Тема 2. Учет денежных средств.

1. Порядок ведения кассовых операций;

2. Документальное оформление операций по кассе;

3. Синтетический учет кассовых операций;

4. Документальное оформление операций на расчетном счете и других счетах в банке;

5. Синтетический учет операций на расчетном счете и других счетах в банке;

6. Учет операций на валютных счетах. Понятие и отражение курсовых разниц.

 

1. Порядок ведения кассовых операций.

В РФ действует «Порядок ведения кассовых операций» утвержденный ЦБ РФ. Все организации обязаны соблюдать этот порядок. Основное требование «Порядка ведения кассовых операций» состоит в том, что все расчеты между организациями должны осуществляться в безналичном порядке. Однако часть расчетов особенно с физическими лицами не может быть осуществлена в безналичном порядке в связи с тем, что каждая организация должна иметь кассу как отдельное подразделение и осуществлять учет кассовых операций.

Касса должна быть специальным образом оборудована и должна иметь средства защиты. Денежные средства должны храниться в сейфе, который в конце каждого рабочего дня должен опечатываться. Организации имеют право расходовать наличные денежные средства только на определенные нужды, перечень которых заранее согласовываться с банком, в котором открыт расчетный счет организации. Чаще всего в данный перечень включаются командировочные расходы, расходы на приобретение канцелярских товаров и хозяйственного инвентаря, расходы на ГСМ, расходы на закуп товаров.

Кроме того, организация рассчитывает, а банк утверждает лимит денежных средств хранящихся в кассе. Сумма лимита зависти от сумм реального наличного денежного оборота по кассе за предшествующие периоды. Сверхлимитная наличность должна быть сдана на расчетный счет в банк, либо представителям организации, либо через инкассационную службу банка. Кроме того, ЦБ ограничивает размеры наличных расчетов с юридическими лицами наличной денежной суммой 100 000 рублей по одной сделке (по одному договору).

Каждая организация обязана вести для учета кассовых операций Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, сброшюрована и опечатана.

Соблюдение «Порядка ведения кассовых операций» контролируется банковскими учреждениями, в которых открыт расчетный счет организации. Однако банки не имеют право применять штрафные санкции, поэтому они передают сведения в ИФНС, которая имеет право оштрафовать/

 

2. Документальное оформление операций по кассе.

Кассовые операции являются первыми из разновидностей хозяйственных операций организации и потому подлежат сплошному документированию.

В качестве первичных документов используются унифицированные формы, утвержденные Минфином.

Приход денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером, который выписывается бухгалтерией и передается в кассу кассиру как распоряжение главного бухгалтера принять денежные средства. Кассир принимает денежные средства от указанного в ордере лица, ставит свою подпись в ордере с расшифровкой, которая подтверждает принятие суммы под материальную ответственность. В связи с этим с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. При получении денежных средств кассир заносит реквизиты приходного кассового ордера в Кассовую книгу, а на ордере ставит штамп «Получено».

Расход денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, который оформляется бухгалтерией и является распоряжением кассиру выдать денежные средства. Контроль за расходованием денежных средств возлагается на руководителя организации. В связи с этим в расходном кассовом ордере ставит свою подпись и главный бухгалтер и руководитель.

Кассир выдает денежные средства лицу по кассовому ордеру, при этом требует документ, удостоверяющий личность и реквизиты, которые отражены в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств кассир ставит свою подпись и ставит штамп «Выдано». Затем данные документа заносятся в Кассовую книгу.

В конце рабочего дня кассир подводит итоги в Кассовой книге, рассчитывает остаток на конец дня, который должен совпадать с суммой наличных денежных средств в кассе. Отрывной лист Кассовой книги вместе с первичными документами за день передается в бухгалтерию организации.

Бухгалтерия ведет учет кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета, к которым относят Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Регистры по учету на счете 50 «Касса»:

- при журнально-ордерной форме: Ведомость № 1 (дебетовый оборот по счету 50), журнал-ордер № 1 (кредитовый оборот по счету 50);

- при автоматизированной форме: анализ счета 50, Оборотно-сальдовая ведомость по счету50, которая должна содержать информацию об остатках на счете 50 на начало периода, оборотах по дебету и кредиту этого счета и об остатках на счете 50 на конец периода.

По окончании месяца, квартала бухгалтерия переносит информацию из регистров в Главную книгу, в оборотную ведомость, которые в свою очередь служат основанием для заполнения отчетности в виде Формы № 1 «Бухгалтерский баланс» и Формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».

 

 

3. Синтетический учет кассовых операций

Синтетический (обобщенный) учет кассовых операций осуществляется на счете 50 «Касса» согласно Плану счетов бухгалтерского учета. Сальдо на счете всегда дебетовое означает наличие денежных средств в кассе. Это сальдо должно совпадать с остатками на начало или конец дня в Кассовой книге и с реальной суммой денежных средств находящихся в кассе. Сальдо по счету 50 и обороты раскрываются в регистрах бухгалтерского учета.

Поступление денежных средств в кассу отражается бухгалтерией следующими проводками, которые первоначально проставляются бухгалтером на приходных и расходных кассовых ордерах, а затем систематизируются и обобщаются в регистрах бухгалтерского учета:

- поступление денежных средств с расчетного счета: Д50 К51;

- поступили денежные средства в виде выручки при розничной торговле: Д50 К 90;

- поступление денежных средств в виде выручки при оптовой торговле (операция возможна при сумме 100000 рублей, но не более): Д50 К62;

- поступили в кассу подотчетные суммы неизрасходованные согласно авансовому отчету:

Д50 К71;

- Получены в кассу займы:

Краткосрочные кредиты и займы (в пределах 12 месяцев): Д50 К66;

Краткосрочность устанавливается не в зависимости от срока займа по договору, а в зависимости от периода, в течение которого по отношению к отчетной дате должен быть погашен кредит. Поэтому долгосрочные кредиты и займы на последнем году их использования переводят в краткосрочные кредиты и займы.

Долгосрочные: Д50 К67;

- Внесение сумм недостач материально-ответственными лицами (МОЛ): Д50 К73;

- Взносы учредителей в уставный капитал организации: Д50 К75.

Расходование денежных средств из кассы отражается бухгалтерией следующими бухгалтерскими проводками:

- Внесение денежных средств на расчетный счет организации: Д51 К50;

- Выдача денежных средств подотчетным лицам: Д71 К50;

- Выдача заработной платы из кассы: Д70 К50;

- Выплаты поставщикам по доверенности на их представителя: Д60 К50;

- Возвращены краткосрочные займы: Д66 К50;

- Возвращены долгосрочные займы: Д67 К50;

- Выплачены проценты по краткосрочным займам: Д66 К50;

- Выплачены проценты по долгосрочным займам: Д67 К50;

- Выплачены дивиденды учредителям: Д75 К50;

- Выданы займы работникам: Д73 К50;

- Выданы займы другим физическим и юридическим лицам: Д58 К50;

- Из кассы выдано инкассаторам для перевода денежных средств в банк: Д57 К50.

Обороты по этим операциям обобщаются бухгалтерией ежедневно (при ручной форме учета), ежемесячно, ежеквартально (при любой форме учета).

 

4. Документальное оформление операций на расчетном счете и других счетах в банке

Каждая организация должна иметь расчетный счет в банке для осуществления безналичных расчетов. При этом организации могут открывать более 1 расчетного счета в разных банках. Для осуществления взаимоотношений с банком между ним и организацией подписывается договор банковского обслуживания, в котором кроме всего прочего оговаривается стоимость этого обслуживания.

Банк для обслуживания клиента заводит в своей бухгалтерии лицевой счет на этого клиента, который приравнивается к счетам аналитического учета.

Все операции на счете осуществляются только по распоряжению клиента, либо согласно договору банковского обслуживания.

Для того чтобы внести наличные денежные средства на расчетный счет клиент заполняет документ, состоящий из трех документов имеющих идентичные реквизиты. Объявление о взносе денежных средств на расчетный счет – это распоряжение клиента банку принять наличные денежные средства в кассу банка и зачислить их на расчетный счет. В нем указываются даты, суммы цифрами и прописью, причины взноса, подписи лица ответственного за данную операцию. Квитанция – это документ, свидетельствующий о том, что кассир в банке принял денежные средства от представителя клиента. Ордер – это документ, подтверждающий внесение денежных средств на расчетный счет. Ордер является оправдательным документов для данной операции.

Банк ежедневно при совершении каких-либо операций на расчетном счете делает для клиента выписку об этих операциях с его лицевого счета, которая подтверждает, что операции осуществлены и отражает сумму остатка денежных средств на расчетном счете.

В выписке банка по кредиту счета отражается поступление денежных средств на расчетном счете, поскольку отражается кредиторская задолженность банка перед клиентом. По дебету перечисление денежных средств с расчетного счета как погашение кредиторской задолженности. К выписке банк прилагает оправдательные документы по произведенным операциям, в том числе ордер о внесении денежных средств из кассы.

Для получения денежных средств с расчетного счета клиент заполняет чек из чековой книжки, выданной банком. В чеке отражаются даты, суммы, направление расходование средств, а также указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность лица получающего денежные средства. В чеке проставляются две подписи лиц ответственных за расходование любого вида имущества в организации (руководителя, главного бухгалтера). Чек отрывается из чековой книжки и передается в банк как распоряжение выдать денежные средства. В чековой книжке остается корешок чека, в котором отмечается дата, и сумма, а также проставляется дата и номер приходного кассового ордера, по которому эта сумма будет принята в кассу.

Банк отражает выдачу денежных средств в выписке банка, но не прикладывает оправдательный документ.

Для перечисления денежных средств контрагентам бухгалтерия оформляет платежное поручение, которое является поручением, распоряжением клиента банку перечислить с его расчетного счета денежные средства. В платежном поручении отражаются реквизиты предприятия контрагентов и их банка в том числе название, ИНН, КПП, номер счета, сумма цифрами и прописью, назначение платежа. Платежное поручение подписывает руководитель т главный бухгалтер (образцы их подписей имеются на карточке в банке), которые несут ответственность за расходованием денежных средств. Банк перечисляет денежные средства и отражает эту операцию в выписке банка.

Банки имеют право списывать безакцептно (без ведома клиента) с расчетного счета в следующих случаях:

1) Без дополнительного договора или соглашения к договору:

- Недоимки по налогам, штрафы на основании инкассовых поручений налоговых органов;

- Другие суммы по обязательствам на основании решений суда, постановлений и инкассовых поручений судебных приставов.

2) На основании дополнительного договора или соглашения банка о безакцептном списании денежных средств с расчетного счета в пользу оговоренных контрагентов на основании их платежных требований.

Банк на основании вышеуказанных документов перечисляет денежные средства и отражает эту операцию в выписке банка.

На расчетный счет могут поступать денежные средства от покупателей, заказчиков и других контрагентов. Средства зачисляются на счет клиента, отражаются в выписке банка, к которой прилагаются оправдательные документы в виде платежных поручений контрагентов.

Бухгалтерия ежедневно или по мере необходимости забирает выписки банка из банка и проставляет на них контировку, т.е. напротив каждой суммы проставляется бухгалтерская проводка. На основании выписок банка и проставленных проводок бухгалтерия заполняет регистры бухгалтерского учета: при журнально-ордерной форме – ведомость №2 (дебетовый оборот по счету 51 «расчетный счет»), журнал-ордер № 2 (кредитовый оборот по счету 51 «Расчетный счет»); при мемориально-ордерной форме – мемориальный ордер № 1; при автоматизированных формах бухгалтерского учета – разнообразные регистры по счету 51 «Расчетный счет», раскрывающие сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту в корреспонденции с другими счетами, сальдо на конец. Остатки на начало и на конец периода по счету 51 должны соответствовать остаткам на эту дату в выписках банка.

Кроме расчетного счета организации могут открывать и другие счета в банках:

1) Депозитные счета для получения банковских процентов;

2) Аккредитивы для обособления денежной суммы при расчетах с поставщиками и подрядчиками;

3) Специальные счета под чековые книжки для расчетов с поставщиками и подрядчиками чеками;

4) Специальные счета под целевое финансирование, в том числе целевое кредитование.

Депозитные счета открываются по заявлению клиента для перевода части денежных средств с расчетного счета на определенный срок под определенные проценты с целью получения прочих доходов (проценты к получению в составе операционных доходов). Первичный учет на депозитном счете идентичен первичному учету на расчетном счете. Используются платежные поручения и выписки банка.

Счет под аккредитивы открывается клиентом по его заявлению, для того чтобы обособить денежную сумму из текущего оборота для возможности 100% гарантии оплаты поставщику или подрядчику. Аккредитив образуется путем перечисления с расчетного счета денежной суммы на основании платежного поручения клиента. Банк при соблюдении условий аккредитива перечисляет в безакцептном порядке денежные средства контрагентам. Если образуется остаток неиспользованных денежных средств, то на основании платежного поручения клиента он зачисляется обратно на расчетный счет. С аккредитивного счета банк также выдает выписки.

Счет под чеки аналогичен аккредитивному счету, т.е. предполагает обособление денежных средств перечисленных с расчетного счета под обеспечение чека банка для осуществления расчетов с контрагентами.

Счета под целевое финансирование и целевое кредитование открывается в банке для возможности обособления полученных средств, для осуществления контроля их целевого использования.

Выписки банка со специальных счетов подлежат контировке и отражаются в регистрах бухгалтерского учета, в которых раскрываются сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту в корреспонденции со счетами и сальдо на конец по синтетическому счету 55 «Специальные счета в банках».

На основании регистров бухгалтерского учета по счетам 51 и 55 бухгалтерия заполняет оборотную, оборотно-сальдовую ведомости и Главную книгу, которая в свою очередь служит основанием для заполнения отчетности в виде Бухгалтерского баланса (форма № 1), Отчета о движении денежных средств (форма № 4).

 

5. Синтетический учет операций на расчетном счете и других счетах в банке

Синтетический учет осуществляется в регистрах бухгалтерского учета посредством следующих бухгалтерских проводок:

1. Поступление денежных средств:

- Поступили денежные средства на расчетный счет из кассы Д51 К50;

- Поступили денежные на расчетный счет после инкассации банком: Д51 К57;

- Поступили денежные средства от покупателей и заказчиков: Д51 К62;

- Поступили краткосрочные кредиты или займы: Д51 К66;

- Поступили долгосрочные кредиты и займы: Д51 К67;

- Поступил возврат излишне уплаченных сумм налогов и сборов: Д51 К68;

- Поступили суммы пособий и других выплат из Фонда социального страхования: Д51 К69;

- Поступил возврат подотчетных сумм: Д51 К71;

- Поступили суммы погашения займов работника, суммы за продажу товара в кредит и т.п. Д51 К73;

- Поступили взносы учредителей в уставный капитал: Д51 К75;

- Поступили проценты по выданным кредитам, займам, по депозитному счету: Д51 К91.

2. Расходование денежных средств:

- Денежные средства сняты с расчетного счета в кассу предприятия: Д50 К51;

- Денежные средства перечислены на специальные счета: Д55 К51;

- Денежные средства перечислены поставщикам, подрядчикам: Д60 К51;

- Возвращены авансы покупателей: Д62 К51;

- Возвращены краткосрочные кредиты и займы: Д66 К51;

- Возвращены долгосрочные кредиты и займы: Д67 К51;

- Перечислены налоги и сборы: Д68 К51;

- Перечислены ЕСН и прочие взносы: Д69 К51;

- Перечислена заработная плата работникам: Д70 К51;

- Перечислены суммы под отчет: Д71 К51;

- Перечислены займы, выданные работникам: Д73 К51;

- Перечислены дивиденды учредителям: Д75 К51;

- Перечислены проценты за расчетно-кассовое обслуживание: Д91 К51;

- Перечислены со специального счета средства поставщикам, подрядчикам: Д60 К55.

 

6. Учет операций на валютных счетах. Понятие и отражение курсовых разниц

Организации могут наряду с расчетными и специальными счетами открывать валютные счета для обращения иностранной валюты за пределами РФ. При этом операции в иностранной валюте производятся только с нерезидентами.

Банк открывает валютные счета на основании заявления клиента и ведет в бухгалтерии нелицевой счет по операциям клиента. Для осуществления операций в иностранной валюте необходимо ее приобрести для чего производится оплата в рублях с расчетного счета на основании заявки клиента. Приобретение производится по курсу, установленному банком в котором приобретается иностранная валюта.

При приобретении бухгалтерия получает выписки с расчетного счета и валютного счета и отражает в них бухгалтерскую запись Д52 К51. При этом в выписке с валютного счета банк отражает операции и в иностранной валюте, и в рублевом эквиваленте при этом рублевый эквивалент рассчитывается исходя из курса валюты по данным ЦБ РФ. При этом может возникнуть курсовая разница, если курс коммерческого банка отличается от курса ЦБ. Если образуется положительная курсовая разница, то делают проводку Д52 К91. В случае если образуется отрицательная курсовая разница, то делают проводку наоборот Д91 К52.

Корректировка на курсовую разницу подлежит обязательному учету согласно ПБУ 3/00 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Для перечисления иностранной валюты поставщикам, подрядчикам, нерезидентам организация заполняет платежное поручение на основании, которого банк перечисляет средства и выдает выписку. Бухгалтерия проставляет бухгалтерскую запись Д60 К52 и при изменении курса отражает курсовую разницу (и по счету 52, и по счету 60).

При необходимости выдачи сумм в подотчет в иностранной валюте организация имеет право открыть субсчет на счете 50 «Касса» - «Инвалютная касса». При этом на основании выписки и приходного кассового ордера будет сделана бухгалтерская запись Д50.инвалютная касса К52.

На валютные счета может поступать выручка. Часть выручки полученной в иностранной валюте подлежит обязательной продаже (25%). Для этой операции на валютном счете открывают субсчета: транзитный валютный счет и текущий валютный счет.

При поступлении выручки на основании выписок банка с приложенными к ним оправдательными документами (инвойсами) бухгалтерия делает проводку Д52.транзитный валютный счет К62. На сумму выручки подлежащей продаже: Д51.руб К52 транзитный. На сумму оставшейся в распоряжении организации выручки: Д52.текущий К 52.транзитный.

Курсовые разницы по счету 52 и счету 50.инвалютная касса отражаются на дату составления бухгалтерской отчетности и на дату проведения операций.

По счету 52 бухгалтерия ведет регистры бухгалтерского учета, которые заполняются на основании выписок с валютного счета и которые ведутся по счету 52 «Валютный счет» в разрезе этих валютных счетов, а остатки по регистрам должны соответствовать остаткам в выписках банка. Данные из регистров переносятся в Главную книгу, Оборотную ведомость, на основании которых составляется Бухгалтерский Баланс (форма № 1) и Отчет о движении денежных средств (форма № 4)