Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов

Дата	№	Исходные данные	Новые данные	№ акта миграций	Подпись лица,
миграции/перезаписи	ед.уч.	№ ед.хр.	Формат	Объем (Мбайт)	№ ед.хр.	Формат	Объем (Мбайт)	и перезаписей	внесшего запись

 

 

Итого подверглось миграции/перезаписи за _________ год ____________________ ед.уч., ___________________ ед.хр. объемом _____________________ Мбайт.

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи

 

Дата Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов

Приложение 35 к пп. 6.4.1.1,

6.4.1.2

Утверждаю Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать организации   А К Т   __________№___________ _______________________ (место составления)   приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Утверждаю Директор государственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать государственного архива

 

В связи с _____________________________________________________________

(истечением срока хранения документов

____________________________________________________________________________

(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а __________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

 

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ____________

(годы)

и справочный аппарат к ним:

 

Продолжение приложения 35

 

№ п/п	Название и номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во принятых дел --------------------------- количество ОЦД	Кол-во страховых копий	Примечание

 

 

Итого принято ___________________________________________ ед.хр. (в том числе

(цифрами и прописью)

страховых копий)

В государственном архиве фонд № ________________________

 

Передачу произвели:   Наименование должностей лиц, производивших передачу   Подпись Расшифровка подписи Дата

Прием произвели:   Наименование должностей лиц, производивших прием   Подпись Расшифровка подписи Дата

 

 

Формат А4 (210 Х 297 мм)

 

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Приложение 36 к п. 6.4.1.2

Наименование организации

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

 

__________________ № _______________ Наименование должности

_____________________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о необнаружении документов, пути подписи

розыска которых исчерпаны Дата

Фонд № _______________________

(название фонда)

 

В результате _________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

 

Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия

Итого __________________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

 

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.: ____________________________________________________________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

_____________________________________________________________________________________________________

 

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка

(лица, ответственного за архив) подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО[9] СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _______________ № _______________ от _______________ № ___________

 

Изменения в учетные документы архива внесены.

 

Руководитель архива,

(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 37 к п. 6.4.1.2

Наименование организации

 

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

 

__________________ № _______________ Наименование должности

_____________________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о неисправимых повреждениях документов подписи

Дата

Фонд № _______________________

(название фонда)

 

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

 

№ п/п	Опись №	Ед.хр. №	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед.хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения

 

Итого обнаружено неисправимо поврежденных______________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

 

Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:

 

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _______________ № _______________ от _______________ № ___________

 

Изменения в учетные документы архива внесены.

 

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п. 6.4.1.3

Наименование организации

 

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

 

______________ № _______________ Наименование должности

________________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

описания документов личного подписи происхождения Дата

 

Фонд № _____________________________________________________________________.

(название фонда)

По состоянию на _______________________ в фонде № ___________________________ по

(дата начала работы)

учетным данным числилось _____________________ описей, ________________________

временных дел (единиц хранения), ________________________________ документов.

 

В процессе описания сформировано _________________________ дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению ___________________________ документов (листов),

____________ дел; возвращено владельцу ______________________ документов

(листов), ________________ дел (единиц хранения).

 

Вновь составлена опись № ___________ на __________________ дел.

 

По состоянию на _____________________________ в фонде № _________________

(дата завершения работ)

 

числится _______________ описей, _______________ дел (единиц хранения) за

 

___________ годы.

Проведены следующие виды работ ______________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ,

____________________________________________________________________________________________

кроме описания документов)

 

в объемах: __________________________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________________________________.

(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)

 

 

Продолжение приложения 38

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат: _________________________

 

_____________________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка

(наименование должностей) подписей

 

Работу принял

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

архива (лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол № ________________ от ___________________________

 

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол № ________________ от ___________________________

 

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

архива (лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве ____________

дел (документов) на _____л.

 

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

 

Дата

 

Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А4 (210´297 мм)