Оборотные ведомости, порядок их составления и назначения.

5.1. Счет, его строение, связь с балансом

В бухгалтерском учете баланс служит для получения сведений о состоянии имущества и его источников. Имущество и источники его образования находятся в постоянном движении, поэтому, после каждой операции необходимо пересоставлять баланс для того чтобы он точно отражал все изменения средств и источников. Переписывать баланс после каждой операции – очень трудоемкая работа, в связи с этим, все изменения, которые происходят со средствами и источниками учитываются не в балансе, а на счетах бухгалтерского учета, баланс же составляется только один раз в месяц на 1-е число.

Бухгалтерский счет по своему внешнему виду представляет собой двустороннюю таблицу.

Счет «Касса»

Дебет			Кредит
Дата	Содержание операции	Сумма	Дата	Содержание операции	Сумма
	остаток средств (сальдо начальное)	100	06.09. 200Х	выдана з/пл	13 000
05.09. 200Х	с расчетного счета для з/пл и хоз.расходов	15 000	07.09. 200Х	выдано под авансовый отчет	2 000
17.09. 200Х	получено от дебиторов	700
	итого (оборот)	15 700		итого (оборот)	15 000
	остаток (сальдо конечное)	800

Схематично счет выглядит так:

Счет «Касса»

Д                                                      Касса                                                      К
с.н. 100
1) 15 000	2) 13 000
4) 700	3) 2 000
об.                15 700	15 000
с.к.                    800	-

 

Счет двусторонней формы удобен для систематизации записей по приходу и расходу.

Счета – это способ текущего учета и контроля за движением имущества и его источников.

Бухгалтерские счета тесно связаны с балансом:

1. счета открываются в разрезе статей баланса, т.е. какие есть статьи, такие есть и счета, на каждую статью – отдельный счет;

2. как и статьи баланса, счета бывают активные и пассивные; на активных учитывается имущество, на пассивных – источники имущества и хозяйственных средств;

3. при открытии счета, в него вносится начальный остаток или сальдо из баланса, сальдо становится на ту сторону счета, на которой соответствующая данному счету статья числится в балансе.

 

Дебет и кредит в активных и пассивных счетах имеет разное значение:

 

остаток			остаток
+	-		-	+

 

5.2. Двойная запись и ее значение

Хозяйственные операции на счетах отражаются способом двойной записи. Сущность двойной записи состоит в том, что каждая операция записывается в два счета, при этом в дебет одного и кредит другого. Двойная запись обусловлена особенностями баланса. Каждая операция затрагивает две статьи баланса, а бухгалтерские счета открываются в разрезе статей баланса, следовательно, каждая операция затрагивает два счета, это вытекает из четырех типов изменения баланса. Если операция активного типа – она затрагивает два активных счета, при этом на одном счете происходит уменьшение (кредит), на другом – увеличение (дебет). Если операция пассивного типа, то она затрагивает два пассивных счета, на одном происходит уменьшение (дебет), на другом – увеличение (кредит). Если операция активно-пассивного типа изменений, то она затронет один пассивный и один активный счет, вызвав при этом одновременное увеличение и одновременное уменьшение обоих счетов.

Пример №1 (Активное изменение баланса): Получено в кассу с расчетного счета – 15 000 руб.

 

А+ Касса			А- Расчетный счет
15 000				15 000

 

Пример №2 (Пассивное изменение баланса): Получена ссуда в банке и направлена на погашение задолженности поставщикам – 100 000 руб.

 

П- Поставщики			П+ Ссуда банка
100 000				100 000

 

Пример №3 (Активно-пассивное изменение баланса): Получена ссуда в банке и зачислена на расчетный счет – 500 000 руб.

 

А+ Расчетный счет			П+ Ссуда банка
500 000				500 000

 

Пример №4 (Пассивно-активное изменение баланса): Перечислена с расчетного счета в погашение задолженности поставщикам – 20 000 руб.

 

П- Поставщики			А- Расчетный счет
20 000				20 000

 

Двойная запись вызывает взаимосвязь между счетами, такая связь называется – корреспонденцией, а сами счета, связанные той или иной корреспонденцией – корреспондирующими.

Корреспонденция счетов – это связь между счетами бухгалтерского учета при проведении хозяйственных операций, выражающаяся в изменениях в двух объектах учета и более.

Корреспонденция бывает простая и сложная:

o простая вызывает взаимосвязь между двумя счетами;

o сложная вызывает взаимосвязь между тремя и более счетами, но при этом двойная запись не нарушается.

 Примет простой корреспонденции: Перечислено с расчетного счета в кассу на выплату з/пл – 100 000 руб.

Касса			Расчетный счет
100 000		(1)		100 000

 

Пример сложной корреспонденции: Перечислено с расчетного счета в погашение задолженности:

а) поставщикам – 15 000 руб.

б) по ссуде банка – 65 000 руб.

в) бюджету – 20 000 руб.

Поставщики			Расчетный счет
15 000		(1)		100 000
Ссуда банка
65 000
Бюджет
20 000

В бухгалтерии понятие корреспонденции иногда заменяют названием бухгалтерской проводкой.

Бухгалтерская проводка – это оформление корреспонденции счетов. При этом указываются дебетуемый и кредитуемый счета и сумма подлежащей регистрации хозяйственной операции.

Составить бухгалтерскую проводку – это значит указать корреспонденцию счетов по хозяйственной операции, т.е. какой счет дебетуется, какой – кредитуется, и на какую сумму.

 

5.3. Порядок подсчета оборотов и сальдо по счетам

Бухгалтерские счета открываются в начале месяца. В течение месяца на счета записываются хозяйственные операции. Записи всех хозяйственных операций за месяц на счетах по дебету называют дебетовым оборотом или оборотом по деб ету. Записи хозяйственных операций, сделанные за месяц по кредиту называют кредитовым оборотом, или оборотом по кредиту. В конце месяца на счетах выводится сальдо.

Сальдо выводится следующим способом:

Активное Ск = Сн+Од-Ок

Пассивное Ск = Сн+Ок-Од,

где Ск – сальдо конечное,

 Сн – сальдо начальное,

  Од – оборот по дебету,

  Ок – оборот по кредиту.

Пример: Открыть счета по данным баланса завода «Победитель» на 1.08.200Х

Баланс завода «Победитель»

Актив

Пассив

№ Наименование счета Сумма № Наименование счета Сумма 1 основные средства 42 300 1 уставный капитал 68 500 2 материалы 26 945 2 прибыль 3 400 3 касса 15 3 поставщики 4 100 4 расчетный счет 12 940 4 рабочие и служащие 6 200

ИТОГО

82 200

ИТОГО

82 200

Журнал хозяйственных операций завода «Победитель» за август

№	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
			Д-т	К-т
1	Получено в кассу с расчетного счета для выдачи заработной платы	6 200	касса	расчетный счет
2	Часть прибыли направлена в уставный капитал	3 400	прибыль	уставный капитал
3	Поступили на склад материалы от поставщика	5 000	матери- алы	постав-щики
4	Выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим	6 200	рабочие и служащие	касса
	ИТОГО	20 800

 

Подсчет итогов оборотов по счетам и вынесение остатков на 1.09.200Х

основные средства			материалы			касса
Сн 43 200			Сн 26 945			Сн 15
			3) 5 000			1) 6 200	4) 6 200
-	-		5000	-		6 200	6 200
-			31 945			15

 

расчетный счет			уставный капитал			прибыль
Сн 12 940				Сн 68 500			Сн 3 400
	1) 6 200			2) 3 400		2) 3 400
-	6 200		-	3 400		3 400	-
6 740				71 900			-

 

поставщики			рабочие и служащие
	Сн 4 100			Сн 6 200
	3) 5 000		4) 6 200
-	5 000		6 200	-
	9 100			-

5.4. Синтетический и аналитический учет

С помощью счетов получают всевозможные сведения о наличии хозяйственных средств, о их поступлении, выбытии, перемещении и т.п.

В процессе хозяйственной деятельности в одних случаях нужны общие сведения (например наличие основных средств, материалов, топлива, расчетов с поставщиками), в других случаях – подробные, конкретные (что это за материалы, количество, осуществление расчета с каждым поставщиком и т.д.).

Общую информацию можно получить из счетов синтетических – это счета обобщающие.

Все счета, которые открываются в разрезе статей баланса, являются синтетическими счетами, учет на них ведется в денежном выражении.

В разрезе каждого синтетического счета открываются аналитические счета. Это группа счетов дает более детальные сведения (например к счету 10 «материалы» открываются аналитические счета: сталь, медь, краска и т.д.).

К синтетическому счету 71 «подотчетные лица» открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Учет на аналитических счетах ведется в натуральном и денежном направлении. Есть ряд синтетических счетов, в котором аналитические счета не открываются.

Учет, который открывается на обобщенных счетах, носит название – синтетический, учет более подробный – аналитический.

Аналитический учет – очень большой, сложный участок учета, но он необходим.

Значение аналитического учета определяется следующими моментами:

1. без аналитического учета нельзя контролировать сохранность собственности, именно аналитический учет показывает за кем из материально-ответственных лиц закреплены те или иные материальные ценности;

2. без аналитического учета нельзя контролировать норму запаса материальных ценностей;

3. по данным аналитического учета можно следить за осуществлением расчетов с каждым поставщиком, рабочим и служащим, дебитором и кредитором, подотчетным лицом и т.д.;

4. целый ряд оперативных сведений о ходе производственного процесса, об объеме реализации, о движении готовой продукции опять же дает именно аналитический учет.

Аналитические счета бывают двух форм, если учет на аналитических счетах ведется в денежном выражении, то форма счета будет такой же как и у синтетического счета.

Эта группа счетов открывается для таких объектов учета, которые не имеют натуральных измерителей. Таких, например, как задолженность подотчетных лиц, дебиторов и покупателей.

Если учет на аналитических счетах ведется в натуральном и денежном выражении, то счет будет иметь вид

 

ДЕБЕТ (ПРИХОД)				КРЕДИТ (РАСХОД)
№	количество	цена	сумма	№	количество	цена	сумма

Эта группа счетов открывается для учета сырья, материалов, топлива, готовой продукции.

Кроме синтетических и аналитических счетов существуют субсчета – это счета второго порядка, которые занимают промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами.

Пример: Синтетический счет 10 «материалы» делится на субсчета:

10.1. «Сырье и материалы»

10.2. «Полуфабрикаты»

10.3. «Топливо»

10.4. «Тара»

10.5. «Запасные части»

Учет на субсчетах ведется только в денежном выражении.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами:

1. аналитические счета имеют сальдо на той же стороне, что и соответствующий синтетический счет;

2. если операций записывается в дебет синтетического счета, она одновременно записывается в дебет аналитического счета, при этом сумма дебетовых оборотов аналитических счетов равна обороту по дебету синтетического счета;

3. если операция записывается в кредит синтетического счета, она одновременно записывается в кредит аналитического счета, при этом сумма кредитовых оборотов аналитических счетов равна обороту по кредиту синтетического счета.

Пример: Имеется синтетический счет 71 «подотчетные лица», и журнал хозяйственных операций. Требуется открыть аналитические счета БУ.

 

71 «подотч.лица»
Сн. 1 000
4) 500	2) 470
	3) 20
	1) 500
500	900
Ск. 510

 

Журнал хозяйственных операций:

1. Израсходовано Яковлевым на доставку материалов – 500 руб.

2. Израсходовано на нужды производства Смирновым – 280 руб., Яковлевым – 190 руб., итого – 470 рублей.

3. Сдан в кассу Смирновым остаток неиспользованного аванса – 20 руб.

4. Выдано под авансовый отсеет Смирнову – 500 руб.

Откроем счета аналитического учета:

 

Смирнов
Сн. 300
4) 500	2) 280
	3) 20
500	300
Ск. 500

Яковлев
Сн. 700
4) 500	1) 500
	2) 190
-	690
Ск. 10

 

5.5. Оборотные ведомости, порядок их составления и назначения

В конце каждого месяца с целью контроля за правильностью отражения операций на счетах в бухгалтерии составляются оборотные ведомости. В первую очередь, составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Оборотная ведомость по синтетическому счету

Наименование счетов	Сальдо на начало месяца		Обороты за месяц		Сальдо на конец месяца
	Д	К	Д	К	Д	К
	Д=К		Д=К		Д=К

 

Оборотная ведомость дает возможность проверить правильность и полноту отражения операций на синтетических счетах и так же полноту отражения всех операций.

Правильность итогов определяется равенством счетов в парных колонках. Равенство в первой и третьей парах объясняется балансом, во второй – двойной записью.

Полнота отражения операций может быть проверена путем сопоставления оборотов по дебету и кредиту всех счетов с итогом журнала хозяйственных операций.

Составляются оборотные ведомости и по аналитическим счетам, по каждой группе аналитических счетов отдельно.

Форма оборотной ведомости бывает разной, в зависимости от объекта аналитического учета. Если учет на аналитических счетах ведется в денежном выражении, то форма оборотной ведомости будет такой же как и по синтетическим счетам. Если учет на аналитических счетах ведется в денежном и натуральном выражении, то форма оборотной ведомости будет иметь вид

Наимено-вание счета	Остаток на конец месяца		Приход		Расход		Остаток на конец месяца
	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма

  Пример:  оборотная ведомость к счету 10 «материалы»

 

Наимено-вание счета	Остаток на конец месяца		Приход		Расход		Остаток на конец месяца
	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
сталь (т)	20	2 000	10	1 000	5	500	25	2 500
медь (кг)	3 200	1 400	1 500	700	800	360	3 900	1 740
Итого:	х	3 400	х	1 700	х	860	х	4 240

Оборотная ведомость по аналитическим счетам позволяет проверить правильность и полноту отражения операций в аналитическом учете, для проверки итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам сопоставляются с соответствующим синтетическим счетом.