Формы организации работы с документами.

Операции СДОУ.

 

1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.

2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов и учётно справочная работа.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.

6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

 

СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

 

           Организация труда работников СДОУ.

 

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

                    Нормированием труда призвало обеспечить      нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

       При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.  

               Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

               От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Должностные инструкции

 

  Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.

  Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.

  Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

  Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента.

  Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования.

  К недостатку этих примерных должностных инструкций надо отнести повторяемость одних и тех же требований начиная с 1965г. Изучив фактические требования к обязанностям и правам секретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарского дела Ленотделения Педобщества РСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработки Л.В. Власов). Эта иструкция включает в свой состав: общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность.

 

 

Примерный комплект технических средств,

Состав воздуха

  В служебном помещении необходимо регулярное проветривание или конденционирование. Хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут, тогда воздух полностью меняется. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений.

 

Режим труда и отдыха

  Режим работы сотрудники СДОУ должны предусматривать определённое чередование периодов труда и отдыха.

  В пятидневной рабочей недели, рабочий день персонала СДОУ составляет 7ч. 15мин. При общей продолжительности рабочей недели 36ч. В соответствии с действующим законодательством выделяется перерыв в 1час, он должен предоставляться не позднее, чем через 4ч. после начала работы.

  Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка.

  Необходимо проводить физкультурные паузы 5-10мин. За 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы.

      

                Организация рабочего места секретаря

 

  Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

  Рабочее место секретаря является важной ячейкой

организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

  Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.

  Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

  Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления.

Группа:   Гр. № 109

Профессия:  Секретарь – машинистка

Преподаватель: Шумихина Наталия Евгеньевна

      

Инта

2001 г.

 

               

 

Операции СДОУ.

 

1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.

2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов и учётно справочная работа.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.

6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

 

СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

 

           Организация труда работников СДОУ.

 

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

                    Нормированием труда призвало обеспечить      нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

       При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.  

               Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

               От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Формы организации работы с документами.

  Категории учреждения по объёму документооборота.

  Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

              3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

 

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.

3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

  При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) в технич. оснащённость.

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

  Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

  Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.