Особенности организации и регламентации, роль и место  бухгалтерского аппарата в структуре управления хозяйствующим субъектом

      Одной из важнейших  составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связи.  

     Бухгалтерский аппарат (служба) является частью единого механизма управления текущей,  финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

Деятельность бухгалтерской службы и ее правовой статус регулируется нормативными актами, отраслевыми особенностями, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

К организационно-распорядительным  документам,  непосредственно регламентирующим деятельность бухгалтерии, относятся:  положение о бухгалтерии, должностные инструкции  работников бухгалтерии, штатное расписание бухгалтерии и т.д.

    Штатный состав бухгалтерской службы  рассчитывается в зависимости от специфики деятельности  организации  и от объема учетной информации. Для этой цели, в качестве методического материала, можно    воспользоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами  времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, утвержденными  постановлением Минтруда России от 26.09.95 №56.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии,  в целях разграничения   полномочий  работников, определения их функций, прав, обязанностей, ответственности, подчиненности и др. Наличие должностной инструкции позволяет правильно организовать труд работников бухгалтерии и обеспечить четкое и грамотное выполнение учетных функций.

  Основные должностные обязанности и квалификационные характеристики бухгалтеров и главного бухгалтера определены в Сборнике тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 06.06.96 № 32 и в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37.

   В «Положении о бухгалтерии»» (далее Положении) подробным образом излагаются цели, задачи, функции, права и обязанности, взаимоотношения и организацию  труда работников бухгалтерии.

    Положение представляет собой локальный правовой акт, относящийся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, и его форма имеет четко установленную форму: общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности; взаимоотношения (служебные связи); организация работы.

   Раздел «Общие положения» включает определение бухгалтерского учета, указание выбранной формы ведения учета, численность и штат бухгалтерии, наименования законодательно-нормативных актов, которыми руководствуются бухгалтерия в своей деятельности.

   Во втором разделе  «Цели и задачи» излагаются цели и задачи осуществления бухгалтерского учета на предприятии.

   Основной целью ведения бухгалтерского учета на предприятиях является формирование  полной, достоверной и своевременной инфор­мации об объектах учета, необходимой внутрен­ним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.

   Деятельность бухгалтерии непосредственно связана с контролем законности, экономической целесообразности, обоснованности тех или иных хозяйственных сделок и операций, расходования товарно-материальных ценностей и денежных средств.

   Третий раздел положения «Функции» раскрывает функциональные особенности бухгалтерии.

   Надлежащее выполнение бухгалтерской службой своих функций позволяет организовать систему бухгалтерского учета и отчетности,   обеспечивающую  в полной мере надлежащее качество и надежность формируемой в ней информации.

   Функции бухгалтерских служб очень специфичны, сложны и играют важную роль в управленческой системе. Они направлены на решение основных   задач, стоящих перед  бухгалтерской  службой: организация финансово-хозяйственно-экономических взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования; определение  внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания; полное и своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации; эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации; сохранение, рациональное использование, приумножение  основного и оборотного капитала, собственных и заемных средств; обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

Большая часть практического учета включает в себя работу с первичной  и  прочей документацией, содержащей в себе факты хозяйственной жизни организации (рис.5).

Рисунок 5 - Схема функций бухгалтерии по работе с документацией

Конкретными формами реализации задач бухгалтерской службы является разработка учетной политики, элементами которой являются: финансовая политика; кредитная политика; политика управления денежными потоками; амортизационная политика;  дивидендная политика;  договорная политика;  политика формирования доходов и расходов; налоговая  политика. Четвертый раздел положения - «Права и обязанности» - включает  перечисление прав работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций (например, право требовать от структурных подразделений и должностных лиц соблюдения графика документооборота и представления необходимой документации и т.д.) Здесь же можно указать должностную инструкцию главного бухгалтера,  его права, обязанности, основанные на нормах  ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Положения о главных бухгалтерах.

В пятом разделе  «Взаимоотношения» указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует: со всеми структурными подразделениями – по вопросам бухгалтерского учета; с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; с отделом кадров – по вопросам подбора кадров для бухгалтерии, расчета заработной платы персоналу и т.д.

Шестой раздел «Организация работы» включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вписывается соответствующая информация.

На основании положения определяется общий объем учетных работ и,  соответственно, устанавливается численный и должностной состав бухгалтерии. На основании перечисленных функций бухгалтерии разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии.

Таким образом, «Положение о бухгалтерии» – локальный, организационно – распорядительный, многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки напрямую зависит эффективность построения и организации бухгалтерского учета на предприятии.

Более подробно следует рассмотреть вопросы организационной структуры  бухгалтерской службы.

В состав организации могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных положений, то есть в рамках, строго ограниченных головной организацией, и только в интересах всего юридического лица.

При наличие у организации  таких  подразделений, должно быть принято решение относительно уровня централизации учетных работ, которое отражается как составная часть организационного аспекта учетной политики: при централизованной форме (рис. 6) вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, то есть подразделениями не составляются не только внутренние балансы, но и бухгалтерские регистры; при децентрализованной форме в подразделениях создаются собственные учетные службы (отделы бухгалтерского учета), которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений. Схема децентрализованной организации учета представлена на рис.7.

Главный бухгалтер организации
Центральная бухгалтерия
Учетный персонал

 

Рисунок 6 - Схема централизованной организации учета

			Главный бухгалтер организации
			Центральная бухгалтерия
Главный (старший) бухгалтер филиала № 1 (отдела)		Главный (старший) бухгалтер филиала № … (отдела)					Главный (старший) бухгалтер филиала № … (отдела)
Бухгалтерия				Бухгалтерия			Бухгалтерия
Учетный персонал				Учетный персонал			Учетный персонал

 

 

Рисунок 7 -  Схема децентрализованной организации учета

 

Организация учета в филиалах, представительствах и структурных подразделениях признана стать элементом учетной политики организации.

Организационная структура бухгалтерии зависит от условий организации и технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Она предполагает три типа организации работы бухгалтерского аппарата:  линейная (иерархическая);  по вертикали (линейно-штабная);  комбинированная (функциональная).

При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии  функционально подчиняются главному бухгалтеру.  Обычно такая структура применяется в небольших организациях, а также при централизованном и децентрализованном учете.

При децентрализованном учете организационная схема совпадает со схемой, представленной на рис.6. При централизованном учете линейная организация бухгалтерской службы подразумевает создание структурных подразделений для обработки данных в этих подразделениях (рис.8.)

Главный бухгалтер организации
Бухгалтерия
Отделы обработки данных и форматирования отчетности
Подраздел. №1		Подраздел.№…				Подраздел.№…
Учет.персонал№1			Учет. персонал №…		Учет. персонал №…

                       

 Рисунок 8 - Схема линейной организации бухгалтерского аппарата

 

При организации работы по вертикали (рис.9.) учет организуется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, бюро), которые возглавляются следующие группы по участкам учетной работы:материальная, ведущая учет по материально-производственным запасам, их поступлению и выбытию, хранению и использованию; расчетов по оплате труда,  осуществляющая учет с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т.п.; производственная – калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит производственный отчет; учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализацию; общая, ведущая учет по остальным операциям.

Вертикальный тип организации работ бухгалтерии применяется в средних и крупных предприятиях.

На крупных предприятиях могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам и расчетов с поставщиками, подрядчиками.

Главный бухгалтер организации

Центральная бухгалтерия

Отделы обработки данных и форматирования отчетности

По подразделению №1

По подразделению №…

По подразделению № …

Группа по учету материалов

Группа расчетов по оплате труда

Группа расчетов с поставщиками

Группа по учету материалов

Группа расчетов по оплате труда

Группа расчетов с поставщиками

Группа по учету материалов

Группа расчетов по оплате труда

Группа расчетов с поставщиками

Учетный персонал производственных подразделений

Рисунок 9-  Схема организации аппарата по вертикали

 

   При комбинированной организации (рис.3.9) структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности (рис.10).

Главный бухгалтер организации
Центральная бухгалтерия
Материальный отдел	Расчетный отдел по оплате труда	Кассовый центр	…	…	Отдел расчетов с поставщиками и покупателями
Учетный персонал производственных подразделений

Рисунок 10 - Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по участкам учетной работы

 

 

Главный бухгалтер организации
Центральная бухгалтерия
Группа приема и регистрации первичных документов	Отдел обработки первичных документов	Отдел свободного учета	…	…	Отдел составления отчетности
Учетный персонал производственных подразделений

 

Рисунок 11 -  Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности