Регистрация приходных и расходных кассовых документов

 

Как установлено российским законодательством, кассовые операции, проводимые хозяйствующим субъектом, сопровождаются оформлением приходных и расходных кассовых ордеров. О том, как осуществляется обобщение информации о движении наличных денежных средств, находящихся в кассе организации, читайте в настоящей статье.

 

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации определяет Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Согласно пункту 4.1 Указания N 3210-У кассовые операции, проводимые организацией, оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами (далее - кассовые документы).

Формы этих документов закреплены в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Напомним, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). На это указывает Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012.

Обратите внимание, что внесение исправлений в кассовые документы не допускается, что вытекает из пункта 4.7 Указания N 3210-У. Следовательно, в случае совершения ошибки документ уничтожается и составляется новый. Хранение кассовых документов организует руководитель.

Имейте в виду, что Указанием N 3210-У для индивидуальных предпринимателей, ведущих в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, предусмотрена возможность не оформлять кассовые документы. На это же обращено внимание в письме Минфина России от 17 октября 2014 г. N 03-11-11/52522.

Информация о приходных и расходных кассовых документах хозяйствующего субъекта обобщается в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Он применяется до момента передачи кассовых документов в кассу хозяйствующего субъекта. Унифицированная форма этого журнала (форма N КО-3) установлена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Отметим, что журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов является регистром сводного учета. Согласно пункту 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, хозяйствующие субъекты вправе применять как самостоятельно разработанные формы регистров, так и унифицированные формы, закрепив соответствующее положение в учетной политике. Как показывает практика, многие хозяйствующие субъекты применяют унифицированные формы документов, разработанные Госкомстатом России, поскольку разработка собственных форм требует определенных трудозатрат.

Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов содержит два раздела: левый раздел содержит информацию о приходных кассовых ордерах, правый раздел - о расходных кассовых ордерах.

В журнале подлежит раскрытию следующая информация: дата кассового документа, его порядковый номер, сумма, на которую составлен кассовый документ в рублях и копейках, примечания. Обратите внимание, что нумерация приходных и расходных кассовых документов ведется раздельно.

Поскольку журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов является сводным регистром учета, наличие записи о приходном или расходном кассовом документе в нем не подтверждает факта поступления наличных денежных средств или факт расходования денежных средств. Следовательно, документами, непосредственно подтверждающими факты поступления и расходования наличных денежных средств, могут являться только приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

Однако, как указали налоговые органы в письме УФНС России по городу Москве от 4 мая 2008 г. N 28-10/042919@, наличие записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также копия приходного кассового ордера могут являться подтверждением факта расходования наличных денежных средств для третьего лица, в случае утери последним квитанции к приходному кассовому ордеру. Об этом же свидетельствует арбитражная практика, в частности постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19 августа 2014 г. N Ф09-4658/14 по делу N А76-17148/2013.

Приведем пример заполнения формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

 

Пример

 

                                                           ┌───────┐

                                                           │ Код │

                                                           ├───────┤

                                              Форма по ОКУД│0310003│

                                                           ├───────┤

                    ООО "Ромашка"              по ОКПО│  │

────────────────────────────────────────────────────────   ├───────┤

_______________________________________________________________ │  │

                структурное подразделение             └───────┘

 

                       Журнал регистрации

           приходных и расходных кассовых документов

 

                             2017 г.

                          ─────────────

 

      бухгалтер           Иванова Лариса Олеговна

───────────────────── ────────────────────────────────────

      должность          фамилия, имя, отчество

 

Приходный документ		Сумма, руб. коп.	Примечание	Расходный документ		Сумма, руб. коп.	Примечание
дата	номер			дата	номер
1	2	3	4	5	6	7	8
09.01.17	1	40 000	Выручка	09.01.17	1	40 000	выручка сдана в банк
				09.01.17	2	10 000	командировочные расходы
			и т.д.

 

Обратите внимание! Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указан в перечне документов, которые налоговые органы вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки, о чем свидетельствует подпункт "ж" пункта 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. N 133н.

Вместе с тем организации не обязаны вести этот документ, поскольку требования о его оформлении в Указании N 3210-У нет.

Однако в случае ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов хозяйствующий субъект должен хранить его в течение не менее пяти лет после отчетного года, на что указывает пункт 1 статьи 29 Закона N 402-ФЗ.

 

Платежные ведомости

 

Денежные расчеты с сотрудниками хозяйствующего субъекта по оплате труда подлежат соответствующему учету. Поэтому на законодательном уровне утверждены формы документов, при помощи которых отражается начисление и выплата заработной платы работникам. О том, какие формы подлежат заполнению и об особенностях их оформления и порядка хранения, читайте в настоящей статье.

 

Сначала напомним, что с 1 января 2013 г. применение унифицированных форм первичных учетных документов хозяйствующим субъектом (за исключением организаций государственного сектора) не является обязательным. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Согласно положениям Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для отражения кассовых операций должны применяться унифицированные формы.

Платежную ведомость необходимо рассматривать в совокупности трех унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты": платежная ведомость (форма N Т-53), расчетная ведомость (форма N Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49). Требование законодателя вести соответствующую кадровую документацию распространяется не только на организации, но и на индивидуальных предпринимателей - работодателей.

В соответствии с указаниями по заполнению названных форм, если хозяйствующий субъект при расчете заработной платы сотрудников применяет расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно расчетной и платежной ведомости не требуется. Если заработная плата работникам выплачивается при помощи банковских карт, то хозяйствующим субъектом должна составляться только расчетная ведомость.

При этом обратите внимание, что платежная ведомость (расчетно-платежная ведомость) составляется не только при выплате заработной платы, но и при увольнении работников. В таком случае в расчете необходимо учесть суммы компенсации за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие. Для этих целей заполняются соответствующие графы ведомости.

Указанные унифицированные формы применяются при расчете и выплате заработной платы сотрудникам хозяйствующего субъекта.

В расчетной ведомости отражается непосредственный расчет заработной платы сотрудника, исходя из тарифной ставки (оклада), приходящегося на физический показатель работы сотрудника и непосредственно величины указанного показателя. Отметим, что физическим показателем может быть отработанный час, смена, день. В расчетной ведомости производится расчет заработной платы сотрудника с учетом всех выплат и удержаний за месяц. Сумма, непосредственно подлежащая выдаче сотруднику, отмечается в отдельной графе.

В формах указываются все выплаты, причитающиеся сотруднику. Заметим, что если премиальная выплата предусмотрена только одному или нескольким работникам, то выдача таких премий может осуществляться при помощи расходных кассовых ордеров, составленных на премируемых сотрудников по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (форма N КО-2). Аналогичный порядок применяется и в отношении прочих разовых выплат сотрудникам.

Платежные ведомости, а также расчетно-платежные ведомости могут вестись в разрезе структурных подразделений организаций, или иным способом, обеспечивающим полноту учета информации о начисленной и выплаченной заработной плате сотрудникам организации.

 

Обратите внимание! Законодательство Российской Федерации не обязывает вести хозяйствующему субъекту какую-либо строго определенную форму учета. Он вправе самостоятельно выбрать наиболее приемлемую для него форму учета. Однако использование расчетно-платежной ведомости может оказаться неудобным в отношении того, что сотрудники будут знать о заработной плате других работников. При этом неведение указанных документов вовсе повлечет за собой привлечение организации к налоговой ответственности в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Помимо налоговой и административной ответственности, предусмотренной со стороны законодателя для обеспечения контроля над соблюдением установленных требований, существует также и контроль со стороны трудовой инспекции. При проверке трудовой инспекции хозяйствующий субъект должен представить все документы, касающиеся учета расчетов с сотрудниками, в том числе и платежные ведомости.

 

Обратите внимание! Платежные ведомости должны храниться у хозяйствующего субъекта не менее пяти лет после окончания года, в котором они составлены, а при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54 или N Т-54а) за этот год - 75 лет. На это указывают положения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

 

В соответствии с указаниями по заполнению платежной ведомости и расчетно-платежной ведомости, на титульном листе документов должна быть указана общая сумма денежных средств, подлежащих выплате. Кроме того, на названных документах должен быть указан срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, который определяется руководителем, что следует из пункта 6.5 Указания N 3210-У. Отметим, что продолжительность срока выдачи наличных денег на выплату заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанную выплату).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассиру необходимо проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию. После кассиру следует заверить своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) и передать ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) необходимо составить расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дату которого кассир должен проставить на последней странице названных документов.

 

Обратите внимание! Факт выдачи сотруднику заработной платы подтверждается его подписью в соответствующей графе платежной или расчетно-платежной ведомости.

Следует заметить, что по платежной ведомости (расчетно-платежной ведомости) осуществляется выплата заработной платы лицам, состоящим в списочном составе штата хозяйствующего субъекта. Выплаты по гражданско-правовым договорам или договорам возмездного оказания услуг учитываются отдельно. В принципе, законодательно не запрещено хозяйствующему субъекту, использующему в своей деятельности гражданско-правовые договора, несколько видоизменить платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, предусмотрев в них графу "выплачено на основании". Однако указанные изменения в учетных формах должны быть закреплены приказом руководителя либо в учетной политике организации.

Для учета платежных ведомостей применяется Журнал регистрации платежных ведомостей в соответствии с формой N Т-53а.

В соответствии с пунктом 2 Указания N 3210-У организация вправе хранить наличные денежные средства в кассе в пределах лимита наличных денежных средств, который указан в ее распорядительном документе.

Превышение лимита денежных средств, хранящихся в кассе, является нарушением порядка ведения кассовой дисциплины. Поэтому организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со статьей 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ). Согласно указанной норме штраф для организации составит от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц организации - от 4 000 до 5 000 руб.

На основании абзаца 8 пункта 2 Указания N 3210-У накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается, в частности, в дни выплат заработной платы, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанную выплату. Напомним, что продолжительность срока выдачи наличных денег на выплату заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанную выплату). Следовательно, в течение указанного срока превышение лимита денежных средств в кассе организации не будет считаться административным правонарушением в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

Обратите внимание, что Указанием N 3210-У для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства (малых предприятий и микропредприятий) предусмотрена возможность не устанавливать лимит остатка наличных денег, то есть они могут любую сумму, имеющейся у них наличности, хранить в кассе, не сдавая в банк. В связи с чем, указанных лиц нельзя привлечь к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. На это же указывает ФНС России в письме от 9 июля 2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов".