Тема 6. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (ИСУП) — это важный компонент КСУП (корпоративной системы управления проектами), существенным образом повышающий менеджмента в организации. Она может включать различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.

6.1 Ключевые определения и потребность вИСУП

Данные и информация. Информация - собранные, обработанныеи распределенные данные. Полезная для принятия решений информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается с помощью использования современных информационных технологий в рамках системы УП.

Информационные технологии — совокупность процессов сбоpa, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных компьютерных средств.

Информационная система управления проектом (ИСУП) — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и УП в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников.

ПО для УП — класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов управления, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и др.

Очевидно, что большинство управленческих процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов УП и их практическое применение во многом определялись развитием информационных технологий.

Создание и расчет математических моделей, которые легли в основу методов УП, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики сетевого планирования, был разработан в 1956 г. в результате исследований, направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также появлению недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур УП стали доступны широкому кругу организаций.

Развитие систем УП для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением операционной системы Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологии открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов УП и их более эффективного использования.

Реализация концепции распределенной интегрированной системы УП (или портфелем проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможны благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания, не покидая своего кабинета и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы УП сегодня превратились из систем их моделирования в системы, реально поддерживающие процессы управления.

Прежде чем переходить к описанию структуры ИСУП и рассмотрению ее основных элементов, определим, почему существует необходимость в создании специализированной системы для УП.

В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы поддержки принятия решений разрабатываются и используются для поддержки специфических управленческих процедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональной структуре организации и уровням управления. управления. Например, корпоративные финансовые приложения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисления зарплаты, планирования выплат поставщикам. Для автоматизации отдела продаж могут использоваться системы учета продукции на складах, планирования и учета поставок и т.п. Информационные системы для высшего руководства предоставляют обобщенную информацию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удобном для принятия решений стратегического характера.

Руководитель проекта может использовать ту или иную информацию, получаемую из корпоративных информационных систем. Однако в основном данные, структурированные для поддержки деятельности функциональных руководителей, сказываются избыточными и в конечном счете бесполезными для менеджера проекта.

Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информационных систем являются принципиальными:

• если корпоративные информационные системы в основном разрабатываются для поддержки отдельных функциональных подразделений, то ИСУП объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретным проектам;

• если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП управленческая информация собирается, хранится и анализируется в привязке к календарным планам и этапам жизненного цикла проекта.

Попытки создать систему информационного обеспечения УП лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:

· недостаточной гибкости при планировании и низкой оперативности получения и качества информации вследствие избыточности данных;

 

· низкой степени интеграции информации вследствие разнородности информационных систем, используемых разными отделами (и разными организациями), участвующими в проекте.

 

Структура ИСУП

Основная цель процессов УП — повышение эффективности:

• за счет разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;

• обеспечения единого информационного пространства, коммуникаций,сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;

• аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решении.

ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.

Рисунок 1 – Обобщенный цикл проекта и типы ПО для поддержки различных управленческих функций

На рис. 1 показаны обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными его стадиями. Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций.

Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования и УП, ПО бюджетирования, ПО управления рисками.

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.

ПО УП может классифицироваться по основным функциональным областям проекта:

· временным параметрам;

· стоимостным параметрам;

· ресурсам;

· коммуникациям;

· рискам.

Отдельно развивается класс ПО формирования и мониторинга портфелей проектов.

Для поддержки корпоративного стандарта УП может использоваться специализированное ПО регламентации процессов УП.

Основные типы и примеры ПО представлены на рис.2.

Рисунок 2 – Примеры основных типов ПО УП

ПО управления по временным параметрам проекта предназначено для разработки, анализа и управления календарными планами, временного анализа. Включает следующие основные функции:

· определение состава и последовательности выполнения работ;

· определение ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

· расчет календарного плана и определение критического пути проекта;

· оптимизацию календарного плана с учетом ограничении на ресурсы;

· временной анализ;

· фиксацию базовых планов проекта;

· ввод фактических данных по проекту и отображение состояния проекта;

· расчет прогнозных показателей по реализации проекта;

· графическое отображение календарного плана и формирование отчетов по проекту.

Пакеты также могут включать следующие дополнительные возможности:

· мультипроектное планирование и контроль;

· планирование с учетом рисков;

· оповещение исполнителей;

· удаленный доступ к календарным планам.

ПО управления стоимостными параметрами предназначено для оценки стоимости проекта, разработки, контроля и анализа исполнения его бюджета. Включает следующие основные функции:

· оценку затрат и подготовку предложений по стоимости проекта;

· разработку бюджета проекта;

· прогнозирование изменений бюджета (анализ «что если...»);

· контроль затрат;

· контроль исполнения проекта по стоимости;

· анализ отклонений.

 

Специализированные пакеты могут также обладать следующими дополнительными функциями:

· возможностью настройки пользовательских схем расчетов;

· использованием календарей финансовой отчетности;

· генерацией финансовых отчетов;

· импортом-экспортом данных во внешние финансовые системы.

Специализированные пакеты управления стоимостью проекта, как правило, имеют средства интеграции с ПО календарного планирования. Пакеты календарного планирования в свою очередь обычно содержат базовые функции управления стоимостью.

ПО управления ресурсами поддерживает как процессы планирования, организации и контроля обеспечения проектов необходимыми ресурсами, так и распределение доступных ресурсов организации между проектами.

В основном функции пакетов ориентированы на управление воспроизводимыми ресурсами и включают следующие основные функции:

· описание и ведение пулов доступных ресурсов;

· описание ресурсов по типам, квалификациям, подразделениям и другим параметрам;

· согласование привлечения ресурсов на проекты;

· управление потребностью и распределением ресурсов с учетом текущих и будущих проектов;

· контроль за использованием ресурсов;

· обобщенную отчетность по использованию ресурсов на проектах.

Специализированные пакеты управления ресурсами, как правило, имеют средства интеграции с ПО календарные планирования.

ПО управления коммуникациями предназначено для организации взаимодействия участников проектной команды, процессов сбора, хранения, распространения (оповещения участников) и публикации информации (документов) по проекту.следующие основные функции:

· поддержку процессов формирования отчетности о ходе выполнения работ;

· ведение и обеспечение доступа к спискам текущих задач, проблем и т.п.;

· управление документацией проекта;

· обеспечение коммуникаций между участниками проекта;

· публикацию досок обсуждения, оповещений, списков текущих работ.

В отдельные группы коммуникационных продуктов часто выделяют ПОучета рабочего времени исполнителей проекта и ПО ведения порталов проектов в Интернете.

ПО управления проектными рисками предназначено для идентификации анализа и документирования рисков проекта, прогнозирования последствий, планирования реагирования на риски. В ПО управления рисками используются различные методы анализа:

• PERT;

• методы моделирования (Монте-Карло);

• анализ «что если...»;

• экспертные методы;

•вероятностный анализ на основе исторической информации.

ПО управления рисками включает следующие основные функции:

· описание рисков;

· расчет и анализ прогнозов;

· использование архива; планирование реагирования на риски;

· документирование рисков.

ПО регламентации процессов УП предназначено для организации и хранения в едином формате нормативно-методологической информации о процессах реализации и УП, обеспечения доступа к этой информации участников проекта. ПО регламентации процессов УП включает следующие основные возможности:

· базы общепринятых (отраслевых) методологий УП;

· средства структурированного описания корпоративной методе логии и процессов УП;

· средства разработки и анализа блок-схем процессов УП;

· средства настройки шаблонов форм УП;

· средства разграничения доступа и навигации по методологии УП; средства контекстного запуска специализированных модулей ПОУП.

Создание ИСУП предполагает настройку функциональности ПО с учетом потребностей основных участников проектов и руководите леи, принимающих решения по проектам в компании.

В ИСУП обычно выделяют модули, предназначенные:

· для менеджера отдельного проекта;

· менеджера портфеля проектов (или программы);

· исполнителей (участников проекта);

· менеджеров функциональных подразделений, участвующих в проекте;

· высшего руководства компании, обеспечивающего общий контроль проектов.

 

Основные принципы создания единой информационной системы представлены на рис. 3, включая:

· создание единой модели описания и представления информации по проектам и портфелям проектов;

· настройку рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их информационных по требностей;

· интеграцию модулей ИСУП с другими корпоративными информационными системами.

Модули информационной системы, ориентированной на разные уровни управления и участников проекта, отличаются как по функциональным возможностям, так и по уровню обобщения и представления информации о проектах (табл. 3).

 

Таблица 3 -Требования к информационному обеспечению на разных уровнях управления

Стратегический уровень управления программа ми/портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	Уровень УП (руководство проекта)	Уровень исполнения проекта (команда проекта)
Простота использования Средства сбора и обобщения данных Средства представления информации Возможности укрупненного планирования	Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля Мощные аналитические возможности Средства создания и распределения отчетов Средства сбора и передачи данных	Простота использования Удобные средства доступа к информации и ввода данных

Стратегический уровень руководства (высшее руководство, управление комплексом проектов, программами) отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования программ/проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме, удобной для интуитивного восприятия.

На уровне УП (менеджер проекта, руководитель функционального подразделения, участвующего в проекте) выполняются детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль выполнения проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.

На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение задач. Данная информация поступает с уровня УП и из функциональных подразделений. В то же время на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и об использовании ресурсов.

Рисунок 3 – Пример структуры единой ИСУП