Отдельная касса обособленного подразделения, ведение со своим или наделенным лимитом кассы

 

Наличие в организации разветвленной структуры не является редким явлением - сегодня многие фирмы имеют в своем составе представительства, филиалы или иные структурные подразделения. При этом обособленные подразделения компании могут осуществлять непосредственную продажу товаров, (работ, услуг), в связи с чем возникает необходимость в наличных денежных расчетах. Наличные расчеты в соответствии с требованиями российского законодательства должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники.

О том, как эти требования реализуются в обособленных подразделениях, мы поговорим в настоящей статье.

 

Прежде чем перейти к непосредственному рассмотрению темы статьи, определим, что же признается обособленным подразделением организации, для чего обратимся к нормам российского законодательства.

Обособленными подразделениями юридического лица являются представительства и филиалы, что следует из статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации.

При этом представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Ни представительства, ни филиалы не являются юридическими лицами, но они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц.

Понятие обособленного подразделения дает и налоговое законодательство, а именно пункт 2 статьи 11 Налогового кодекса Российской Федерации, согласно которому обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Итак, обязанность по применению контрольно-кассовой техники на территории Российской Федерации установлена Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (далее - Закон N 54-ФЗ).

 

Обратите внимание! С 15 июля 2016 г. Закон N 54-ФЗ был существенно изменен Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 290-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 290-ФЗ).

 

По общему правилу применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ) обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими расчетов, в том числе при приеме или выплате денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги. На это указывают положения пункта 1 статьи 1.2, статьи 1.1 Закона N 54-ФЗ.

Исключением являются организации и индивидуальные предприниматели, которые прямо поименованы в статье 2 Закона N 54-ФЗ, а также в статье 7 Закона N 290-ФЗ. Так, не применять ККТ вправе:

- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие виды деятельности и оказывающие услуги, перечисленные в пункте 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ, с учетом специфики деятельности или особенностей местонахождения.

Заметим, что данное положение не распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, которые используют для расчетов автоматические устройства, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами, на это указывает пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ;

- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации. Причем вышеуказанные лица вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом). Этот документ должен содержать наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами 4-12 пункта 1 статьи 4.7 Закона N 54-ФЗ, и подпись лица, его выдавшего (пункт 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ). Порядок выдачи и учета таких документов устанавливает Правительство Российской Федерации (пункт 4 статьи 2 Закона N 54-ФЗ).

Заметим, что положения пункта 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ не распространяются на организации и индивидуальных предпринимателей, которые используют для расчетов автоматическое устройство, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами (пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

- аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах (пункт 5 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

- обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации (пункт 5 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

Отметим, что положение пункта 5 статьи 2 Закона N 54-ФЗ не распространяется на аптечные организации и обособленные подразделения медицинских организаций, которые используют для расчетов автоматическое устройство, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами (пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

- религиозные организации при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также при реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы. Указанными организациями может не применяться ККТ, если такие операции совершаются в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (пункт 6 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с использованием электронного средства платежа без его предъявления между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями (пункт 9 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

- организации и индивидуальные предприниматели, выполняющие работы, оказывающие услуги населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ до внесения в него изменений (то есть до 15.07.2016 г.). Указанные лица вправе не применять ККТ до 01.07.2018 г., что установлено пунктом 8 статьи 7 Закона N 290-ФЗ.

Напомним, что порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков устанавливает постановление Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 359;

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения, а также организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации. Указанные лица могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ до 1 июля 2018 г., при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товар (работу, услугу) в прежнем порядке (пункт 7 статьи 7 Закона N 290-ФЗ).

Напомним, что согласно прежним нормам Закона N 54-ФЗ без применения ККТ могут осуществлять расчеты вышеназванные лица, не подпадающие под действие пунктов 2 и 3 статьи 2 указанного закона, при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа, содержащего следующие сведения:

- наименование документа;

- порядковый номер документа, дату его выдачи;

- фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный предпринимателю, выдавшему документ;

- наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

- сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись;

- организации или индивидуальные предприниматели, которые вправе не применять ККТ в соответствии с Законом N 54-ФЗ до внесения в него изменений. Указанные лица сохраняют такое право до 1 июля 2018 г. (пункт 9 статьи 7 Закона N 290-ФЗ);

- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов, могут не применять в составе таких торговых автоматов ККТ до 1 июля 2018 г. (пункт 11 статьи 7 Закона N 290-ФЗ).

 

Обратите внимание! В вышеперечисленных случаях неприменение ККТ является правом хозяйствующего субъекта, а не обязанностью, поэтому он вправе решать сам, каким образом он будет осуществлять свою деятельность - с применением ККТ или без нее.

Вместе с тем, если хозяйствующий субъект обязан применять ККТ, то он должен знать, что с 15 июля 2016 г. в Законе N 54-ФЗ под ККТ понимаются так называемые онлайн-кассы, с помощью которых в режиме реального времени в налоговый орган будет передаваться информация о произведенных пользователями ККТ (организациями и индивидуальными предпринимателями) расчетах.

Обязанность применения онлайн-касс возникает у пользователей только с 01.07.2017 г., но зарегистрировать ККТ, обеспечивающую передачу фискальных данных налоговикам в электронном виде, в налоговом органе нужно раньше - уже с 1 февраля 2017 г., на что указывает пункт 6 статьи 7 Закона N 290-ФЗ.

Таким образом, до 1 июля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов могут использовать ККТ, зарегистрированную в налоговых органах до 1 февраля 2017 г. по старым правилам.

Напоминаем, что Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2007 г. N 470 (далее - Положение N 470).

Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержден Приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. N 94н (Регламент N 94н).

В соответствии с пунктом 15 Положения N 470 заявление о регистрации ККТ, подлежащей применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения.

Согласно пункту 21 Регламента N 94н ККТ, подлежащая применению обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения данного обособленного подразделения.

Территориальные налоговые органы регистрируют ККТ заявителя-организации, осуществляющего деятельность через обособленные подразделения, находящиеся на территории одного муниципального образования, городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга, и которые подведомственны разным территориальным налоговым органам, в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из обособленных подразделений, в котором заявитель-организация поставлен на налоговый учет.

 

Одним из наиболее важных вопросов, касающихся кассовой дисциплины в организациях с обособленными подразделениями, является вопрос организации ведения кассовой книги.

Напоминаем, что с 1 июня 2014 г. порядок ведения кассовых операций определяется правилами, установленными Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Порядок N 3210-У).

Пунктом 4.6 Порядка N 3210-У установлено, что поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Таким образом, Порядком N 3210-У установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги не только организацией, но и каждым обособленным подразделением организации.

Имейте в виду, что отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении, равно как и нарушение в ее ведении, чревато мерами административной ответственности, что подтверждается письмом ФНС России от 17 мая 2013 г. N АС-4-2/8827@.

Далее поговорим об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации, имеющей в своей структуре обособленные подразделения.

Согласно пункту 2 Порядка N 3210-У лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма наличных денежных средств, которую можно хранить в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Лимит остатка наличных денег определяется организацией самостоятельно в соответствии с приложением к Порядку N 3210-У исходя из характера деятельности компании с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Вместе с тем при наличии в организации обособленных подразделений лимит кассы устанавливается организацией с учетом некоторых особенностей.

Если обособленное подразделение компании самостоятельно сдает деньги в банк на расчетный счет организации, то лимит остатка наличных по обособленному подразделению определяется в том же порядке, что и для самой компании.

В том случае, если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу "головы", то свой лимит остатка головная компания должна определять с учетом лимита, установленного этому обособленному подразделению.

Экземпляр распорядительного документа организации об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется "головой" в порядке, установленном самой организацией, который необходимо закрепить в учетной политике фирмы.

В силу абзаца 7 пункта 2 Порядка N 3210-У организация обязана хранить на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Пунктом 3 Порядка N 3210-У определено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном организацией, сдавать наличные деньги в кассу "головной" организации или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет организации.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются организацией (пункт 7 Порядка N 3210-У).

И в заключение статьи напомним, что в соответствии с положениями статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.