Типовых управленческих архивных документов,

Об утверждении Перечня

Типовых управленческих архивных документов,

Образующихся в процессе деятельности государственных органов,

Органов местного самоуправления и организаций,

С указанием сроков их хранения

 

 

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50,
ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291;
№ 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40 (Часть II), ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.
№ 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26,
ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), п р и к а з ы в а ю:

 

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

 

 

Руководитель                                                                         А.Н. Артизов

 

 

Утвержден приказом Федерального архивного агентства от __________ 2019 г. № ___

 

Согласован

решением Центральной

экспертно–проверочной

комиссии при Росархиве

от 24 июня 2019 г.

 

Перечень

Типовых управленческих архивных документов,

Образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,

С указанием сроков их хранения

 

I. Общие положения

 

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20,
ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40,
ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3 «Инструкция по применению "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"», утвержденная уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, предназначена для использования в работе экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб организаций.

1.4. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

 

II. Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов,

органов местного самоуправления и организаций,

с указанием сроков их хранения

 

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа[1]	Примечания
1	2	3	4

УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

Учет оплаты труда

27. Утвержденные фонды заработной платы: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До минования надобности   28. Положения об оплате труда и премировании работников: а) по месту утверждения; б) в других организациях Пост. 5 л. (1) (1) После замены новыми 29. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 л. (1) (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 л. 30. Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 л. ЭПК   31. Переписка о выплате заработной платы 5 л.   32. Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 л.   33. Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 л. (1) (1) После исполнения 34. Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 л.   35. Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и документы (акты, справки) по их исполнению 50/75 л.   36. Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 л.    

Налогообложение

37. Документы (справки, таблицы, сведения, переписка, индивидуальные карточки) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 л. (1) (1) После снятия задолженности 38. Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам и страховым взносам 6 л.   39. Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом 5 л.   40. Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства 5 л.   41. Реестры для расчета земельного налога 5 л.   42. Расчеты по страховым взносам: а) годовые; б) квартальные   50/75 л. 50/75 л.   43. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 6 л. (1)   (1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 л. 44. Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, налоговые регистры) по налогу на доходы физических лиц 6 л. (1)   (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 л. 45. Справка о доходах и суммах налога физического лица   5 л. (1)(2) (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 л. (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика, либо документа о признании налогоплательщика умершим 46. Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 л.   47. Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 6 л.     48. Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 л.   49. Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 6 л.   50. Счета-фактуры   5 л.   51. Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения 5 л.   52. Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним 5 л.   53. Журналы, карточки, базы данных учета: а) сумм доходов и налога на доходы работников; б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость     6 л.   6 л.      

Учет имущества

54. Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств 10 л. ЭПК(1) (1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л. При условии проведения проверки 55. Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Пост.   56. Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов 5 л. (1) (2) (1) После выбытия основных средств и нематериальных активов (2) Акты списания федерального недвижимого имущества – Пост. 57. Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации До ликвидации организации   58. Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) До ликвидации организации   59. Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) 5 л.   60. Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах 1 г.     61. Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда 5 л.   62. Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества     До ликвидации организации 5 л.   63. Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств Пост.  

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Нормирование и оплата труда

92. Типовые нормы труда (межотраслевые, отраслевые, профессиональные): а) по месту утверждения; б) в других организациях   Пост. До замены новыми   93. Локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До замены новыми   94. Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До замены новыми   95. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих: а) по месту утверждения; б) в других организациях   Пост. До замены новыми   96. Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) 1 г. (1) (1) После замены новыми 97. Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок 1 г. (1) (1) После утверждения разработанных норм 98. Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов 3 г.   99. Тарификационные списки (ведомости) работников 50/75 л.   100. Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания 5 л.   101. Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 л. (1)   (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 л. 102. Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации 50/75 л.   103. Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы 50/75 л.   104. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации 5 л.   105. Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий 5 л.  

Охрана труда

106. Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): а) по месту проведения; б) в других организациях   45 л. (1) 5 л. (1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 л. 107. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) 5 л. (1).   1) После истечения срока действия сертификата 108. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда 5 л.   109. Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До замены новыми   110. Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): а) по месту утверждения; б) в других организациях   Пост. До замены новыми   111. Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До замены новыми   112. Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников 50/75 л.   113. Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 50/75 л.   114. Наряды–допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ 1 г. (1)(2) (1) После закрытия наряда–допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 л. 115. Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ 1 г. (1)(2) (1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 л. 116. Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: а) по месту утверждения; б) в других организациях     Пост. До замены новыми   117. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 л. ЭПК   118. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 50/75 л.   119. Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 5 л. (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 120. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда 5 л.   121. Протоколы результатов обучения по охране труда 5 л.   122. Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда   45 л.   5 л.   123. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 л.   124. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: а) по месту составления; б) в других организациях   45 л. 5 л. (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Пост. 125. Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: а) по месту утверждения; б) в других организациях   Пост. 3 г. (1) (1) После замены новыми 126. Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием 3 г. (1) (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 л. 127. Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием 1 г.   128. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии/несоответствии санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств 5 л. ЭПК   129. Переписка по вопросам охраны труда 5 л.  

КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

 

г. — год

в т.ч. — в том числе

л. — лет

Пост. — постоянно

РСЧС — Российская система чрезвычайных ситуаций

СОУТ — специальная оценка условий труда

ст. — статья

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия

[1]  Срок хранения «Пост.» (Постоянно) означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

Об утверждении Перечня

типовых управленческих архивных документов,