Описать ограничения которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании (финансовые, временные, трудовые, технические)

Описать ограничения которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании (финансовые, временные, трудовые, технические)

Определить величины инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации (ОТКУДА ВЗЯТЫ????)

6. На автоматизацию системы управления кадрами компании DNS (в Ростове-на-Дону) выделено 1500000 руб

7. Определение временныъ ограничений аптоматизировать систему управления кадрами в DNS (в Ростове-на-Дону) необходимо за 4,5 месяца

Описание возможных ограничений, связанных с влиянием человеческого фактора

Ограничить процесс автоматизации могут:

Отношение персонала компании к автоматизации (Потребуется время, чтобы сотрудники привыкли к новым технологиям в своей работе)

Увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС

Необходимость обучения персонала

Описание возможные технические ограничения

1. Технические ограничения:

• Ограничения по использованию ПК (Потребуется приобретение дополнительных компьютеров)
• Необходимо организация новых (дополнительных) рабочих мес

12. Выполнить анализ требований к ИС

Приобретение ИС.

Оценки информационных систем

1. Босс-кадровик;

2. Отдела Кадров Плюс 2014

3. 1С: Кадровое агенство

С: Зарплата и Управление персоналом 8.2

Создать проект в MS Project

ТЕОРИЯ К ЭТАПУ 1

Планирование деятельности предприятия – это выбор лучшего варианта развития компании на основании прогнозов экономического состояния страны, отрасли и непосредственно самой фирмы. Как правило, деятельность организации включает в себя большое количество задач, разработать которые без применения технических элементов анализа, невозможно. Автоматизация генерального производственного планирования – это использование в работе предприятия IT-продуктов, которые смогут не только упорядочить корпоративные цели, но и создадут новые стратегии работы. Программное обеспечение способствует увеличению эффективности всех подразделений в качестве обширного производственного комплекса и отдельных бизнес-единиц.

проект автоматизации DNS. Этап Разработка стратегического плана автоматизации компании Описание цели и задач бизнеса компании dns

 

 

Этап 1. Разработка стратегического плана автоматизации компании

 

16. Описание цели и задач бизнеса компании DNS

DNS — российская компания, владелец розничной сети, специализирующейся на продаже компьютерной, цифровой и бытовой техники, а также производитель компьютеров, ноутбуков, планшетов (сборочное производство). В 1998 году компания DNS открыла свой первый компьютерный магазин в городе Владивосток.

 

Сеть DNS «закрасила» торговыми точками почти всю карту России, открыв около 700 супермаркетов с ожидаемой в 2013 году выручкой около 130 млрд рублей (в 2012 году — 86,4 млрд рублей). Лишь номинально присутствуя на московском рынке, она почти догнала по оборотам лидера рынка — сеть «М.Видео» с 20-летней историей. Выручка DNS растет быстрее, чем у конкурентов, — на 65% в 2012 году, на 50% в 2013 году, — в основном за счет открытия новых торговых точек. Эксперты оценили, что бизнес DNS может стоить более 18 млрд рублей.¹

Цель компании - максимально охватить города и населенные пункты для облегчения доступа покупателей к большому выбору качественной техники по низким ценам. Кроме компьютерной и цифровой техники товарами также являются комплектующие, сотовые телефоны, записывающие аудио- и видео-устройства, игры на дистанционном управлении, различные аксессуары к ним от сумок до батареек.

 

Основная задача всех подразделений федерального офиса, производства и магазинов федеральной розничной сети группы компаний DNS – эффективные продажи и прибыль.

 

В 2013 году сеть DNS объединяла 700 магазинов компьютерной и цифровой техники в 240 городах России. В основном это торговые точки площадью 300–500 m², также действуют 25 гипермаркетов до 1000 m². Помимо магазинов у компании есть 10 распределительных центров общей площадью 30 000 m², завод компьютеров и ноутбуков в Артёме, а также сборочные производства в Подмосковье (Новая Купавна) и Новосибирске.

 

Проблема данной компании состоит в том, что единого офиса у DNS нет — 500 человек сидят в четырех помещениях в разных концах Владивостока. Однако в этом году основатели обещают всех соединить в одном помещении. А также растет штат сотрудников, вследствие этого необходимо автоматизировать систему управления кадрами предприятия, чтобы менеджеры по кадрам сокращали до минимума рутинные операции и значительно повышали долю интеллектуального труда в своей работе.

 

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

 

2.  Описание цели автоматизации, соответствующие целям бизнеса компании

Напряженность в обеспечении компании ДНС трудовыми ресурсами может быть несколько снята за счет автоматизации системы управления персоналом.

 

Цели автоматизации компании:

1. Автоматизация основных трудоемких бизнес-процессов: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д.

2. Автоматизация таких процессов, как учет рабочего времени и начисление заработной платы

3. Автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры

4. Создание единого информационного пространства организации, региональных офисов и представительств. Это позволит собрать все данные о деятельности компании в единой базе, поддерживать оперативный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями компании, поместить непосредственно в систему бизнес-процессы компании с регламентами их выполнения.

 

Используя программное обеспечение для управления персоналом, менеджеры переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

 

Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

Автоматизация по участкам.

Данный способ подразумевает под собой процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь выбирается, если:

 

• инвестиционные ресурсы фирмы недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме;
• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект;
• технология производства не позволяют обходиться без автоматизированных систем. Наиболее часто он применяется для автоматизации производственных участков.

Для того чтобы автоматизация по участкам была эффективна необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план должен периодически пересматриваться, например, раз в год.

 

Полная автоматизация

Автоматизированная система управления предприятием как система состоит из большого количества элементов разных уровней и назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т.д. Интеграция предполагает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе процесса управления предприятием обеспечивалась оптимизация и поведение. Интеграция проявляется во всех без исключения функциональных и обеспечивающих подсистемах. В подсистеме технического обеспечения – это локальные вычислительные сети и обеспечение связи предприятия с внешней средой через глобальные сети. В подсистеме информационного обеспечения – ведение баз данных под управлением СУБД.

 

Интегрированные информационные системы выводят предприятие на новый уровень интеграции организационного обеспечения благодаря унификации пользовательского интерфейса. Единая компьютерная система позволяет обеспечить взаимную прозрачность систем. Интегрированные информационные системы строятся с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым.

 

Комплексная система автоматизации - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

 

Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

 

разобщенность управленческих и информационных технологий;

• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

 

• создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
• постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

 

Важным является обеспечение выбора эффективной стратегии комплексной автоматизации и выполнение основных ее положений

 

Покупка и доработка ИС

В этом случае покупается ядро системы, а остальное покупается.

Преимущества:

покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;

• возможная доработка именно требуемой функциональности;
• не надо платить за то, что компании не нужно.

Недостатки:

• необходим отдел информационных технологий;
• схема эффективна, если объем работ по доведению относительно невелик;
• часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра.

Аутсорсинг ИС

Использование услуг сторонней организации (outsourcing) - это практика найма сторонней компании для проведения части или всей деятельности организации по обработке своих данных. На практике существуют две разновидности таких услуг.

В одном варианте (mainframe outsourcing agreement) подрядчик нанимает всех или часть служащих клиента, занятых обработкой данных, а затем эксплуатирует всю систему, используя свои компьютеры или компьютеры, купленные у клиента. Такие контракты заключаются на длительное время, обычно на 10 лет. Клиент вносит фиксированную годовую оплату и дополнительные выплаты в зависимости от объемов обработки данных. Благодаря специализации такое сотрудничество оказывается взаимовыгодным.

В другом варианте (client/server outsourcing agreement) организация отдает на обслуживание лишь часть своей деятельности по обработке данных, поручает выполнять какую-то отдельную функцию, например, установку и техническое обслуживание компьютеров, обучение и консультирование обслуживающего персонала или обновление программного и аппаратного обеспечения на регулярной основе. Такие соглашения заключаются на срок до пяти лет и позволяют каждому партнеру сосредоточиться на своих задачах.

Использование услуг сторонней организации - скорее организационный прием, чем решение, касающееся основ ИС. Его преимущества: лучшее использование основных фондов, получение доступа к опыту специализированных компаний и современным технологиям, понижение затрат, сокращение времени разработок, сглаживание проблем сезонности бизнеса, а также проблем роста или сокращения организации. К рискам можно отнести потерю контроля за делегированными функциями, трудность прекращения таких взаимоотношений, их негибкость, потерю исключительных свойств ИС компании.

БОСС-Кадровик

Это автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

БОСС-Кадровик позволяет:

• планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;
• производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
• вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
• рекрутинг персонала на вакантные должности;
• ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

1С: Кадровое агентство

Программа «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» предназначена для повышения достоверности информации о соискателях, сокращения времени обработки данных по специалистам для их трудоустройства, уменьшения трудозатрат на обработку заявок заказчиков агентства. Основные возможности:

1. Работа с кандидатами:

• загрузка и хранения резюме, заполненного на сайте кадрового агентства или полученного по электронной почте (в том числе – распознавание неструктурированного текста, интеграция с системой Resumagic.ru);
• подбор подходящих вакансий из всех, имеющихся в информационной базе.

2. Работа с предприятиями – заказчиками:

• хранение реквизитов и контактных лиц;
• учет договоров и заявок от кандидатов;
• подбор кандидатов, подходящих по параметрами и предпочтениям конкретного заказчика.

3. Хранение истории взаимоотношений «Агентство-Заказчик», «Агентство-Кандидат», «Заказчик-Кандидат».

4. Учет событий, состояний заказчиков, кандидатов, договоров, заявок, резюме.

5. Контроль прохождения испытательного срока кандидатом.

6. Управление работой менеджеров по подбору персонала:

календарь событий, система напоминаний;

• формирование отчетов о работе менеджеров, состоянии взаимоотношений с заказчиками и кандидатами.

В программу «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» включены подсистемы «Тестирование знаний» и «Психодиагностика».

Реализованы возможности web-сервиса, обеспечивающие интеграцию программы и сайта кадрового агентства. Налажено взаимодействие программы с популярными работными сайтами (SuperJob, HeadHunter, Rabota.ru, Job.ru, Zarplata.ru, Rabota.Mail.ru, MoiKrug.ru).

Отдел Кадров Плюс 2014

ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС - удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение программ существенно снижает время, необходимое на обработку  информации и оформление кадровых приказов и документов.

ВОЗМОЖНОСТИ  ПРОГРАММЫ ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС:

1. Сохранение кадровых приказов, отчетов и документов в редактируемых форматах XLS и DOC (MS Office)

2. Совместимость с Open Office

3. Возможность обмена персональными данными по сотруднику с 1С

4. Возможность загрузки данных по сотруднику в базу данных программы из Excel (и обратно)

5. Гибкое штатное расписание:

 - без ограничений количества уровней

 - возможность включения филиалов с собственной структурой и реквизитами

6. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в
одной программе

7. График отпусков

8. Возможность хранения внутри программы внешних документов в различных

форматах (Word, Excel, изображения и т.д.).

Например: трудовой договор, должностные инструкции.

Количество документов не ограничено.

9. Табель учета рабочего времени. Автоматически формируется на основании
существующих приказов по сотруднику и его графика работы.

С удобным интерфейсом редактирования и ввода отработанных часов.

Формируются печатные формы Т-12 и Т-13

10. Возможность редактирования табеля сразу по подразделению или всей

организации.

11. Все изменения внесенные в табель сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов

12. Удобный, структурированный журнал приказов

13. Хранение информации о кандидатах и уволенных сотрудников

14. Возможность приема нескольких сотрудников по различным ставкам на одну штатную единицу

15. Возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках

одной организации на различных ставках

Данная программа позволяет решить многие кадровые проблемы, упростить рутинные операции и т.п.

Детализация этапов работ.

1. Обследование компании.

1. Планирование проекта. Топ - менеджеры компании должны сформулировать свои бизнес - цели и стратегию на ближайшие 1-3 года. Это задачи именно высшего руководства. Пока они не дадут своих ответов, всякая автоматизация бесполезна, ибо неясна не только её цель, но цель хозяйственной деятельности предприятия.  Думаю, что ни для кого не секрет, что, как правило, цели впервые ясно и четко формулируются как раз в результате этого этапа.

2. Предпроектное обследование - некий аудит того, а что, собственно говоря, на предприятии сейчас есть, что делается. Если привлекаются внешние консультанты, это этап первого знакомства с предприятием, который позволяет понять объем задач, дать адекватное предложение по решению, оценить сроки, назвать цены.

3. Анализ и проектирование бизнес – структуры предприятия. После понимания задач в бизнесе можно переходить к началу постановки задач на автоматизацию. Кратко, понятно для топ - менеджеров должно быть описано, какие задачи будут автоматизированы и как. В ходе этапа начинается бизнес – моделирование и составляется несколько схем (моделей) «as is». На этом этапе в работе принимают участие топ - менеджеры, ведущие специалисты, начальники подразделений и IT-менеджер.

После завершения предыдущего шага (этапа 1) мы получаем формализованное представление тех целей, которые ставит руководство и тех бизнес - процессов, которые должны привести к достижению этих целей. Обычно это первое системное и реальное представление о структурах предприятия. А значит, почти всегда неоптимальное. На этом этапе в ходе бизнес – моделирования разрабатывается ряд моделей «to be».

Обычно в результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры предприятия либо бизнес - процессов – реструктуризация и реинжиниринг соответственно. В результате этого этапа цели руководства будут сформулированы на языке конкретных функций и задач всех подразделений фирмы.

2. Проектирование!!! Для этапов 2 и 3 назначение трудовых ресурсов выполняется самомтоятельно.

1. Техническое задание (ТЗ). Опираясь на утверждённую постановку (этап 2), можно разрабатывать ТЗ. Иными словами, постановка задачи отвечает на вопрос: "Что надо автоматизировать?", а ТЗ – "Как конкретно надо автоматизировать?". ТЗ представляет собой набор требований со стороны бизнеса к системе и составляется с IT-менеджерами и начальниками отделов – “собственниками бизнес - процессов".В нём детально описываются все объекты информационной системы, их поведение и т.д. И чем детальнее будет ТЗ, тем лучше!

2. Создание концепции информационного решения(архитектуры решения), выбор программной платформы (или платформ).

3. Разработка Технического проекта (ТП) на систему автоматизации - это совокупность решений и заданий о том, как требования из ТЗ осуществить при помощи конкретного программного продукта. Это один из самых трудоемких этапов, часто объединяют с разработкой (реализацией решения).

3. Ввод в действие.

1. Реализация программного комплекса. После утверждения ТЗ можно приступать к непосредственной настройке программного комплекса (и программированию, если это требуется). Это дело команды специалистов, знающих выбранное базовое программное обеспечение (команда может быть собственной или внедряющей организации).

2. Разработка должностных инструкций. Лучше, чтобы этап с этапом обучением были параллельны. Их задача – подготовка этапа опытной эксплуатации - необходимо обучить пользователей работе с системой (а иногда и с ПК) и выдать им должностные инструкции. Без этого созданная система пропадёт, как бы хороша она не была.

3. Обучение пользователей. Совершенно необходимо. В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что сотрудники будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив

4. Опытная эксплуатация. После кодирования начинается опытная эксплуатация. Это важный этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге.

5. Доработки и промышленная эксплуатация.

 

На основании уточнённой детализации составить

Планирование от даты старта проекта.

Планирование от корневой задачи «Сверху-Вниз»

ЗАДАТЬ КОДЫ СДР;

Задать для каждой задачи трудозатраты и не менять их! В соответствии с таблицей 2

ЗАПОЛНИТЬ ЛИСТ РЕСУРСОВ;

 Для задач проверить, что задан фиксированный объём ресурсов.

Таблица2 Распределение ресурсов между работами (задачами) проекта автоматизации

№	Этап разработки проекта автоматизации	Стоимостные ресурсы, тыс.руб	Материальные ресурсы, вид	Трудо затраты, чел/часы
1	Планирование проекта Выбор Стратегии	10-21	Для всех этапов автоматизации предназначены следующие материальные ресурсы: Компьютер Телефонные сети Интернет-сети Организационное оборудование Канцелярия	90
2	Предпроектное обследование АУДИТ	20 -46		150
3	Анализ и проектирование бизнес – структуры предприятия Планирование деятельности Постановка задач	15-20		60
4	Выбор программной платформы Инфраструктуры	5,5		20
5	Техническое задание	25-50		130
6	Разработка технического проекта на систему автоматизации	70-180		480
7	Реализация и внедрение программного комплекса	30-45		120
8	Разработка должностных инструкций.	15-32		90
9	Обучение пользователей	60-115		240
10	Опытная эксплуатация	15-40		96
11	Доработки и промышленная эксплуатация	30-52		120

План по кадрам

Целью разработки плана по труду и персоналу является определение рациональной (экономически обоснованной) потребности фирмы в персонале и обеспечение эффективного его использования в планируемом периоде времени. Процесс планирования труда является составной частью тактического планирования

Основными задачами данного анализа являются:

• оценка обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами;
• оценка эффективности использования трудовых ресурсов.
• планирование повышения квалификации работников предприятия.
• планирование роста и производительности труда

В соответствии с оперативным планом в процессе автоматизации компании ОАО «DNS» будут задействованы следующие специалисты (табл.3):

Пока не смотрим на последний столбец «Финансовые затраты на выплату з/п…» Таблица3 3

№	Должность	Планируемое количество задействованных сотрудников, чел	Заработная плата, тыс. руб/мес	Финансовые затраты на выплату з/п за период внедрения АСУ
1	IT-специалист	3	20	30 пока не смотрим
2	Начальник отдела кадров	1	25	20 пока не смотрим
3	Специалист кадрового отдела	3	15	15
4	Финансовый 1директор	1	40	20
5	Исполнительный директор	1	45	30
6	Специалист аналитического отдела	2	20	10
7	Сотрудник отдела технической поддержки	3	25	20
8	Аутстаф (зксперт или техподдержка или ИТ спец ил)	2		(750-1500)руб за вызов затраты на использование

Например:

Исходя из надобностей, предприятию будет хватать внутренних ресурсов, за исключением специалиста по обучению и одного внешнего аналитика.

Стоимостной анализ проекта

Основные операции	Стоимость, тыс. руб
ПОКУПККА 1С: Управление персоналом 8	70
Предпроектные операции	75
Опытная эксплуатация	15
Обучение персонала	60
Обслуживание ИС	15
Финансовые затраты на оплату з/п сотрудникам	175-600000
Резервный фонд	50
Итого	????460 (540)

 

 

СДЕЛАТЬ ВЫВОД

 

Таким образом, запланированная сумма затрат равно ХХХХХруб, которая не выходит за рамки финансовых ограничений. Оценивая эффективность внедрения автоматизированной системы управления, можно сделать вывод, что она является экономически эффективной, так как не требует больших временных (УКАЗАТЬ ДЛИТЕЛЬНОСТЬ!!!), трудовых и финансовых затрат, что является немаловажным критерием выбора для внедряемой информационной системы.

Проверить:

Наличие ВЕХ

Наличие праздничных дней

Где учтена стоимость ПО 1С

Попадание по срокам и затратам по задачам (см. данные из табл.1 и табл.2)

Проверить правильное назначение зарплат по специалистам

Описать ограничения которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании (финансовые, временные, трудовые, технические)