Уверенность и убедительность

Ключевое определение

Уверенность — вера в свои силы, способности, возможности.

Убедительность — умение аргументировано отстаивать свою точку зрения перед оппонентами, с целью достичь общего согласия.

Свод знаний.

Уверенность необходима руководителю проекта для того, чтобы продуктивно обмениваться информацией с командой и другими участниками проекта таким образом, чтобы решения, воздействующие на проект, принимались с полным осознанием их последствий. Руководитель проекта должен избегать ситуаций, в которых он может оказаться под давлением либо стать объектом манипулирования со стороны кого бы то ни было с целью заставить его принять или рекомендовать решения, противоречащие интересам проекта.

Убедительность может оказать помощь для подтверждения необходимости принятия трудноисполнимых, но правильных решений, то есть решений, которые направлены на достижение целей проекта.

Убедительность необходима для того, чтобы заставить, кого бы то ни было, выбрать такой ход действий, который направлен на достижение интересов проекта.

Руководителю проекта следует проявлять уверенность и убедительность на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Модели поведения

Уверенность и убедительность

Адекватное поведение Поведение, требующее исправления Сообщает членам команды проекта причины принятия тех или иных решений.   Не взаимодействует с членами команды по вопросам принятия решения и причине выбора этого решения.  Действует адекватно, заслуживает доверия, надежен и тактичен. Действует неадекватно, выглядит ненадежным, не оправдывает доверия. Внимательно выслушивает других людей. Пренебрежительно относится к вкладу других людей, прерывает их и не дает высказаться Создает атмосферу энтузиазма, мотивирует команду. Критикует, не способен мотивировать. Открыт и позитивен, реалистичный оптимист. Сторонится команды, игнорирует других людей, пессимист. Обладает влиянием и авторитетом. Подавлен, к нему не прислушиваются другие. Учитывает и уважает точку зрения меньшинства. Равняется только на мнение большинства или влиятельных лиц.

 

Возможные шаги процесса

1. Определите цели и результаты, которые нужно достичь в ходе реализации проекта.

2. Проанализируйте текущую ситуацию, выявите какие спорные вопросы, вероятнее всего, могут стать предметом дебатов и каковы могут быть последствия.

3. Продумайте аргументы, основанные на фактах, по каждому вопросу; подготовьте свою презентацию, включив в неё опровержения возможных контраргументов.

4. Оцените участников дискуссии, наиболее вероятную точку зрения каждого, их интересы и взаимоотношения.

5. Подготовьтесь к встрече, на которой будут обсуждаться спорные вопросы.

6. Представьте ваши доводы в спокойной и уверенной манере.

7. Поблагодарите участников встречи за проявленный интерес, выразите им признательность за их вклад в обсуждение.

8. Поддерживайте устойчивые взаимоотношения с заинтересованными сторонами.

9. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах.

Снятие напряженности

Ключевое определение

Снятие напряженности — элемент компетентности специалиста по управлению проектами, проявляющийся как умение разрядить напряженность и воодушевить команду проекта в стрессовой ситуации.

Свод знаний

Стрессовые ситуации неизбежны в любом проекте. Они могут стать причиной того, что индивидуальные отличия и раздражение превращаются в открытый конфликт. В результате ситуация может стать настолько взрывоопасной, что создаст угрозу для результатов проекта. Менеджер проекта должен предпринимать профилактические меры, чтобы не допускать возникновения таких ситуаций или сводить их воздействие к минимуму.

Важным фактором правильного управления проектами является способность руководителя проекта расслабиться, восстановить силы и перестроиться после стресса, а также обеспечить, чтобы команда сделала то же самое. Проведение специальных мероприятий по сплочению команды (командообразование) и по общению всей команды в неофициальной обстановке (социальные и культурные мероприятия) также могут способствовать разрядке стрессовых ситуаций и снятию напряжённости у членов команды.

Руководитель проекта должен следить за тем, чтобы и он сам, и члены команды соблюдали должный баланс между работой, семьей и отдыхом.

Модели поведения

Снятие напряженности

Адекватное поведение Поведение, требующее исправления Действует и реагирует без нагнетания напряжённости. Слишком напряжен, чтобы управлять ситуацией. Может пошутить или рассказать историю, соответствующую ситуации. Не шутит и не поддерживает неформальное общение, или делает это неудачно. Способен в нужный момент охладить накал страстей в напряженной ситуации. Не умеет вмешиваться в ситуацию в нужное время в правильной форме, в результате ситуация обостряется. Отслеживает возникновение сложных ситуаций в проекте, готов к незапланированным нешаблонным шагам в их преодолении. Не замечает, когда что-то идет не так, не проявляет творчества при осуществлении воздействий, либо применяет только формальные подходы. Обращает внимание на потенциальные стрессовые ситуации и предупреждает их возникновение. Создает излишние стрессовые ситуации и не предпринимает никаких попыток смягчить существующие. Следит за своим эмоциональным состоянием, применяет техники релаксации до того, как стресс окажет свое негативное действие. Не оценивает своё состояние и не умеет предпринимать необходимые действия. Включает в бюджет и планирует мероприятия для сплочения команды, социальные и культурные мероприятия наряду с производственной деятельностью. При составлении бюджетов и планов учитывает только производственную деятельность.

Возможные шаги процесса

1. Выявите напряженность или усталость у членов команды проекта.

2. Работайте на опережение, отыскивая источники напряжённости или усталости и устраняя их причины; предпринимайте незамедлительные меры для минимизации проблем.

3. Если у вас есть время для составления соответствующего плана действий, тщательно продумайте место и время проведения мероприятий, и затем соберите вместе участников, или проведите беседы с глазу на глаз.

4. По возможности выбирайте места вне офиса и/или в неформальной обстановке, чтобы совместить свои действия по снятию напряженности с отдыхом.

5. Регулярно анализируйте эти мероприятия с членами команды и привлекайте их к созданию плана действий.

6. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах.

Открытость

Ключевое определение

Открытость — элемент компетентности специалиста по управлению проектами, проявляющийся как умение создать атмосферу, в которой все участники команды проекта могут свободно выражать свое мнение.

Свод знаний

Открытостьнеобходима для того, чтобы все поняли, что их мнение приветствуется, что проект может получить выгоду от их участия, предложений и замечаний. Открытость необходима как средство извлечения пользы из знаний и опыта людей. Поскольку деятельность руководителя проекта связана с различными профессиональными областями знаний, и большинство членов команды выступают в роли экспертов в какой-то определенной области, где они обладают б о льшим, чем он, опытом и знаниями, то открытость руководителя проекта является важным условием для плодотворной работы. Отношения в команде строятся на взаимном уважении, доверии и надежности.

Руководителю проекта следует выбрать стратегию, способствующую созданию атмосферы открытости. Будет ли это политика «открытых дверей», когда руководитель проекта доступен для членов команды в любое время? Будет ли это подход «руководить, регулярно навещая сотрудников», позволяющий не терять из виду и поддерживать контакт с персоналом? Каким объемом информации делится руководитель с сотрудниками? Нормальным считается, когда он делится всей информацией, которой может поделиться, не разглашая конфиденциальных и секретных сведений. При этом необходимо учитывать этнокультурные особенности, при которых отдельными членами команды открытость может восприниматься как неуместная.

Руководитель проекта сам также должен быть открытым для вопросов, связанных с возрастной и гендерной дискриминацией, дискриминацией по признаку сексуальной ориентации, вероисповедания, национальности или наличия культурных отличий, физических недостатков, например, инвалидности.

Модели поведения

Открытость

Адекватное поведение Поведение, требующее исправления Проявляет гибкость в поведении, легко адаптируется к изменениям, не забывая при этом об интересах проекта. Не гибкий, неохотно меняется, забывает об интересах проекта. Открыт по отношению к людям, независимо от их возраста, пола, сексуальной ориентации, вероисповедания, культурных особенностей и инвалидности. Игнорирует людей по возрастному, гендерному, религиозному признакам, из-за их культурных или физических особенностей, сексуальной ориентации. Управляет процессами сотрудничества, контролирует состояние команды. Ориентирован только на решение задач, управляет командой как машиной. Обладает обширными знаниями вне рамок профессии менеджера проекта, способен адаптировать режим общения, чтобы быть понятым всеми, с кем общается. Не может выразить себя так, чтобы его поняли люди с другим менталитетом, окружающие его не понимают. С ним приятно работать, так как он находится в хорошей физической и умственной форме, заботится о своей внешности. Находится в плохой физической и умственной форме, неряшлив, с ним неприятно работать. Открыт и позитивен, реалистичный оптимист. Пессимистичен, невнимателен к другим, выглядит отчужденным. Создает атмосферу доверия, демонстрирует благожелательность. Создает атмосферу недоверия, сам не внушает доверия. Доброжелательно обращается с вопросами и за помощью к другим людям, в свою очередь, открыт для общения. Ждет инициативы со стороны других, ведет себя скрытно и неуверенно. Активно управляет заинтересованными сторонами, поддерживает официальные и неофициальные контакты с ними. Не управляет заинтересованными сторонами, избегает контактов с ними, не находит времени для неофициального общения. Уважает всех членов команды, толерантен к другим мнениям и поощряет команду к тому, чтобы они высказывали иные мнения, и принимали активное участие в работе. Не скрывает своей антипатии к другим людям, владеет только поверхностными знаниями, в тоже время уверен, что разбирается во всех делах лучше, чем кто-либо, и не дает другим участникам внести свой вклад. Принимает и уважает мнение меньшинства, не мешает успеху других людей. Ориентируется на существующую структуру полномочий.

Возможные шаги процесса

1. Выработайте политику открытости, определите её уровень.

2. Начинайте ваш рабочий день с неформального общения по телефону или личных встреч.

3. Будьте доброжелательны при сообщении вам информации и выражайте свое мнение по поводу обсуждаемой темы.

4. Используйте метод открытых вопросов.

5. Подходите творчески к созданию ситуаций, стимулирующих открытость в команде.

6. Отметьте человека, внесшего положительный вклад в работу, чтобы каждый чувствовал, что это ценится.

7. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах.

Творческий подход

Ключевое определение

Творческий подход или креативность — это способность мыслить и действовать оригинально, используя воображение. Руководитель проекта использует творческие способности каждого, совокупный творческий потенциал всей команды проекта и организации, в которой они работают, ради извлечения пользы для проекта.

Свод знаний

Руководителю проекта следует побуждать команду к использованию любых творческих идей, приносящих пользу проекту, применяя поощрение, документирование, оценку и другие действия. Часто создателю творческой идеи необходимо представить ее команде проекта таким образом, чтобы она была принята. Обычно другие члены команды поддерживают эту идею и совершенствуют ее. Идея становится общей для команды и более приемлемой для применения. Творчество — это один из основных элементов компетентности, необходимых для успеха проекта. Творческий подход помогает руководителю проекта преодолевать проблемы и мотивировать команду к совместной работе по преобразованию идеи в практическое решение.

Когда в проекте возникают проблемы, руководителю проекта следует решить, уместен ли будет творческий подход для поиска решения. Если в этом случае творческий подход применим, ему следует решить, какие методы он должен использовать. Возможно, будет удобно провести «мозговой штурм»: члены команды и другие представители компании, которые могут внести свой вклад в работу, собираются вместе для выработки идей, их идеи записываются, а затем оцениваются. Самые многообещающие идеи дополняются и развиваются, а затем из них выбирается самая лучшая. Какой бы метод поиска творческого решения не использовался, он подразумевает, что проблема будет рассмотрена с разных точек зрения, для ее решения будут использованы инструменты, знания, здравый смысл, интуиция и опыт.

Суть творчества можно в обобщенном виде выразить следующим образом: «Стремитесь к недостижимому и достигайте невероятного!» Однако, используя творческий подход, следует проявлять осторожность, чтобы не отклониться от главных задач проекта.

Модели поведения

Творчество

Адекватное поведение Поведение, требующее исправления Креативен, не боится неизведанного, открыт для новых идей. Придерживается только известных и проверенных решений, опасается всего неизвестного. Оптимистично считает, что новые идеи превратятся в осуществимые решения. Отвергает идеи как неосуществимые, даже не оценивая их. Способен объединять различные точки зрения, определяя новые подходы, уважая при этом отличные мнения. Не способен объединять различные концепции. Выбирает одну из точек зрения, что приводит к расколу в команде. Находит решение, применяя новые концепции, инструменты и здравый смысл в новых областях. Не признает использования новых концепций и инструментов для решения сложных проблем; не прислушивается к здравому смыслу. Поощряет людей к творчеству, выявляет творческий потенциал, организует открытый процесс поиска творческого нестандартного решения. Всегда ищет проверенные решения; избегает неопределенности, не умеет адекватно управлять процессом поиска творческих решений. Осуществляет активное управление содержанием и изменениями. Отвергает все, что выходит за рамки первоначального содержания. Прислушивается к своим ощущениям, использует интуицию. Принимает лишь то, что можно смоделировать, пренебрегает интуицией и чувствами. Признает только логическое мышление и формальные отношения. Способен критически мыслить, использовать собственную интуицию для оценки своих творческих идей. Отвергает интуицию. Способен к разумному риску в интересах проекта. Использует творческие решения для уменьшения рисков. Всегда принимает существующее положение вещей как данность, даже если проект в опасности. Не приемлет риск.

Возможные шаги процесса

1. Выявите ситуации, где есть нерешенные проблемы, или где должны быть выработаны новые концепции, где можно применить творческий подход.

2. Выявите людей, которые могут внести вклад в поиск творческого решения, — это может быть член команды проекта или внешний для организации сотрудник.

3. Соберите вместе выбранных людей, объясните им, какую проблему нужно решить, и попросите их представить свои идеи, используя воображение.

4. Проведите «мозговой штурм» и попросите сотрудников дать как можно больше идей, без обсуждения зафиксируйте на бумаге все идеи.

5. Оцените преимущества каждой идеи и рассортируйте их в порядке приоритетности.

6. Обсудите осуществимость и условия внедрения лучших идей, выберите наилучшую и приступайте к ее осуществлению.

7. Разработайте план осуществления выбранной идеи и реализуйте этот план.

8. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.