Общее понятие инвентаризации.

8.1. Общее понятие инвентаризации

Инвентаризация – это проверка на определенную дату или за определенный период соответствие наличия имущества и расчетов с данными бухгалтерского учета.

Документирование всех хозяйственных операций и система двойной записи на счетах БУ не могут обеспечить полное отражение хозяйственных действий на предприятии.

Существуют процессы, которые либо вообще не поддаются повседневному документированию (естественная убыль), либо данные в первичных документах по тем или иным причинам искажаются (ошибки в оформлении, учете складских операций, злоупотреблении, хищении, бесхозяйственность и т.д.). Данные о таких фактах могут быть выявлены при инвентаризации.

В зависимости от поставленной цели перед инвентаризацией выбирается соответствующий способ. Инвентаризация заключается в проверке фактического наличия материальных ценностей в сверке его с данными учета с целью контроля за сохранностью материалов, а так же для выявления ошибок в учете.

Инвентаризация должна проводиться не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже;

2. при преобразовании предприятия в акционерное общество (АО);

3. при смене материально-ответственных лиц;

4. при установлении фактов злоупотребления, хищения и порчи ценностей;

5. перед составлением годового отчета;

6. в случае пожара или любых стихийных бедствий.

Для проведения инвентаризации на предприятии издается приказ. Приказом определяется состав инвентаризационной комиссии, ее функции, сроки проведения инвентаризации. При большом объеме работ формируются рабочие комиссии по цехам или подразделениям.

Инвентаризацию возглавляет главный бухгалтер или его заместитель с обязательным участием бухгалтера. Комиссия проводит инвентаризацию в присутствии материально-ответственного лица. Инвентаризации подвергаются материальные ценности, денежные средства и расчеты. Если проводится инвентаризация материалов, то они пересчитываются, взвешиваются, оценивается их состояние и после этого составляется инвентаризационная опись, в которой указывается фактическое наличие материалов. Фактическое наличие материалов сверяется с данными бухгалтерского учета и составляется сличительная ведомость. Аналогично проводится инвентаризация основных средств (ОС), меняется только форма инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Основные средства записываются в них по каждому инвентарному объекту.

При инвентаризации денежных средств подсчитывается их фактическое наличие в кассе и полученная сумма сверяется с данными учета.

При инвентаризации расчетов производится их тщательная выверка.

Инвентаризация может быть полной или частичной, плановой или внезапной.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются и зачисляются на финансовый результат. Недостачи взыскиваются с виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то недостачи списывают на издержки производства (естественная убыль) или на финансовый результат.

 

Документация.

9.1. Значение документов и их классификация;

9.2. Реквизиты документов;

9.3. Требования, предъявляемые к составлению документов;

9.4. Исправление ошибок в документах;

Обработка документов.

9.1. Значение документов и их классификация

Особенностью бухгалтерского учета является его строгая документальность, т.е. каждая операция должна быть подтверждена и оформлена документом. Бухгалтерские документы являются одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляют собой совокупность носителей первичной информации, используемых в бухгалтерском учете для отражения всех хозяйственных операций и контроля за этими операциями.

Документы играют важную роль в организации учета. Документация – это первая, начальная стадия учета, при этом документы называют – первичным учетом.

Документы выполняют контрольные функции, это выражается в том, что только по документам можно установить законность, целесообразность и правильность совершенной операции. Именно из документов можно установить виновное лицо в нарушении государственных законов и финансовой дисциплины. Документы используются при ревизиях, контрольных проверках, при анализе хозяйственной деятельности. Документы позволяют осуществлять не только последующий контроль за совершением операции, но и предварительный контроль. Уже в момент выписки документа руководитель может контролировать законность и правильность совершения операции.

В бухгалтерию может поступать самое разнообразное количество документации по движению материалов, по движению ОС, по заработной плате, по производству продукции и т.д. Вся эта масса документов классифицируется на группы по определенным признакам:

1. По назначению:

o распорядительно-оправдательные;

o документы бухгалтерского оформления.

Основная масса документов относится к первой группе. Документы этой группы составляются до совершения операции, и в момент их составления выполняют роль – распоряжени е, а после того, как операция совершилась и подтвердилась подписями ответственных лиц, документ приобретает силу – оправдание.

Пример: наряд на сдельную работу, приходный кассовый ордер (ПКО).

Однако некоторые документы выполняют только одну из названных функций, или распорядительную, или оправдательную.

Пример: доверенность – распорядительная функция,

         приходный ордер склада – оправдательная функция.

Документы бухгалтерского оформления составляются только в бухгалтерии. Их цель – облегчить учетные записи, упростить работу бухгалтера.

Пример: листок-расшифровка.

2. По объему содержания:

o первичные;

o сводные.

Первичный документ составляются в момент совершения операции, он дает первый сигнал о том, что операция совершилась.

Пример: приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО).

Первичные документы составляются по месту совершения операции (в цехах, на складах).

Сводные документы обобщают операции, отраженные в первичных документах и составляются на основании существующих первичных документов.

Пример: авансовый отчет.

3. По способу составления:

o разовые;

o накопительные.

Разовый документ оформляет только одну операцию и после ее совершения поступает в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

Пример: требование на отпуск материалов.

Накопительные документы охватывают несколько однородных операций.

Пример: лемитно-заборная карта.

4. По способу заполнения:

o составленные вручную;

o составленные на машинах.

В настоящее время предается большое значение сокращению числа документов и упрощению их формы.

Формы бухгалтерских документов:

1) типовые – применяются в обязательном порядке для регистрации операций в различных отраслях;

2) специализированные – применяются дл отдельных видов или отраслей хозяйства.

Сокращение и упрощение документации достигается путем ее унификации и стандартизации.

Унификация документов – это установление единых типов форм документов.

Стандартизация документов – это установление стандартных, т.е. строго определенных размеров бланков документов, изготовленных в типографии.

 

9.2. Реквизиты документов

Реквизиты – это показатели документа, характеризующие совершившуюся операцию.

Каждый документ содержит:

o обязательные реквизиты;

o специфические реквизиты.

Обязательные реквизиты имеют место в любом документе, без них документ считается недействительным.

К числу обязательных реквизитов относится:

1. наименование предприятия;

2. название документа, его № и дата;

3. краткое содержание хозяйственной операции;

4. денежное выражение хозяйственной операции;

5. подписи ответственных лиц.

На ряду с обязательными реквизитами, документ может содержать специфические реквизиты:

1. В документах на заработную плату:

- норма выработки

- сдельный расценок

- табельный номер

- количество отработанных часов

2. В документах на материалы:

- номинальный номер

- единицу измерения

- номер склада

- количество

 

9.3. Требования, предъявляемые к составлению документов

Так как от качества составления документов зависит дальнейшая учетная информация, то при составлении документов необходимо соблюдать ряд требований:

1. документ должен быть выполнен от руки или с использование средств вычислительной техники;

2. дата в документах пишется:

- число (две цифры)

- месяц (словом или двухзначной цифрой);

Все реквизиты в документе должны быть заполнены. Если нет данных для заполнения – ставится прочерк.

3. документы должны заполняться своевременно, т.е. в момент совершения хозяйственной операции;

4. документы должны заполняться чисто, аккуратно, без помарок;

5. в денежных и расчетных документах сумма обязательно пишется прописью;

6. наличие подписей на документах обязательно (в денежных документах – подписи руководителя и главного бухгалтера).

9.4. Исправление ошибок в документах

При проведении проверки на предприятии нередко выявляются случаи допуска ошибок в документах. Ошибка, по мере ее обнаружения, должна быть исправлена. Существует один способ исправления ошибок в документах – корректурный. Сущность его состоит в том, что неверная цифра (информация) аккуратно зачеркивается, так чтобы ее можно было прочесть, а рядом с ней производится нужная запись. Исправленная ошибка удостоверяется подписью лица, который эту ошибку исправил.

В целом ряде документов исправления вообще не допускается, это относится к денежным документам – чеки, кассовые ордера, банковские документы и т.д.

 

9.5. Обработка документов

Где бы ни составлялся документ, он обязательно поступает в бухгалтерию. При этом в бухгалтерию поступают не только внутренние, но и внешние документы. Обработка документов начинается с проверки.

Проверка бывает трех видов:

• формальная – проверяется правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, четкость цифровых показателей;
• арифметическая – проверяется правильность цифровых расчетов;
• по существу – документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности операции.

Если при проверке обнаружены ошибки, документ возвращается для дооформления или переоформления.

Правильно составленные документы принимаются под расписку. Далее документы подвергаются дальнейшей обработке, которая заключается в таксировке. Это значит, что на целом ряде документов имеются количественные данные, в них проставляется цена и определяется сумма.

Протаксированные документы подвергаются группировке. Группируются документы по различным признакам:

1. по видам документов:

а) приходные;

б) расходные.

При этом приходные документы группируются по источникам поступления, расходные документы – по направлениям и затратам.

Результаты группировки оформляются в специальной ведомости. Последний этап обработки – проставление корреспонденции счетов. Обработанные документы подлежат дальнейшей разноске в бухгалтерские регистры.

 

Учетные регистры.

10.1. Понятие учетных регистров и из классификация;

10.2. Требования, предъявляемые к заполнению учетных регистров;