Порядок составления номенклатуры дел

Нормативно-методические документы по составле­нию номенклатуры дел — «Государственная система до-кументационного обеспечения управления», «Основные пра­вила работы архивов организаций». Используются также по­ложение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источ­ником при составлении номенклатуры являются сами доку­менты — как полученные извне, так и созданные в процес­се деятельности подразделения.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номен­клатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точ­ность, так как именно по заголовку дела идет поиск необхо­димого документа. Начинается заголовок с указания рода за­водимого дела (переписка, документы, дело) или вида доку­мента (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об автор­стве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откла­дываются документы, и т.п.. Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связан­ные последовательностью делопроизводства по одному кон­кретному вопросу. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указы­вается во множественном числе. Например: «Протоколы за­седаний приемной комиссии за 2003 г.». В заголовке пере­писки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например: «Переписка с фирмой «Софтоп» о поставке принтеров и расходных материалов». Если в деле переписка с несколькими схожими корреспонден­тами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название. Например: «Переписка с молочноконсервными комбинатами о поставке и использовании тары». В том случае, когда переписка ведется с различными корреспонден­тами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например: «Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, дол­жен содержать указание на периодичность и характер доку­ментов. Например: «Годовые отчеты кафедр факультета по основной деятельности за I семестр»; «Месячные отчеты об отгрузке товаров» и т.д. В заголовке дела, содержащего ста­тистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годо­вые отчеты о работе цехов по форме Б-36»; «Ведомости №... по счетам...». В заголовках с распорядительной документаци­ей, а также с протоколами после указания вида документа ставятся имя автора и дата. Например: «Приказы директора банка за 2002 г.»; «Протоколы Правления за 2002 г.».

Номенклатура дел составляется по унифицированной фор­ме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения:

 

Название раздела
Дело	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)и № статьи по Перечню	Примеча­ния
01-03 01-04 01-05	Устав фирмы Положения о структурных подразделениях Штатное расписание		Пост. ст. 37 Пост. ст. 38 Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раз­дела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, в не предусмотренных заранее дел, если такие появятся в те­чение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В те­чение года под одним названием, в зависимости от количе­ства документов, может быть сформировано дело в несколь­ких томах. Для их учета в конце года заполняется графа тре­тья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материа­лов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; незавершенных делах; делах, перехо­дящих на следующий год, и т.п.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземп­лярах: первый хранится в делопроизводственной службе уч­реждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвер­тый является рабочим и в виде выписок (разделов номенкла­туры) направляется в структурные подразделения для заведе­ния по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующе­го календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Го­сударственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

52. Формирование и оформление дел Формированием дел называется группировка исполнен­ных документов в дела.

Дело — совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, поме­щенных в твердую обложку, оформленную по определенным

правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативно­му поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохран­ность, устанавливает порядок в организации делопроизвод­ства.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и мето­дическое руководство этой работой осуществляют служба де­лопроизводства, ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Основными нормативными документами, которыми необ­ходимо пользоваться при организации работы по формирова­нию, оформлению и хранению дел, являются «Основные пра­вила работы архивов организаций», «Государственная систе­ма документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис­полнительной власти».

Формирование дела начинается сразу с начала года. По­этому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоро­сшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается назва­ние учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например, Атлантиксторм, РГГУ и т.п. Затем с новой стро­ки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например,

Дело № 02-24, где 02 — индекс структурного подразделения, а 24 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хра­нения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления других документов заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления, т.е. перед подшивкой еще раз надо удостовериться в нали­чии подписей, отметок, дат, индекса и т.п.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделя­ется на два или более тома.

На большинстве предприятий формирование дел проводит­ся по названиям видов документов, например акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контрак­ты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, работа по которым завер­шена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается, как правило, один экземпляр доку­мента;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть пра­вильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об испол­нении и т.д.);

• в дело формируются документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

• документы внутри дела чаще всего располагаются в обрат­ной хронологической (02.01.03, 01.01.03 и т.д.) последова­тельности.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Протоколы общих со­браний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Приложения и другие допол­нительные документы подшиваются к тем протоколам, к ко­торым они относятся. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу со­ставляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий со­трудников. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к ко­торому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 г. будет составлен в 1997 г., но помещается в де­ло 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 г., а помещается в дело 1998 г. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. При этом сле­дует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются от­дельно от проектов этих документов.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских докумен­тов нормативные акты предусматривают создание руководи­телем учреждения комиссии по расследованию причин про­пажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руко­водителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и государствен­ного пожарного надзора.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они рас­полагаются на полках вертикально. Последовательность рас­положения дел на полках должна точно соответствовать по­следовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с до­кументами.

В последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специаль­ного устройства (или специальных шкафов) и папок с выре­зами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сфор­мированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и по­стоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, со­держания и номера листа. Формы внутренней описи приве­дены в «Основных правилах работы архивов организаций» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

          I

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за фор­мирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано, когда, кому и на какой срок выдан документ. Документ выдается под расписку. Если тре­буется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и при­еме после возвращения документов. Дело может быть выда­но сотруднику структурного подразделения на срок не более одного месяца.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации раз­решается лишь руководителем организации на основании письменных запросов.                                                   •

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может произво­диться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным состав­лением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.