основные документы уПРАвления стейкхолдеРАми ПРоектА

Назначение процесса 4.3.10 «Управление заинтересованными лицами» ГОСТ Р ИСО 21500–2014 состоит в обеспечении должного внимания к заинтересованным лицам, понимания их ожиданий (в том числе меняющихся), реагирования на их опасения и решения вопросов. Входом процесса является реестр стейкхолдеров и плановая документация проекта, выходом — запросы на возможные изменения в плане проекта.

Цель управления заинтересованными сторонами проекта со- стоит в их удержании или переводе в желаемый формат отношений. Выделяют пять вариантов отношения стейкхолдеров к проекту:

1) активное противодействие;

2) пассивное противодействие;

3) нейтральное отношение;

4) пассивная поддержка;

5) активная поддержка.

Управление этими отношениями предполагает выполнение для наиболее значимых стейкхолдеров действий, обеспечивающих переход и (или) удержание данной заинтересованной стороны в желаемом для успеха проекта состоянии. Это достигается с помощью формирования системы коммуникаций проекта, которые отражают интересы основных стейкхолдеров и факторы их влияний, выявляемые с помощью обзора окружения.

Первоначально менеджеры проекта должны определить текущее отношение стейкхолдеров к проекту, затем — желаемое и разработать мероприятия по достижению желаемого состояния. Не всегда нужна активная поддержка стейкхолдеров, поскольку это предполагает высокий уровень вовлеченности в проект, необходимость постоянных контактов, учета всех интересов. В результате может случиться то, о чем говорят «Лучшее — враг хорошего», т.е. стремление к идеалу может затормозить проект настолько, что сделает его реализацию либо невозможной, либо бессмысленной.

В ходе реализации проекта, особенно долгосрочного, ожидания стейкхолдеров могут существенно измениться. Поэтому менеджеру проекта необходимо регулярно проводить мониторинг и анализ ин- тересов влиятельных стейкхолдеров и корректировать отношение к ним адекватно произошедшим изменениям.

Для выстраивания отношений с учетом силы влияния лидера проекта целесообразно использование карты заинтересованных сторон. Этот документ обеспечивает возможность продуктивной коллективной работы по управлению отношениями со стейкхолдерами. Для ее составления может использоваться технология мозгового штурма.

На карте выделяются три концентрические области.

1. Область полномочий (ответственности). В эту область от- носят заинтересованных лиц, находящихся в прямом подчинении лидера проекта. Простейшей стратегией взаимоотношений здесь может быть административное принуждение (приказ). Однако члены проектной команды могут не находиться в функциональном подчинении руководителя проекта. Тогда эта область может отсутствовать.

2. Область прямого влияния. Здесь указываются заинтересованные лица, не подчиняющиеся лидеру. Однако при выстраивании взаимоотношений с ними лидер может использовать стратегию обмена ресурсами («ты — мне, я — тебе») или убеждения. В этой группе оказываются члены проектной команды, не находящиеся у руководителя проекта в функциональном подчинении, сотрудники компании, иерархический статус которых сравним со статусом руководителя, куратор проекта, поставщики и подрядчики (если руководитель работает с ними напрямую), клиенты компании (если руководитель работает с ними напрямую).

3. Область опосредованного влияния. В ней указывают стейкхолдеров, на которых лидер не может оказывать прямого влияния и вынужден пользоваться их поддержкой в рамках своих полномочий. Если у руководителя проекта нет возможности решить проблему заинтересованных сторон, то необходимо вывести ее на более высокий уровень структуры организации-проектанта или заручиться содействием внешних лиц. В этой области может оказаться спонсор проекта, топ-менеджмент компании-проектоустроителя, представители госорганов, конкуренты.

Реагирование на уже имевшиеся и вновь возникающие опасения и решение вопросов взаимодействия осуществляются методом гармонизации интересов в процессе формирования и реализации адекватной стратегии и системы коммуникаций. В соответствии

с выбранной стратегией разрабатывается план коммуникаций с заин- тересованными сторонами, включающий для каждого стейкхолдера или группы стейкхолдеров следующие данные:

• приоритет, определенный на этапе ранжирования стейкхолдеров;

• цель коммуникации, соответствующая выбранной стратегии;

• ответственного за коммуникации из числа членов команды проекта;

• информацию, которую необходимо передавать;

• тактику коммуникации — варианты инструментов, включая канал коммуникаций, стиль общения исходя из выбранной стратегии коммуникации;

• допустимое время — конкретные даты с привязкой к вехам проекта или дни недели (месяца), возможно даже часы;

• формат сообщения, соответствующий стратегии;

• частоту подачи информации;

• требуемые ресурсы для передачи информации;

• бюджет, который указывается в случае наличия дополнительных затрат;

• возможные риски коммуникаций и меры управления ими. Результатом коммуникаций могут быть согласованные изменения проектной документации, являющиеся выходом процесса управления стейкхолдерами проекта.

 

ПРАктикум

Контрольные вопросы

1. Почему управление отношениями со стейколдерами проектов становится важным в современных проектах?

2. Какие ошибки допускаются командами и лидерами проектов во взаимоотношениях со стейкхолдерами?

3. Какие методы классификации стейкхолдеров проектов наиболее распространены?

4. Какие существуют стратегии коммуникаций со стейкхолдерами проектов?

5. Почему ожидания стейкхолдеров нужно повторно оценивать в ходе реализации проекта?

Задания для самостоятельной работы

1. Найдите в Интернете примеры неудач проектов, обусловленных недостаточным вниманием к стейкхолдерам проекта.

2. Составьте реестр стейкхолдеров проекта создания интернет-магазина цветов. Проведите классификацию стейкхолдеров этого проекта

по критериям «власть — интерес». Укажите возможные конфликты интересов стейкхолдеров и обоснуйте выбор стратегии взаимодействия с ними.

Тесты

1. Стейкхолдеры проекта — это:

а) лица (физические и юридические), обладающие правовой, экономической, моральной возможностью заявлять проектоустроителю и (или) заказчику о своих правах (в том числе имущественных) или интересах в отношении прошлой, настоящей или будущей деятельности или ее части в рамках данного проекта;

б) физические и юридические лица из внешнего окружения проекта;

в) лица или организации, которые могут влиять на проект;

г) лица, имеющие определенные ожидания от проекта.

2. Новшеством в PMBoK 5 относительно предыдущей его версии является:

а) выделение процесса управления стейкхолдерами проекта;

б) стандартизация программного обеспечения управления проектами;

в) открытость стандарта;

г) свобода стандарта.

3. К управленческим стандартам по управлению стейкхолдерами организации относится:

а) семейство стандартов ГОСТ Р ИСО 9000;

б) ИСО 26000;

в) ГОСТ Р 9001; г) АА1000.

4. Базовый документ по управлению заинтересованными сторонами проекта — это:

а) паспорт проекта;

б) реестр стейкхолдеров проекта;

в) иерархическая структура работ проекта;

г) план коммуникаций проекта.

5. Критерием приоретизации стейкхолдеров проекта не является: а) обеспечение активной поддержки проекта;

б) власть по отношению к проекту;

в) имущественные права на объекты проекта;

г) заинтересованность в результатах или процессах проекта.