Табличные процессоры. Назначение и основные функции

Табличный процессор — это комплекс взаимосвязанных программ,

предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица — это компьютерный эквивалент обычной

таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых

располагаются клетки, в которых содержится числовая информация,

формулы или текст.Каждый раз при изменении значения в клетке

таблицы в результате записи в нее нового значения с клавиатуры

пересчитываются также значения во всех тех клетках, в которых

стоят величины, зависящие от данной клетки.Графам и строкам

можно присваивать наименования. Экран монитора трактуется как

окно, через которое можно рассматривать таблицу целиком или по частям.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для

проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В каждом пакете

имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов

статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные

средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования

электронных баз данных.Специальные средства позволяют автоматически

получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков

различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями

и графическими иллюстрациями.Табличные процессоры имеют встроенную

справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по

конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные

таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Самые популярные табличные процессоры — Microsoft Excel (Эксель) и Lotus 1—2—3.

Вычисления в ячейках: понятие адреса, формулы и функции.

Формула – начинается «=» и представ. собой комбинацию матем.

операторов, числ, ссылок и функций

Ссылка – основ.элемент при выполнении вычислений с использ.

нескольких ячеек (адрес ячейки - имя столбца и номер строки, на

пересечении кот. находится ячейка). 1)A5- относит. ссылка (использ.

для указания адреса ячейки относит. позиции ячейки, содер. формулу).

Если она использ. в формуле, то при копировании этой формулы вниз

номер столбца не будет изменяться, а номер строки будет меняться.

Если формула копируется вправо и вниз, то изменяется и номер столбца

и номер строки.$A$5 – абсолют.ссылка (независ. от содержим. ячейки).

3)Смешанная: $A5, A$5 (либо только вниз, либо только вправо).

Если на ссылки других рабочих листов! Лист1!А5 (сначала номер или

называние листа,! и адрес ссылки).В понятие адреса входят ссылки на ячейки

и других рабочих листов книги. [Книга!] [Лист!]А5

Имя ячейки или диапазоны ячеек. Как отдельной, таки целому диапазону

ячеек могут быть присвоены имена, которые используются в адресах и

ссылках на эти ячейки.

Форматирование ячеек

Приемы редактирования: выделение ячеек и диапазонов,

очистка и удаление ячеек, копирование данных из одной

ячейки в другую, перемещение путем перетаскивания,

добавление к листу новых строк и столбцов, отмена и

повторение команд. Создание имен ячеек и диапазонов ячеек:

выделить диапазон ячеек, для кот.созд. имя, ВставкаàИмяàСоздать.

ИЛИ выделить диапазон без заголовка, щелкнуть курсором мыши

в поле имени, ввести имя. Очистка и удаление ячеек: просто очистить

ячейки - выделить и Del (удаление содержимого, но не форматов).

Выделение группы ячейки, ПравкаàОчистка, в меню предлагается

3 варианта удаления: удаление содержимого, удаление формата,

удаление и того и другого. Перемещение и копирование с помощью

мышки: ПравкаàКопировать\ Вырезать\ Вставить (Ctrl+C - копировать,

Ctrl+ X= вырезать, Ctrl+V= вставить) Добавление к листу новых строк

и столбцов: 1)CTRL+SHIFT+ЗНАК ПЛЮС= вставить пустые ячейки.

Щелкните ячейку в списке, где нужно добавить или удалить строку

или столбец.2) Список àВставитьà Строка (Столбец). Для удаления

строки или столбца Список à Удалить à Строка (Столбец). Форматирование

ячейки: ФорматàЯчейкиà вкл. Число – содер. различные числов.

форматы (денежный, текстовый, процентный)

вкл. Выравнивание – содер. парам-ры выравнивания информации

в ячейке, напрвления и ориентации текста.

вкл. Шрифт – опред. вид шрифта, его размер, цвет и т.д.

вкл. Границы – опред. вид и расположение границ в ячейке.

вкл. Вид – выбор цвета и способа заливки ячейки.

вкл. Защита – устанав. защиту ячейки, позв. скрывать формулы.

 

Оформление рабочего листа, печать рабочих листов.

Переименовать: Формат à Лист à Переименовать

Добавление: Вставкаà Лист (SHIFT+F11 или ALT+SHIFT+F1)

Перемещение: CTRL+PAGE DOWN – Переход на следующий

лист книги; CTRL+PAGE UP – Переход на предыдущий. Просто

щелкнуть на значок «лист№» в левом нижнем углу страницы.

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN – Выделение текущ. и след. листов.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги – CTRL+PAGE DOWN,

чтобы выдел. другой лист CTRL+PAGE UP. Перемещение или копирование

активного листа: Правка àПереместить/ скопировать лист

Удаление активного листа: Правка à Удалить лист

Связь между листами -Установка таких связей – ССЫЛКА. В ячейке ставим

знак «=», затем переходим в ячейку след листа, затем возвращаемся в

ту ячейку(Лист5!*44).кнопка Печать (Print) - может использоваться для

печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих

установок печати. Для задания установок выберите в меню Файл команду

Печать (File, Print). Появится панель диалогаПечать.Окно диалога

Печать может использоваться для определения нескольких копий

или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые

будут отпечатаны.Установка a области печати. Excel позволяет распечатать

не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати.

Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию

будет печатать только ее для всех рабочих листов.Но можно задать для каждого

листа свою собственную область печати.1. Выделите область рабочего листа,

которая будет определена как область печати.2. Выберите команду Область

печати в меню Файл (File, Print Area).3. Выберите Задать. Ограничительная

линия появится вокруг выделенной области.

20) 21) Обработка списков: сортировка, фильтрация.

+ Работа с данными. Сортировка строк и столбцов.Сортировка

позв. переставлять записи в другом порядке на основании

значений одного или нескольких стол6цов. Записи сортируются

в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем

порядке. Порядок: 1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать;

2.Данные à Сортировка; З.В окне диал.Сорт-ка диапазона указать

или установить а)заголовок стол6ца, пo кот. проиэводится сортировка,

б)тип сортировки; 4. ОК 5.При сортировке по нескольким столбцам надо

указать:а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки,

в) выбрать стол6ец для сортировки в последнюю очередь; 6. Отмена

сортировки (сразу же после ее проведения): Правкаà Отменитьà Сортировка.

Создание пользовательского списка сортировки 1. Сервис –

Параметры - вкл. Списки; 2.выбрать из перечня Списки знач. Новый Список,

в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения,

образ. пользоват. порядок сортировки; 3. Ввести значения в нужном порядке

для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую;

4. Закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК. Сортировка в

пользовательском порядке: 1. Выделить любую ячейку в списке;

2. Команда Данные - Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона;

3. Выбрать в списке “Сортировать по” поле для первичной сортировки, и задать

вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским

порядкам сортировки; 4. открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой

Параметры. В нем имеется раскрывающийся список с пользовательскими

порядками сортировки; 5. Выбрать из раскрыв. списка Сортировка по первому

ключу нужный вариант пользоват. порядка сортировки. Пользоват.порядок

сортировки может 6ыть указан и для вторичных сортировок; 6. Нажать ОК в

каждом из окон диалога. Автофильтр для поиска записей следующее:

Выделить любую ячейку в списке; 2. Данные à Фильтр à Автофильтр;

В верх. ячейке каждого столбца появл. раскрываю­щийся список.

Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, кот. использ. для сбора записей.

Появляется список возможных вариантов фильтрации. Excel скрывает все записи,

не удовлетвор. указан. критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.

Для ото6ражения нужных записей можно поставить несколько фильтров.

Для возвращения на экран всех записей списка: Данные/Фильтр/ Показать все.

Удаление раскрывающихся списков автофильтра выключить режим Автофильтр

Создание пользовательского фильтра: 1. Выдел. лю6ую ячейку в списке;

2. Данные/Фильтр/Автофильтр. В верхней ячейке каждого столбца появ.

раскрывающийся список; 3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом

с тем заголовком. который будет использоваться в пользовательском фильтре,

и выбрать в меню значение Условие. Открывается окно диалога

Пользовательский Автофильтр; 4. Щелкнуть на первом списке с операторами и

оказать оператор отношения (=, <,<=,> и т д.), который будет применяться в фильтре,

после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия;

5. При необходимосги задания 2-го диапазона установить переключатель И или ИЛИ.

Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений; ОК.

 

22) Работа с данными: таблица данных,

консолидированные данные. Таблицы данных являются

частью блока задач, который иногда называют инструментами

анализа «что-если». Таблица данных представляет собой

диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных

значений в формулах влияет на результаты этих формул.

Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких

версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и

сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

Изучите данные и определите, требуется ли их консолидация

с помощью трехмерных ссылок в формулах, по положению или

по категории. Формулы. Трехмерные ссылки можно использовать

в формулах для любого типа и расположения данных.

Рекомендуется пользоваться этим способом. Положение.

Если планируется объединение данных, находящихся в

одинаковых ячейках разных диапазонов, можно выполнить

их консолидацию по положению. Категория. Если при наличии

нескольких диапазонов с разными макетами планируется объединять

данные по строкам или столбцам с одинаковыми подписями,

можно выполнить их консолидацию по категории.Консолидирование-суммирование,произведение,среднее,минимум,максимум.

Другим способом консолидации данных является

создание отчета сводной таблицы из нескольких диапазонов

консолидации.