Выплата заработной платы сотрудникам с применением банковских карт

Расчеты с персоналом по оплате труда с использованием пластиковых карт являются распространенной практикой среди организаций. Такая форма перечисления денежных средств позволяет хозяйствующему субъекту значительно экономить на своих затратах и существенно облегчить процедуры выдачи заработной платы по причине того, что факт перечисления заработной платы на карту не ставится в зависимость от факта выдачи средств на руки сотруднику, как это происходит при традиционном способе расчета. Для работника перечисление заработной платы является также положительным моментом, поскольку это снижает вероятность теневых выплат и повышает его платежеспособность, например, при получении кредита. Более того, для клиентов - участников зарплатных проектов существуют даже упрощенные схемы и пакеты документов, необходимые для получения кредита. О том, в каком порядке осуществляются расчеты с персоналом по оплате труда с использованием банковских услуг, читайте в настоящей статье.

Возможность выплаты сотруднику заработной платы с использованием банковских услуг содержится в статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). В соответствии с положениями данной статьи заработная плата может выплачиваться в месте выполнения работы, либо переводится на счет работника в кредитной организации. При этом ТК РФ требует, чтобы условие выдачи заработной платы было заранее оговорено в трудовом договоре или коллективном договоре.

Таким образом, в трудовом или коллективном договоре должно содержаться условие, указывающее на возможность перечисления заработной платы сотрудника на банковский счет. При этом если ранее в трудовом (коллективном) договоре было установлено, что заработная плата выплачивается из кассы, то для ее перечисления на счет сотрудника(ов) необходимо внести изменения в договор. Это можно сделать, утвердив измененную редакцию договора или составив дополнительное соглашение к нему. Кроме того, сотрудник должен написать заявление о перечислении ему заработной платы на пластиковую карту. Обратите внимание, что если кто-то из сотрудников организации по любой причине откажется от перечисления заработной платы, работодатель не вправе заставить работника написать заявление. В данном случае организация должна обеспечить выдачу заработной платы сотруднику из кассы.

Общий порядок выпуска пластиковых карт для сотрудников регулируется Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П.

В соответствии с названным Положением между банком и организацией заключается договор, в котором прописываются конкретные условия открытия карточных счетов сотрудников организации и выдачи пластиковых карт.

При заключении указанного договора хозяйствующий субъект должен предоставить определенный пакет документов, объем которого зависит от того, есть ли в данном банке расчетный счет клиента или же нет. Самый простой вариант оформления договора происходит, когда у организации имеется расчетный счет в данном банке. Организация предоставляет банку список сотрудников, график выдачи заработной платы, заверенный руководителем организации, необходимые личные данные сотрудников, сведения о лице, в компетенцию которого входит решение вопросов, возникающих в ходе перечисления средств, как правило, это главный бухгалтер или кадровик.

Если договор заключается между банком и организацией, у которой нет расчетных счетов, то банк вправе потребовать и копии учредительных документов. В общем случае пакет необходимых документов, предоставляемый организацией при заключении договора, устанавливается внутренними банковскими правилами. Такой способ расчетов с персоналом по оплате труда является более дорогим, чем первый, поскольку комиссионное вознаграждение банка в данном случае, как правило, выше.

Обратите внимание! Заработная плата может также перечисляться на карту, которую сотрудник получил самостоятельно, в том числе в другом банке, если он сообщил об этом работодателю в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до дня ее выплаты. В этом случае расходы по открытию и обслуживанию данного счета несет сотрудник организации.

Следует заметить, что выплата заработной платы сотрудникам организации путем перечисления сумм на пластиковые карты должна осуществляться в соответствии с положениями статьи 136 ТК РФ. Это означает, что перечисление средств должно осуществляться не реже двух раз в месяц, причем последняя часть заработной платы должна перечисляться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Если дата перечисления денежных средств совпадает с праздничным или выходным днем, то работодатель обязан перечислить заработную плату сотрудника накануне этого дня. При выплате заработной платы работодатель обязан известить в письменной форме сотрудника:

- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

- о размерах иных сумм, начисленных сотруднику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику;

- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание, что за невыплату или неполную выплату в установленный срок заработной платы (если указанные действия не содержат уголовно наказуемого деяния) работодатель и (или) должностное лицо могут быть привлечены к административной ответственности на основании части 6 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ). Штраф для организации может составить от 30 000 до 50 000 руб., для индивидуального предпринимателя - от 1 000 до 5 000 руб., а для должностного лица - от 10 000 до 20 000 руб. или предупреждение.

Если виновное лицо повторно привлекается за аналогичное правонарушение, не содержащее уголовно наказуемого деяния, то ответственность наступает в соответствии с частью 7 статьи 5.27 КоАП РФ, в виде наложения штрафа:

- на организацию в размере от 50 000 до 100 000 руб.;

- на индивидуального предпринимателя - от 10 000 до 30 000 руб.;

- на должностное лицо - от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

При перечислении заработной платы на пластиковые карты организация должна помнить также и о сроках перечисления налоговых и иных обязательных платежей, связанных с обязательствами организации по оплате труда. В данном случае речь идет о налоге на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), в отношении которого работодатель в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) выступает налоговым агентом. Согласно положениям данной статьи обязательства налогового агента по удержанию суммы налога должны быть исполнены не позднее дня фактического перечисления заработной платы, то есть дня списания денежных средств, предназначенных для оплаты труда сотрудников, со счета организации, а обязательства по перечислению налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты сотрудникам заработной платы.

Обратите внимание, в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации выплата заработной платы, как уже было сказано выше, должна осуществляться два раза в месяц. При этом в соответствии со статьей 223 НК РФ в целях налогообложения доходов физического лица доход в виде оплаты труда признается начисленным на последний день месяца. Учитывая также вышеизложенные положения статьи 226 НК РФ, это означает, что у организации - налогового агента нет необходимости перечислять НДФЛ два раза в месяц. Аналогичная позиция изложена в письмах ФНС России от 15 января 2016 г. N БС-4-11/320, от 24 марта 2016 г. N БС-4-11/4999, а также в письмах Минфина России от 1 февраля 2016 г. N 03-04-06/4321, от 21 июня 2016 N 03-04-06/36092, от 25 июля 2016 г. N 03-04-06/43463.

Необходимо отметить, что в организациях, использующих для выдачи заработной платы пластиковые карты, составляется только расчетная ведомость. Унифицированная форма расчетной ведомости (форма N Т-51) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При этом бухгалтер организации или иное лицо, уполномоченное совершать указанные действия, для выдачи заработной платы сотрудникам направляет в банк:

- реестр, содержащий информацию о сотрудниках организации; о банках, в которых у сотрудников открыты зарплатные счета; о сумме денежных средств, подлежащих перечислению, по каждому сотруднику; даты, номера платежных поручений, их общее количество. Заметим, что в случае необходимости, по согласованию с банком, в реестре бухгалтер организации или иное лицо, уполномоченное совершать указанные действия, указывает дополнительную информацию;

- платежные поручения на перечисление указанных средств. Заметим, что если заработная плата перечисляется сотрудникам в один банк, в котором им были открыты счета, то в банк следует направить одно платежное поручение;

- платежное поручение на перечисление НДФЛ.

Реестр составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и бухгалтером организации и заверяется оттиском печати. Второй экземпляр реестра банк возвращает организации с соответствующими отметками, что свидетельствует о факте перечисления денежных средств организации на карточные счета сотрудников. Обратите внимание, что реестр, платежное(ые) поручение(я) на перечисление заработной платы, а также платежное поручение на перечисление НДФЛ может составляться в электронном виде.

Что касается вопросов налогообложения прибыли в отношении затрат, произведенных организацией при введении зарплатного проекта, необходимо сказать следующее.

Затраты организации, связанные с открытием карточных счетов сотрудников, а также расходы на выпуск непосредственно самих пластиковых карт учитываются в составе расходов для целей налогообложения прибыли организации. Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Уральского округа от 29 октября 2009 г. N Ф09-8382/09-С3 по делу N А07-10811/2007-А-АГФ, ФАС Центрального округа от 13 ноября 2008 г. по делу N А64-7436/07-19.

Комиссия банка за перечисление денежных средств со счета налогоплательщика на карточные счета сотрудников может быть отнесена как к расходам, связанным с производством и реализацией на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, так и к внереализационным расходам в силу подпункта 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Об этом свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. N КА-А40/450-10-1,2 по делу N А40-36080/08-14-130 (Определением ВАС РФ от 19 апреля 2010 г. N ВАС-4861/10 по делу N А40-36080/08-14-130 в передаче в Президиум ВАС РФ данного постановления для пересмотра в порядке надзора отказано), а также письма Минфина России от 13 июля 2005 г. N 03-03-04/1/74, от 2 марта 2006 г. N 03-03-04/1/167. Налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в какую именно группу включить указанные расходы, отразив при этом свой выбор в учетной политике (пункт 4 статьи 252 НК РФ).

Если работники организации - держатели банковской карты заключают договоры непосредственно с банком на открытие и обслуживание счета с использованием банковской карты, то расходы организации по оплате услуг банка по изготовлению банковских карт для работников, в соответствии с пунктом 29 статьи 270 НК РФ, не учитываются для целей налогообложения как расходы, произведенные в пользу работника. На это указывают письма Минфина России от 10 ноября 2014 г. N 03-03-06/1/56590, от 13 июля 2005 г. N 03-03-04/1/74, письмо УФНС России по городу Москве от 14 марта 2006 г. N 20-12/19599, письмо ФНС России от 26 апреля 2005 г. N 02-1-08/80@.

Относительно удержания НДФЛ с сумм комиссии, уплаченных организацией за выпуск пластиковых карточек, выдаваемых работникам для получения заработной платы, нужно сказать, что согласно письму Минфина России от 28 октября 2010 г. N 03-04-06/6-255 указанные суммы и годовое обслуживание карточных счетов не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников и, соответственно, являться объектом обложения налогом на доходы физических лиц.