Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Приложение 19 к п. 4.5.4

Наименование организации

 

 

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №______

 

 

Начата _____________

 

 

Окончена_____________

 

Формат A4 (210´297 мм)

 

Форма титульного листа книги выдачи документов

Продолжение приложения 19

№ п/п	Дата выдачи	Фонд №	Опись №	Ед.хр. №	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвраще­нии дела	Примечание

 

 

Итого в ________________ году выдано из хранилища № __ _____________________________

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________ ед.хр.

 

Наименование должности работника, составившего итоговую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

 

Формат A4 (210´297 мм)

 

Форма книги выдачи дел из хранилища

Приложение 20 к п. 4.5.8

Наименование организации

 

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №Опись №Дело №

Заголовок дела

 

 

Дата исполь-зования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	№ использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело

 

Формат A4 (210´297 мм)

 

Форма листа использования документов

Приложение 21 к п. 4.5.9

Наименование организации

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело________________________________________________________________________________

(№ и название)

Опись_______________________________________________________________________________

(№ и название)

Фонд________________________________________________________________________________

(№ и название)

 

Выдано во временное пользование (читальный зал):

 

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

 

Формат A4 (210´297 мм)

 

Форма карты-заместителя дела

Приложение 22 к п.4.7.5

 

Наименование организации

Название архива

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

________________ № ________________ Наименование должности

__________________________________ руководителя организации

(место составления)

проверки, наличия и состояния дел Подпись Расшифровка

__________________________________ подписи

(постоянного, временного хранения, по Дата

личному составу)

Фонд № _________

 

Основание ___________________________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: _____________________________________________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

_____________________________________________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: _______________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

_________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ____________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

_________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей_____________________________________ дел,

((цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________________ дел.

(цифрами и прописью)

4.Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей ____________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________ дел.

(цифрами и прописью)

Продолжение приложения 22

 

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии

________________________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции ________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки ________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов_____________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки ________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...).

 

Проверку проводили:

 

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

 

 

Формат А4 (210´297 мм)

 

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение 23 к п. 4.8.1

 

____________________________________________________________________________________

(Название архивного учреждения)[7]

 

____________________________________________________________________________________

(Название фонда)

 

 

Фонд № __________

 

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

 

_____________________

(крайние даты)

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма титульного листа описи особо ценных дел

Продолжение приложения 23

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

 

N п/п	№ описи	№ дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	№ ед.учета страхового фонда	Примечание

 

 

В данную опись внесено _____________________________________________особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с № __________________ по № _____________________, в том числе:

 

литерные номера: ________________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________________

Из них имеют страховые копии ______________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____________ № _____________ от _____________ № _____________

 

Формат А4 (210×297 мм)