Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями.

Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями.

 

Руководство

 

Нормативно-рекомендательный акт

Российской библиотечной ассоциации

 

 

Принято

Конференцией

Российской библиотечной ассоциации

XX Ежегодная сессия, 21 мая 2015 г.,

город Самара.

 

Содержание

 

Предисловие………………………………………………………………………… 2

 

1. Общие положения…………………………………………………………....….. 3

 

2. Единицы учѐта библиотечного фонда……………………………..………..….. 5

 

3. Учѐт документов по видам и категориям………………………………...…..…. 6

 

4. Учѐт поступления документов в библиотечный фонд……………………......... 12

 

5. Учѐт выбытия документов из библиотечного фонда………………….…….…. 17

 

6. Учѐт итогов движения библиотечного фонда…………………………………... 24

 

7. Проверка наличия документов библиотечного фонда…………........................... 24

 

8. Делопроизводство в организации учѐта библиотечного фонда……………..…. 27

 

 

2

 

Предисловие

 

Порядок учѐта документов, входящих в состав библиотечного фонда» утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 и зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 мая 2013 г., (регистрационный № 28390); опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г. Документ введен в действие 3 июня 2013 г. взамен «Инструкции об учѐте библиотечного фонда» (1998 г.), отменѐнной приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 623.

 

«Порядок учѐта документов, входящих в состав библиотечного фонда» – (далее – Порядок учѐта) разработан в целях актуализации учѐта в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений и развития библиотечного дела.

 

Основания для корректировки концепции учѐта библиотечного фонда:

 

– общая тенденция усиления контроля в сфере учѐтной политики и сохранности документного фонда;

 

– выделение из общего состава фонда особо ценного движимого имущества, иного движимого имущества;

 

– перевод периодических изданий и документов обменного фонда в категорию документов, учѐт которых осуществляется по правилам бухгалтерского учѐта на забалансовом счете;

 

– принятие международного и национального стандартов по библиотечной статистике;

 

– широкое внедрение электронных документов, находящихся в информационно-телекоммуникационных сетях, в практическую деятельность библиотек.

 

Порядок учѐта предназначен для библиотек, подведомственных Министерству культуры Российской Федерации, может быть использован в деятельности библиотек всех видов и типов вне зависимости от ведомственной принадлежности и юридического статуса (самостоятельное юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица), органами научно-технической информации, а также федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления муниципальных образований.

 

Настоящее Руководство содержит текст Порядка учѐта, комментарии к нему и приложения. Пункты утвержденного Порядка учѐта даны курсивом. Комментарии к нему представляют пояснения и расширительное толкование отдельных пунктов документа, приводятся обычном шрифтом. Приложения содержат учѐтные формы, рекомендуемые для учѐта документов, входящих в состав библиотечного фонда. Предложенные формы могут использоваться выборочно, дополняться, видоизменяться библиотеками в соответствии с потребностями и особенностями учреждений, но при этом должны содержать обязательные элементы, предусмотренные в Порядке учѐта.

 

Обязательным для применения в библиотеке является Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда, утверждѐнный Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н. Форма Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда представлена в Приложении 12.

 

На основе Порядка учѐта, комментариев к нему и приложений библиотека может разрабатывать инструкцию по учѐту библиотечных фондов с отражением своей специфики.

3

 

Руководство подготовлено Секцией РБА по формированию библиотечных фондов, составители: специалисты Российской государственной библиотеки Н. И.

 

Хахалева, А. А. Джиго, Т. В. Майстрович, С.В. Митрофанова, Президентскойбиблиотеки имени Б. Н. Ельцина – А. В. Мельничук, Российской национальной библиотеки – И. В. Эйдемиллер. В разработке Руководства приняли участие специалисты Национальной библиотеки Республики Карелия, Архангельской областной научной библиотеки имени Н. А. Добролюбова и других центральных библиотек субъектов Российской Федерации.

 

Настоящий Нормативно-рекомендательный акт Российской библиотечной ассоциации широко обсуждался профессиональной библиотечной общественностью на конференциях, семинарах, на сайте РБА, в блоге «Учѐт библиотечных фондов» на сайте Российской государственной библиотеки; итоговое обсуждение состоялось на Всероссийском библиотечном конгрессе: ХХ Ежегодной Конференции РБА (Самара, 17-22 мая, 2015 г.) участниками которой он одобрен и принят.

 

Общие положения

 

1.1. Учѐт документов библиотечного фонда является основой отчѐтности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.

 

1.2. Учѐт включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

 

1.3. Основные требования, предъявляемые к учѐту библиотечного фонда:

– полнота и достоверность учѐтной информации;

– оперативность;

 

– документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;

 

– совместимость приемов и форм учѐта, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учѐта;

 

– соответствие номенклатуры показателей учѐта фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

 

1.4. Учѐту подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

 

Документы постоянного (бессрочного) хранения – документы без определения сроков хранения, отвечающие критериям мемориальности, коллекционности, уникальности, раритетности, часть из которых относится к документам национального библиотечного фонда, формирующегося на основе системы обязательного экземпляра и книжных памятников.

 

Документы длительного (долгосрочного) хранения – документы, продолжительность хранения которых определяется естественным циклом жизни либо пользовательским спросом.

 

Документы временного (краткосрочного) хранения – документы с заранее определенным сроком хранения, как правило, от 1 до 5 лет, включающие периодические издания, а также иные издания, содержащие информацию временного значения.

 

Библиотеки самостоятельно определяют сроки и состав документов постоянного, длительного, временного хранения, исходя из миссии библиотеки, определѐнной уставом или положением о библиотеке. Сроки хранения документов фиксируются в тематико-типологическом (тематическом) плане или профиле комплектования фондов библиотеки.

 

Не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учѐту следующие виды документов:

4

 

– документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим инструментом библиотечного персонала (управленческая и производственная документация, программные продукты, в том числе лицензионные программы для компьютеров);

 

– материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанные с комплектованием библиотечного фонда;

 

– кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно– информационных и культурных мероприятий;

 

– издания рекламно-информационного характера, используемые для информирования читателей;

 

– базы данных, инсталлируемые на рабочих местах сотрудников в производственных целях и не используемые в обслуживании читателей.

 

1.5. Учѐт документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учѐта в традиционном и (или) электронном виде.

 

Регистр учѐта – учѐтно–регистрационный документ (список, перечень, книга, реестр и т.п.), имеющий правовое значение. Содержит перечень основных показателей (индикаторов), необходимых для регистрации документов в соответствии с установленными правилами.

 

Термин «регистр» введен в правила внутрибиблиотечного учѐта библиотечного фонда в целях гармонизации с бухгалтерским учѐтом; используется как обобщающий термин для обозначения всех форм индивидуального учѐта библиотечного фонда (инвентарная книга, регистрационная картотека учѐта периодических изданий, учѐтный каталог и другие) и суммарного учѐта библиотечного фонда (книга суммарного учѐта библиотечного фонда, реестр суммарного учѐта электронных сетевых документов и другие).

 

1.5.1. Регистрами индивидуального учѐта документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учѐта считать топографическую опись (каталог), учѐтный каталог, учѐтный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

 

Регистры индивидуального учѐта документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.

 

Инвентарная книга, которая традиционно ведѐтся в библиотеках, остается основным видом регистра индивидуального учѐта. При необходимости для учѐта отдельных специфических фондов (например, микрофильмов, аудиовизуальных документов и т.п.) могут использоваться иные формы регистрационных книг, организованных в порядке регистрационных номеров документов.

 

Примерные формы регистров индивидуального учѐта представлены в приложениях: Приложение 1 (Инвентарная книга), Приложение 2 (Карточка учѐта журналов), Приложение 3 (Реестр индивидуального учѐта сетевых удалѐнных документов).

 

1.5.2. Регистрами суммарного учѐта документов являются: книга суммарного учѐта библиотечного фонда, листы суммарного учѐта библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учѐта. Независимо от вида учѐтного документа регистры суммарного учѐта содержат три взаимосвязанные части:

 

"Поступление документов в библиотечный фонд", "Выбытие документов из библиотечного фонда",

 

"Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".

5

 

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учѐта.

В электронной системе учѐта эти части интегрируются в единый учѐтный файл.

 

При комплектовании электронных сетевых документов рекомендуется ведение регистров суммарного учѐта раздельно: для документов на материальных (физических) носителях (с возможным разделением на источники поступления или на виды поступающих изданий) и для электронных сетевых документов. Последние могут учитываться в одном регистре (например, реестр или книга суммарного учѐта сетевых электронных документов) или в отдельных регистрах (реестрах или книгах суммарного учѐта для инсталлированных, сетевых локальных документов, сетевых удаленных документов).

 

Примерные формы регистров суммарного учѐта представлены в приложениях: Приложение 4 (Книга суммарного учѐта документов на физических носителях), Приложение 5 (Реестр суммарного учѐта инсталлированных документов), Приложение 6 (Реестр суммарного учѐта сетевых локальных документов), Приложение 7 (Реестр суммарного учѐта сетевых удаленных документов).

 

1.6. Суммарный и индивидуальный учѐт фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

 

В библиотеках со сложной системой фондов необходимо сочетание учѐтных форм на общебиблиотечном и локальном уровнях. Например, на общебиблиотечном уровне отдел комплектования ведет инвентарную книгу на все поступления, учѐтный каталог на поступления периодических изданий, реестр электронных сетевых документов удалѐнного доступа. В отделах-фондодержателях необходим учѐтный документ, максимально способствующий ведению контроля за наличием документов в фонде, т.е при форматной расстановке – топографический каталог или опись, при алфавитной расстановке – алфавитный каталог; при систематической расстановке – систематический каталог и т.д.

 

Реестры инсталлированных и сетевых локальных документов ведутся подразделениями или ответственными лицами, выделенными в библиотеках, исходя из организационно-технологической целесообразности.

 

1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.

 

Данное положение напрямую относится к федеральным библиотекам, находящимся в ведении Министерства культуры Российской Федерации, центральным библиотекам субъектов Российской Федерации и библиотекам муниципальных образований. Библиотеки других министерств и ведомств представляют статистические данные по состоянию и движению библиотечных фондов в соответствующие отраслевые центры.

 

Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями.

 

Руководство