определить факторы, на основе которых будет происходить дифференциация объектов анализа. Данный этап неразрывно связан со вторым: факторы определяются выбранными для анализа объектами. В рамках предыдущего примера можно обозначить следующие факторы:

а) объект анализа - ассортиментные позиции, возможные факторы: объем продаж по себестоимости, объем продаж в количественном выражении, доход от позиции, величина текущего или среднего остатка на складе.

б) объект анализа - поставщики компании, возможные факторы: величина текущего или среднего остатка на складе в разрезе поставщиков; объем оборотных средств, вложенных в работу с тем или иным поставщиком (а так же размер кредита, предоставляемого поставщиком); доходность средств, вложенных в работу с поставщиком.

в) объект анализа - покупатели компании, возможные факторы: объем продаж в разрезе покупателей, доход по каждому покупателю; объем дебиторской задолженности.

Четвертым этапом является формирование информационного массива для анализа. Современные информационные системы позволяют без проблем сформировать требуемый массив информации и даже выполнить все последующие действия автоматически, естественно, не без помощи программистов. Однако и на этом этапе можно столкнуться с трудностями, например: определение временного интервала данных для анализа, несоответствие данных реальному положению вещей (например, отсутствие продаж по позиции в результате дефицита) и т.п.

На пятом и шестом этапах производится оценка вклада каждого объекта в общий результат, ранжирование объектов в порядке убывания выделенного фактора, а также расчет нарастающего итога доли объектов в общем количестве в процентах (далее в сокращении ДО - доля объектов) и вклада этих объектов в общий результат в процентах (далее в сокращении ВР - вклад в результат). Это простые арифметические операции, с которыми не может возникнуть каких-либо затруднений.

Использование АВС-метода позволит определить накладные издержки, проследив их по операционным центрам и перенеся их поэлементно на продукцию, что дало возможность определить себестоимость единицы продукции наиболее точно.

Может сложиться мнение, что использование метода на Юнитрейд является решением всех проблем учета затрат, стоящих перед менеджерами. Безусловно, АВС-метод имеет ряд преимуществ, однако существуют и ограничения в его использовании.

АВС-метод улучшает систему учета затрат компании, приводя к более точным результатам. Во-первых, АВС увеличивает число учетных единиц, используемых для аккумуляции накладных расходов. Вместо аккумуляции расходов по всему предприятию они аккумулируются по цехам и отделам через выполняемые операции. Во-вторых, АВС изменяет базу, использующуюся для начисления накладных расходов на продукцию. Вместо использования прямых затрат труда в качестве такой базы используются другие базовые показатели, которые могут быть прослежены по продукции или выполняемым операциям. В-третьих, АВС изменяет восприятие менеджером многих видов накладных расходов, которые формально были непрямыми расходами (использование энергии, контроли качества, переналадка оборудования), однако прослеживались через определенные операции и таким образом были отнесены на себестоимость продукции.

Ниже на рисунке приведен сравнительный график использования времени на заказ и обработку заказа до внедрения метода и после.

 

Рисунок 7 - Сравнение процесса заказов до и после внедрения метода

 

Эффективность управления запасами позволяет ускорить оборачиваемость капитала и повысить его доходность, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть капитала, реинвестируя его в другие активы. Среди систем управления запасами в странах с развитой экономикой наиболее широкое применение получила «Система АВС». Согласно АВС - методу запасы сырья и материалов делятся на три категории по степени важности отдельных видов в зависимости от их удельной стоимости:

категории А включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного и скрупулезного учета и контроля (возможно даже ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

категории В составлена из трех видов товарно - материальных запасов, которые в меньшей степени важны для предприятия и которые оцениваются и проверяются при ежемесячном инвентаризации; для ТМЦ этой категории; как и категории А, приемлемы методики определения оптимального размера заказа;

категории С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов товарно - материальных запасов, закупаемых обычно в большом количестве. Проведенные АВС - классификации включает ряд этапов:

выбор критерия классификации;

расчет нарастающего итога значения критерия классификации;

выделение классификационных групп.

Группа А - объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет первые 50 % от общей суммы параметров.

Группа В - следу за группой А объекты, сумма долей с накоплением итогом которых, составляет от 50% до 80% от общей суммы параметров.

Группа С - о объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 80 % до 100% от общей суммы параметров.

Таблица 5 - Результаты группировки товаров ОАО «Автоагрегат»

Код товара	Годовая потребность (тыс. руб.)	Годовая потребность с нарастающим итогом	Процент к общей сумме (%)	Группа
Металл	612537	612537	48,7	А
Фильтрующий картон	360223	707359	28,6	В
Смола ПВХ	140265	847624	11,1	В
Краски, лаки	89223	618136	7,08	В
Пластмасса	19259	1244334	1,53	С
Клей	14131	1258465	1,12	С
Техническая бумага	9265	862274	0,74	С
РТИ	5599	1222497	0,44	С
Химические компоненты	5385	853009	0,43	С
Зап. части	2578	1225075	0,21	С
	1258465	1258465	100

 

Как видно из таблицы 5, за анализируемый период металл по степени влияния на общий результат занимает группу А. В группе В находятся краски, лаки, фильтрующий картон. В группе С находятся рем. комплекты, запасные части, пластмасса.