Компенсацию за неиспользованный отпуск округляйте в пользу работника

УРОК ИЗ 5

Новые требования Роструда и Минтруда по отпускам

Платите опускные за четыре дня

Бухгалтерия должна оплатить отпуск минимум за четыре календарных дня до его начала. Письмо Роструда от 06.06.2018 № ТЗ/3464-6-1. Для этого вы обязаны вовремя оформить приказ об отпуске и лицевую сторону записки-расчета, передать их на оплату. С выходных на понедельник дату выплаты отпускных не переносите.

Если опоздаете с отпускными, заплатите компенсацию за задержку выплат, ст. 236 ТК. ГИТ может оштрафовать компанию на 50 тыс. руб., а директора на 20 тыс. руб., ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Ошибетесь снова — штраф на компанию вырастет до 100 тыс. руб., на директора до 30 тыс. руб., ч. 7 ст. 5.27 КоАП.

Если раньше в трехдневный срок в компании попадали день выплаты отпускных и первый день отпуска, теперь оставьте между ними три полных календарных дня. Учитывайте время на то, чтобы ознакомить сотрудника с приказом под подпись.

Если требуется, добавьте процедуру выплаты отпускных в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому. Если в компании есть профсоюз, не забудьте учесть мнение профкома.

Чтобы не издавать лишние приказы, уточните у сотрудника дату, когда он уходит в отпуск. От нее отсчитывайте назад три полных календарных дня. Предыдущий день будет датой, когда вам надо издать приказ. Раньше можете это сделать, позже нет.

Пример

У Павлова отпуск по графику с 9 сентября 2019 года по 22 сентября 2019 года. Кадровик уточнил у Павлова, пойдет ли он в отпуск в эти даты, Павлов подтвердил и расписался в уведомлении об отпуске. Приказ от отпуске нужно издать не позднее 5 сентября 2019 года. Из-за выходных - 7 и 8 сентября – срок не переносится.

Уточняйте дату отпуска, даже если сотрудник идет в отпуск по графику или согласовал другую дату с руководством и написал заявление. Если сотрудник попросит перенести отпуск, а руководитель согласится, будет поздно объяснять, как сложно отменить приказ и вернуть выплаченные отпускные.

Не предоставляйте отпуск только на выходные

14 календарных дней отпуска можете предоставить хоть по одному дню, если договоритесь об этом с работником. Но не давайте эти дни только по выходным, письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14–2/ООГ-9754.

Будете разбивать отпуск на части только по выходным, инспектор оштрафует компанию на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП, а работник сможет оспорить такой «отдых» в суде.

Аргументы Минтруда: отпуск и выходные - это два разных вида отдыха, ст. 106, 107 ТК. Работники имеют право на то и другое. Объединяя их, компания уменьшает время на отдых и нарушает права работников. Если раньше вы сами предлагали сотрудникам взять отпуск в выходные или соглашались на их заявления, теперь договаривайтесь о разделении отпуска по-другому. Если сотрудники просят предоставить им отпуск только в выходные, отказывайте со ссылкой на Минтруд.

По-прежнему можно делить отпуск так: сотрудники используют целую неделю с понедельника по воскресенье. Более короткая часть отпуска также может начинаться с выходного или заканчиваться в выходной. Не рекомендуем часто давать отпуск с субботы по понедельник или с пятницы по воскресенье одним и тем же сотрудникам. Инспектор это заметит.

Уберите из локальных документов строгие правила, по которым компания согласна делить отпуск. Не ограничивайте продолжительность частей отпуска, не закрепляйте правила деления на «количество дней, кратное семи». ТК позволяет делить отпуск только по соглашению сторон. Требования к частям отпуска в локальных актах ограничивают свободу договора.

А вот запрет использовать часть отпуска только в выходные вы теперь можете закрепить в ЛНА.

Пример

В разделе «Время отдыха» Правил внутреннего трудового распорядка вы вправе внести формулировку: Запрещено предоставлять отпуск только на выходные дни.

Если хотите установить правило, чтобы работники делили отпуск только на части 14 и 14 дней или 14, 7 и 7 дней, или присоединяли к частям пары выходных, закрепите его негласно. Пусть о нем знают только директор и линейные руководители и не согласовывают другие варианты деления отпуска с сотрудниками. Не прописывайте его в локальных нормативных актах и не делите отпуск сотрудникам в графике отпусков, даже если вы собираете письменные просьбы или согласия сотрудников.

Не продлевайте отпуск на время болезни ребенка сотрудника

Отпуск нельзя продлить на время, когда сотрудник был на больничном, если он ухаживал за заболевшим ребенком или нетрудоспособным членом семьи. Предупредите об этом линейных руководителей и напомните бухгалтеру, письмо Минтруда от 26.10.2018 № 14–2/ООГ-8536.

Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел сам работник, он вправе продлить отпуск на дни болезни или перенести эту часть на другой период, ч. 1 ст. 124 ТК.

Если в период отпуска сотрудник ухаживал за больным членом семьи, отпуск не продлевается, сотрудник не получает пособие по социальному страхованию, ведь он уже получил средний заработок. Врач не должен оформлять больничный. Но иногда сотрудники не сообщают лечащему врачу, что они в отпуске.

Если работники после отпуска просят его продлить или перенести и приносят больничный, уточняйте, по какому поводу его выдали, и проверяйте эту информацию сами по коду на больничном. Он указан в первых двух клетках строки «Причина нетрудоспособности». Коды 09, 12, 13 проставляют врачи на больничном, который выписан по уходу за ребенком.

Если требуется, добавьте процедуру продления или переноса отпуска в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому.

Вы вправе пойти навстречу работникам и разрешить им переносить или продлевать отпуска на дни болезни детей. Главное, пропишите это в колдоговорах либо локальном акте, письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1.

Компенсируйте при увольнении все долги по отпускам

Когда сотрудник увольняется, бухгалтерия должна заплатить компенсацию за все дни отпуска, которые не использовал сотрудник во время работы в компании, даже если долги копились много лет, постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П. Для этого вы обязаны в срок оформить приказ об увольнении и записку-расчет, передать их на оплату. Договоритесь с бухгалтерией, как будете дальше работать. Сотрудник должен получить полный расчет в последний день работы, ч. 1 ст. 127 ТК.

Если опоздаете с расчетом, заплатите компенсацию за задержку выплат, ст. 236ТК, а ГИТ сможет оштрафовать компанию на 50 тыс. руб. ч.6 ст. 27 КоАП.

Добавьте процедуру компенсации отпуска при увольнении в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому.

Долги по отпускам отслеживайте, обязательно фиксируйте в графике и предоставляйте не позднее следующего рабочего года. Проведите беседу с руководителями подразделений, объясните, какие штрафы возможны за непредоставление отпуска. Сотрудников, которые не хотят идти в отпуск, отправляйте в отпуск принудительно. Знакомьте их под подпись с графиком отпусков. Когда будет приближаться дата их отпуска, вручите уведомления (см. рисунок 1). Зафиксируйте право сотрудника на отпуск в ПВТР.

Рисунок 1. Пример уведомления об уходе в отпуск

Кадровый университет

Пример

Сотрудница пришла на работу 1 мая 2019 года, но решила уволиться с 31 августа. Отпуск за это время она не брала. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, определили: она проработала четыре полных месяца. Значит, компенсацию нужно выплатить за 9,33 дня. 28 календ. дн.: 12 мес. x 4 мес. Этот показатель можете округлить до 10 дней, округлять до девяти нельзя.

Если готовы поощрить работников, правила округления в большую сторону добавьте в локальные акты или скорректируйте, если до этого прописали по-другому. Так сможете защитить расходы на выплату повышенных компенсаций. Иначе налоговая инспекция может счесть эти расходы экономически неоправданными.

Лучше не округляйте остаток дней неиспользованного отпуска. Когда работнику положена компенсация за 9,33 дня, только за этот дробный срок ее выплачивайте. Так не получите претензий ни от сотрудников, ни от проверяющих.

Рисунок 2. Заявление об удержании отпускных

КАДРОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Изучайте и практикуйте

Проверьте Правила внутреннего трудового распорядка вашей компании, раздел «Время отдыха».

1) Есть ли в нем правило: работники ежегодно используют полный отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней. Если нет, добавьте.

2) Фразу «выплата отпускных осуществляется не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска» измените на: «выплата отпускных осуществляется не позднее, чем за четыре календарных дня до начала отпуска».

3) Уберите фразу о том, что отпуск может быть разделен только на количество дней, кратное семи.

4) Уберите фразу о том, что работник обязан разделить отпуск на две части. Допустимо написать об этом так: «По письменному соглашению сторон отпуск может быть разделен на части».

 

Правила внутреннего трудового распорядка нужно исправить? Согласуйте исправления с профсоюзом, если он есть в компании, утвердите у руководителя и ознакомьте с изменениями работников.

Вы не обязаны выполнять задание, но эта работа поможет улучшить профессиональные навыки и снизить ошибки.

 

Трудовой кодекс: новые правила по отпускам

Новая льготная категория сотрудников

Новую категорию сотрудников, которые вправе уйти в отпуск не по графику, и работодатель не может им отказать, ввел закон, ст. 262.2 ТК. К таким сотрудникам относятся матери, отцы, усыновители, опекуны и попечители трех и более детей в возрасте до 12 лет.

Предупредите об этом линейных руководителей и директора. При этом многодетные родители могут брать отпуск в удобное время только после шести месяцев работы в компании. Предоставлять им отпуск в первые полгода работы вы не обязаны.

Минтруд уточнил, что уйти в отпуск раньше, чем истечет шесть месяцев со дня приема на работу, многодетный сотрудник может, если договорится с руководством (письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14–2/ООГ-9211). Во всех остальных ситуациях сотрудники могут написать заявление и потребовать отпуск не по графику, а вы обязаны их отпустить.

Если раньше отказывали этим сотрудникам предоставить отпуск не по графику, теперь предоставляйте отпуск в даты, которые они укажут в заявлении.

Если требуется, добавьте процедуру предоставления отпуска по заявлениям работников в локальные акты или скорректируйте ее, если уже прописали по-другому.

Совет экспертов: когда будете планировать отпуск на 2020 год, соберите пожелания сотрудников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. Направьте им уведомления и попросите сообщить в отдел кадров желаемые даты отпуска. Перенесете их в график. Но вы не сможете отказать, если сотрудник попросит отпуск в другое время.

Откажете предоставить отпуск по заявлению сотрудникам, которые имеют право на отпуск в удобное время, инспектор оштрафует компанию на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 27 КоАП, а работники смогут пожаловаться в суд на нарушение их права на отдых.

Эти правила касаются только ежегодного оплачиваемого отпуска. Они не подходят для отпуска без сохранения заработной платы. Многодетные родители не входят в перечень тех категорий, которым положен отпуск без сохранения заработной платы (с. 128 ТК РФ). Такой отпуск они должны согласовывать с работодателем.

Пример

Егорова устроилась на работу в компанию «Мир» 11 января 2019 года. У Егоровой трое детей. Возраст детей – 3, 7 и 10 лет. До 11 июля она не вправе взять отпуск в любое время, а после 11 июля – вправе, причем сразу на 28 дней. Егорова отгуляла полностью этот отпуск и хочет взять еще пять дней отпуска без сохранения заработной платы в сентябре. Такой отпуск она обязана согласовать с работодателем, и ей могут отказать.

Если просят отпуск "прямо завтра"

Если сотрудники, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время, требуют отпуск «прямо завтра», вы нарушаете правило о выплате отпускных за четыре дня. В этой ситуации два варианты решения: пробуйте договориться с сотрудником, чтобы сдвинуть отпуск хотя бы на четыре дня. Или, если сотрудник не может по семейным обстоятельствам выходить на работу, попросите его на эти дни оформить отпуск без сохранения зарплаты. Главное — чтобы трудовая и налоговая инспекции не зафиксировали нарушения в оплате отпуска.

Как поступать не стоит: работодатели отпускают сотрудников отдыхать по их заявлениям, а отпуск оформляют только через четыре дня. В табели кадровики отмечают «явки» и фактически дарят эти дни работникам, только чтобы избежать ответственности за задержку отпускных. Всегда помните: если с сотрудником что-то случится в даты, в которые он якобы был на работе, проблем не избежать

Проблемы с работником до, во время и после отпуска

Если сотрудник просит отпуск не по графику

Вы не обязаны выполнять просьбу, если у сотрудника нет права на отпуск в удобное для него время. Если непосредственный руководитель сотрудника не согласен перенести отпуск на другие даты, на заявлении руководитель компании поставит резолюцию «Отказать». Объясните сотруднику, что он должен следовать графику отпусков.

Если руководитель сотрудника согласен или у сотрудника есть право на отпуск в удобное время, предоставляйте отпуск не по графику.

Действовать нужно так.

Шаг 1. Принять заявление у работника и передать его руководителю.

Шаг 2. Получить заявление с резолюцией руководителя.

Шаг 3. Не позднее чем за четыре дня до начала отпуска:

- издайте приказ о предоставлении отпуска работнику

- заполните лицевую сторону записки-расчета на основании приказа о предоставлении отпуска

- передайте записку-расчет в бухгалтерию

- выплатите работнику отпускные

Шаг 4. Ознакомить работника с приказом об отпуске под подпись.

Если сотрудник просит продлить или перенести отпуск

Вы обязаны выполнить эту просьбу, если сотрудник болел или получил травму во время отпуска. Уточните у сотрудника, на сколько дней ему оформили больничный. Если сотрудник не вышел на работу, отпуск автоматически продлевается на период болезни, ч. 1 ст. 124 ТК.

До тех пор, пока работник не представит вам больничный лист, формально причина его отсутствия остается неизвестной. Поэтому в первый рабочий день после отпуска составьте акт, а в табеле поставьте код «НН». Когда сотрудник принесет больничный, проверьте причину нетрудоспособности. Если работник болел сам, увидите в больничном код 01. На основании этого документа скорректируйте табель. Период болезни отметьте буквенным кодом «Б», а отпуск — «ОТ».

Пример

Работнику оформлен отпуск с 3 по 30 июня 2019 года. В табеле кадровик с 3 по 11 июня ставил код «ОТ», 12 июня отметил нерабочий праздничный день кодом «В».

13 июня работник позвонил в отдел кадров и сказал, что заболел. С этого дня кадровик ставил в табеле «НН» и с этими кодами сдал табель в бухгалтерию.

1 июля сотрудник вышел на работу и предъявил больничный на даты с 13 по 18 июня. Кадровик исправил табель. С 13 по 18 июня проставил код «Б», с 19-го по 30-е – «ОТ». 6 календарных дней отпуска, которые сотрудник не использовал из-за болезни, ему предоставят в другие даты.

В графике отпусков и личной карточке укажите фактические даты отпуска и реквизиты больничного листа.

Вы обязаны перенести отпуск, если работник принес справку из военкомата о том, что был на сборах. Ежегодный отпуск можно продлить или перенести на другие дни, как пожелает работник.

Если работник хочет перенести ежегодный отпуск на другое время, попросите его написать заявление. К нему пусть работник приложит справку из военкомата, которая подтвердит, в какие даты сотрудник фактически был на сборах. На основании этих документов скорректируйте табель. Период, когда сотрудник был на сборах и проходил медкомиссию, отметьте в табеле буквенным кодом «Г». Можете придумать собственный код для военных сборов, например, «ВС».

В графике и личной карточке укажите фактические даты отпуска, сошлитесь на справку из военкомата. Время, которое сотрудник отсутствовал на работе из-за военных сборов и связанного с ними медосмотра, оплачивают по среднему заработку, пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ о воинской обязанности и военной службе. Эти расходы компании возмещает военкомат. Чтобы получить компенсацию, направьте заявление в военкомат по месту нахождения компании. Укажите в нем расходы и банковские реквизиты компании, приложите заверенные копии подтверждающих документов, п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства от 01.12.2004 № 704.

Заявление, которое составите на официальном бланке, отдайте на подпись руководителю компании, поставьте печать, если она есть.

Расскажите сотруднику, что он также имеет право на выплаты от воинских частей — оклад по воинской должности и воинскому званию с учетом районных коэффициентов и компенсацию командировочных расходов при проезде до места проведения военных сборов, ст. 13 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ о статусе военнослужащих.

Если сотрудник просит его уволить

Вы обязаны удовлетворить просьбу, если сотрудник написал заявление об увольнении, а срок предупреждения истек во время отпуска. Если же срок предупреждения об увольнении истечет, когда отпуск закончится, сотрудник должен выйти на работу.

Если сотрудник попросит отпуск с последующим увольнением, отказать не получится, если он имеет право на отпуск в удобное время либо просит отпуск по графику. Откажете - сотрудник перепишет заявление. Вместо одного принесет два заявления: о ежегодном отпуске и об увольнении.

Если сотрудник подал заявление об увольнении во время отпуска, зарегистрируйте его. Со следующего дня отсчитайте две недели. Это и будет дата увольнения. Если срок предупреждения истечет во время отпуска, сотрудник вправе не выходить на работу после отпуска.

В день увольнения издайте приказ. На том месте, где сотрудники обычно ставят свою подпись, сделайте отметку, что невозможно ознакомить с приказом под подпись, ч. 2 ст. 84.1 ТК. Рассчитайтесь с сотрудником, ст. 84.1 ТК. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку. Направьте сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую или дать согласие на отправку ее по почте.

В графике отпусков укажите фактические даты отпуска, дату увольнения и реквизиты заявления работника.

Если деньги выдаете в кассе, уведомите сотрудника о необходимости получить расчет. Деньги в кассе можете держать не больше пяти рабочих дней, п. 6.5 Указа Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Пример

Попова находилась в ежегодном отпуске со 2 по 29 сентября 2019 года. 13 сентября курьер принес заявление с просьбой об увольнении, подписанное Поповой. Дата на заявлении – 13 сентября. Какого числа ее уволить, Попова не написала. По общему правилу кадровик отсчитал две недели от даты написания заявления – 27 сентября. Это и будет датой увольнения. В этот день Попова еще будет в отпуске, значит, просьбу об увольнении нужно удовлетворить, даже если руководитель Поповой против. При окончательном расчете 27 сентября бухгалтер удержит из ее зарплаты отпускные за 28 и 29 сентября.

Если сотрудник просит прервать его отпуск

По закону сотрудник не может прервать отпуск по собственной инициативе. Но если руководитель не против, сотрудник может выйти на работу. Только объясните ему, что остатки отпуска он будет использовать не тогда, когда ему удобно, а когда это будет возможно с учетом рабочих нужд.

Попросите работника написать заявление о выходе на работу из отпуска раньше запланированной даты. На это заявление сошлетесь в графике отпусков.

Приказ об отзыве работника из отпуска издавать не надо, так как это не компания прерывает отпуск сотрудника по производственной необходимости, а работник сам просит выйти на работу раньше. Приказ об отпуске тоже не меняйте. Он законный, на момент ухода сотрудника в отпуск его содержание было актуальным. В ближайшую дату выплаты зарплаты бухгалтерия скорректирует выплаты с учетом отпускных, которые сотрудник уже получил.

Пример

В графике отпусков у Астафьева был запланирован отпуск с 9 по 29 сентября 2019 года. Астафьев ушел в отпуск 9 сентября, по графику. 23 сентября он сообщил своему непосредственному руководителю, что хочет вернуться на работу раньше окончания отпуска, так как ему по семейным обстоятельствам нужно использовать остаток отпуска в другое время. Руководитель согласился и рассказал все кадровику. Кадровик попросил Астафьева написать заявление о досрочном выходе из отпуска и напомнил Астафьеву о том, что остаток отпуска он сможет использовать не в удобное ему время, а по согласованию с непосредственным руководителем. Астафьев не был к такому готов, он был уверен, что сможет взять эти 6 дней, когда захочет. Поговорив с кадровиком, Астафьев передумал выходить из отпуска.

Как кадровику исполнить законные/незаконные требования руководителя

Линейные руководители ставят вам задачи не пускать сотрудников в отпуск по графику, срочно отозвать из отпуска тех, кто уже отдыхает, заменить отсутствующих или распределить их обязанности. Из урока узнаете, когда можете отказать, и как действовать, если отказать нельзя.

Если руководитель требует оформить замену сотруднику в отпуске

Вы обязаны выполнить просьбу руководителя, если кандидат, которого он нашел, согласен выполнять обязанности основного сотрудника. С теми, кто не состоит в штате, заключите срочный трудовой договор. Сотрудника временно переведите, оформите внутреннее совместительство либо совмещение должностей.

Вариант 1. Срочный трудовой договор заключайте на период временного отсутствия основного сотрудника. Он закончится событием: выходом основного сотрудника на работу, абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК.

Пример

В договоре напишите: «Трудовой договор заключается для исполнения обязанностей специалиста по продажам Петрова Олега Владимировича до его выхода на работу из ежегодного отпуска».

Когда основной сотрудник выйдет на работу, оформите увольнение временного. Уведомлять заранее о том, что срок договора истекает, закон не требует, ч. 1 ст. 79 ТК. Если решите досрочно расстаться с временным сотрудником, договаривайтесь с ним об увольнении по соглашению сторон.

Вариант 2. Временный перевод применяйте, если хотите, чтобы сотрудник замещал отсутствующего коллегу полный рабочий день. Получите согласие сотрудника и заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Предусмотрите все условия временной работы, включая оплату. Если зарплата окажется ниже, обсудите, как будете оплачивать работу. Есть три варианта: сохранить за сотрудником прежний оклад, установить новый оклад и доплачивать до прежнего оклада либо до среднего заработка по прежнему месту работы.

Если временный перевод оформите в середине месяца, добавьте дополнительную строку в табеле. Со следующего месяца отмечайте рабочее время сотрудника только по новой должности.

Не указывайте в документах дату, когда истекает срок временного перевода, то есть последний день отпуска основного сотрудника. Он может не выйти на работу сразу из отпуска, например, из-за болезни. Тогда возникнет ситуация, когда срок временного перевода подошел к концу, а необходимость замещать сотрудника еще осталась. Если не предоставите сотруднику прежнюю должность, временный перевод трансформируется в постоянный. Решите продлить временный перевод — придется оформлять дополнительные документы.

Вариант 3. Совместительство оформляйте, если нужно, чтобы сотрудник выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск, в свободное от основной работы время.

Заключите с замещающим сотрудником срочный трудовой договор по совместительству. Рабочий день совместителя не должен превышать четырех часов, ч. 1 ст. 284 ТК. Зарплату устанавливайте пропорционально отработанному времени. В табеле ведите учет рабочего времени в двух строках: по основной должности и по внутреннему совместительству.

Досрочно отменить дополнительную работу сможете, если сотрудник согласится расторгнуть трудовой договор по совместительству по соглашению сторон.

Вариант 4. Совмещение устанавливайте, если хотите, чтобы сотрудник в течение рабочего дня одновременно со своей основной работой выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск.

Пример

Бухгалтеру Глебовой поручили обязанности кассира в порядке совмещения до выхода кассира из отпуска. Доплату установили в размере 30% от оклада кассира.

Если руководитель требует распределить работу сотрудника в отпуске

Вы должны выполнить требования руководителя. Работу, которую сотрудник не успел сделать до отпуска, можете передать его коллеге либо распределить между несколькими работниками. Получите их согласие на дополнительную работу и договоритесь о доплате.

Если хотите, чтобы сотрудники выполняли дополнительную работу наряду со своей основной работой, оформите совмещение. Заключите с каждым дополнительное соглашение к трудовому договору. Определите в нем содержание и объем поручаемой работы, срок и доплату, ч. 2 ст. 60.2 ТК. Размер доплаты каждому сотруднику устанавливайте с учетом объема, содержания и характера дополнительной работы. Досрочно отменить допработу сможете в любое время. Главное — предупредить об этом сотрудников за три рабочих дня. Отказать от допработы могут и работники за три рабочих дня, ч. 4 ст. 60.2 ТК.

Если руководитель требует вызвать сотрудника из отпуска

Вы обязаны выполнить требование, если сотрудник, который ушел в отпуск, согласился выйти на работу, например, дал предварительное согласие по телефону либо по электронной почте. Не выполняйте требование руководителя, если он хочет отозвать из отпуска несовершеннолетнего, беременную или сотрудника, который занят на вредной или опасной работе. Даже если сотрудник согласился, такой отзыв будет незаконным.

Если сотрудник согласен, действуйте по схеме.

Рисунок 1. Пример заполнения раздела «Отпуск» личной карточки работника

Руководитель требует не отпускать сотрудника в отпуск

Вы обязаны выполнить требование руководителя, если отпуск запланирован в графике, но сотрудник согласен перенести его на другие даты или даже на другой рабочий год.

Не выполняйте требование руководителя и не переносите отпуск, если сотрудник идет в отпуск в даты, которые запланированы в графике, и не согласен его перенести, ч. 2 ст. 123 ТК.

Учтите, что в отдельных случаях время использования отпуска закон привязывает к событию.

Пример

Совместитель использует отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы, ст. 286 ТК. Его отпуск нельзя перенести, даже если совместитель согласен на перенос отпуска.

Вы должны отправить сотрудника в отпуск, если он идет отдыхать не по графику, но договорился с руководством о других датах. В этом случае изменить даты отпуска можно, только если заново договориться с работником о переносе.

Когда получите требование руководителя о том, что сотрудника надо задержать на работе, выясните мнение сотрудника. Для этого направьте предложение перенести отпуск на другие даты. Объясните производственную необходимость, попросите сотрудника назвать другие даты, которые ему удобны. Внесите планируемые даты отпуска в график отпусков и объясните, почему переносите отпуск, в графе «Примечание».

Если договориться с работником не смогли, издайте приказ об отпуске. Подумайте с руководителем, кто из коллег сможет выполнять работу того, кто ушел в отпуск.

 

УРОК ИЗ 5

Новые требования Роструда и Минтруда по отпускам

Платите опускные за четыре дня

Бухгалтерия должна оплатить отпуск минимум за четыре календарных дня до его начала. Письмо Роструда от 06.06.2018 № ТЗ/3464-6-1. Для этого вы обязаны вовремя оформить приказ об отпуске и лицевую сторону записки-расчета, передать их на оплату. С выходных на понедельник дату выплаты отпускных не переносите.

Если опоздаете с отпускными, заплатите компенсацию за задержку выплат, ст. 236 ТК. ГИТ может оштрафовать компанию на 50 тыс. руб., а директора на 20 тыс. руб., ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Ошибетесь снова — штраф на компанию вырастет до 100 тыс. руб., на директора до 30 тыс. руб., ч. 7 ст. 5.27 КоАП.

Если раньше в трехдневный срок в компании попадали день выплаты отпускных и первый день отпуска, теперь оставьте между ними три полных календарных дня. Учитывайте время на то, чтобы ознакомить сотрудника с приказом под подпись.

Если требуется, добавьте процедуру выплаты отпускных в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому. Если в компании есть профсоюз, не забудьте учесть мнение профкома.

Чтобы не издавать лишние приказы, уточните у сотрудника дату, когда он уходит в отпуск. От нее отсчитывайте назад три полных календарных дня. Предыдущий день будет датой, когда вам надо издать приказ. Раньше можете это сделать, позже нет.

Пример

У Павлова отпуск по графику с 9 сентября 2019 года по 22 сентября 2019 года. Кадровик уточнил у Павлова, пойдет ли он в отпуск в эти даты, Павлов подтвердил и расписался в уведомлении об отпуске. Приказ от отпуске нужно издать не позднее 5 сентября 2019 года. Из-за выходных - 7 и 8 сентября – срок не переносится.

Уточняйте дату отпуска, даже если сотрудник идет в отпуск по графику или согласовал другую дату с руководством и написал заявление. Если сотрудник попросит перенести отпуск, а руководитель согласится, будет поздно объяснять, как сложно отменить приказ и вернуть выплаченные отпускные.

Не предоставляйте отпуск только на выходные

14 календарных дней отпуска можете предоставить хоть по одному дню, если договоритесь об этом с работником. Но не давайте эти дни только по выходным, письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14–2/ООГ-9754.

Будете разбивать отпуск на части только по выходным, инспектор оштрафует компанию на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП, а работник сможет оспорить такой «отдых» в суде.

Аргументы Минтруда: отпуск и выходные - это два разных вида отдыха, ст. 106, 107 ТК. Работники имеют право на то и другое. Объединяя их, компания уменьшает время на отдых и нарушает права работников. Если раньше вы сами предлагали сотрудникам взять отпуск в выходные или соглашались на их заявления, теперь договаривайтесь о разделении отпуска по-другому. Если сотрудники просят предоставить им отпуск только в выходные, отказывайте со ссылкой на Минтруд.

По-прежнему можно делить отпуск так: сотрудники используют целую неделю с понедельника по воскресенье. Более короткая часть отпуска также может начинаться с выходного или заканчиваться в выходной. Не рекомендуем часто давать отпуск с субботы по понедельник или с пятницы по воскресенье одним и тем же сотрудникам. Инспектор это заметит.

Уберите из локальных документов строгие правила, по которым компания согласна делить отпуск. Не ограничивайте продолжительность частей отпуска, не закрепляйте правила деления на «количество дней, кратное семи». ТК позволяет делить отпуск только по соглашению сторон. Требования к частям отпуска в локальных актах ограничивают свободу договора.

А вот запрет использовать часть отпуска только в выходные вы теперь можете закрепить в ЛНА.

Пример

В разделе «Время отдыха» Правил внутреннего трудового распорядка вы вправе внести формулировку: Запрещено предоставлять отпуск только на выходные дни.

Если хотите установить правило, чтобы работники делили отпуск только на части 14 и 14 дней или 14, 7 и 7 дней, или присоединяли к частям пары выходных, закрепите его негласно. Пусть о нем знают только директор и линейные руководители и не согласовывают другие варианты деления отпуска с сотрудниками. Не прописывайте его в локальных нормативных актах и не делите отпуск сотрудникам в графике отпусков, даже если вы собираете письменные просьбы или согласия сотрудников.

Не продлевайте отпуск на время болезни ребенка сотрудника

Отпуск нельзя продлить на время, когда сотрудник был на больничном, если он ухаживал за заболевшим ребенком или нетрудоспособным членом семьи. Предупредите об этом линейных руководителей и напомните бухгалтеру, письмо Минтруда от 26.10.2018 № 14–2/ООГ-8536.

Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел сам работник, он вправе продлить отпуск на дни болезни или перенести эту часть на другой период, ч. 1 ст. 124 ТК.

Если в период отпуска сотрудник ухаживал за больным членом семьи, отпуск не продлевается, сотрудник не получает пособие по социальному страхованию, ведь он уже получил средний заработок. Врач не должен оформлять больничный. Но иногда сотрудники не сообщают лечащему врачу, что они в отпуске.

Если работники после отпуска просят его продлить или перенести и приносят больничный, уточняйте, по какому поводу его выдали, и проверяйте эту информацию сами по коду на больничном. Он указан в первых двух клетках строки «Причина нетрудоспособности». Коды 09, 12, 13 проставляют врачи на больничном, который выписан по уходу за ребенком.

Если требуется, добавьте процедуру продления или переноса отпуска в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому.

Вы вправе пойти навстречу работникам и разрешить им переносить или продлевать отпуска на дни болезни детей. Главное, пропишите это в колдоговорах либо локальном акте, письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1.

Компенсируйте при увольнении все долги по отпускам

Когда сотрудник увольняется, бухгалтерия должна заплатить компенсацию за все дни отпуска, которые не использовал сотрудник во время работы в компании, даже если долги копились много лет, постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П. Для этого вы обязаны в срок оформить приказ об увольнении и записку-расчет, передать их на оплату. Договоритесь с бухгалтерией, как будете дальше работать. Сотрудник должен получить полный расчет в последний день работы, ч. 1 ст. 127 ТК.

Если опоздаете с расчетом, заплатите компенсацию за задержку выплат, ст. 236ТК, а ГИТ сможет оштрафовать компанию на 50 тыс. руб. ч.6 ст. 27 КоАП.

Добавьте процедуру компенсации отпуска при увольнении в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому.

Долги по отпускам отслеживайте, обязательно фиксируйте в графике и предоставляйте не позднее следующего рабочего года. Проведите беседу с руководителями подразделений, объясните, какие штрафы возможны за непредоставление отпуска. Сотрудников, которые не хотят идти в отпуск, отправляйте в отпуск принудительно. Знакомьте их под подпись с графиком отпусков. Когда будет приближаться дата их отпуска, вручите уведомления (см. рисунок 1). Зафиксируйте право сотрудника на отпуск в ПВТР.

Рисунок 1. Пример уведомления об уходе в отпуск

Кадровый университет

Компенсацию за неиспользованный отпуск округляйте в пользу работника

Бухгалтерия может при расчете компенсации за неиспользованный отпуск округлять дробное количество дней, но только в пользу работника. Для этого вы обязаны в срок оформить приказ об увольнении, записку-расчет и передать их на оплату. Договоритесь с бухгалтерией, как будете дальше работать.

Округлять количество дней для компенсации неиспользованных дней отпуска разрешил Минтруд, письмо от 02.11.2018 № 14–2/ООГ-8717.

Закон не предусматривает округлений при подсчете дн