Функции в отчетах. Группировка данных в отчетах и подведение итогов.

Функция используется для возвращения значения в точку вызова. Синтаксически функция выделяется круглыми скобками, следующими сразу же за ее идентификатором. Многие функции требуют наличия аргументов, которые записываются в этих скобках через запятую при обращении к функции. Функции можно использовать для создания нового выражения или функции.

Встроенные в Access функции можно сгруппированы в Построителе выражений (Expression Builder)по следующим категориям:

1. Функции работы с массивами — используются для определения границ размерностей массивов при программировании на VBA.

2. Функции преобразования— применяются для преобразования одного типа данных в другой.

С помощью функций базы данных осуществляется обращение к объектам баз данных.

3. Функции даты и времени — служат для проведения операций со значениями даты и времени.

4. Статистические функции— используются чаще всего для многотабличных запросов как источника данных для форм.

5. Функции по подмножеству— это те же статистические функции SQL, но работающие по большей части с вычисляемыми значениями, а не со значениями, содержащимися в полях запросов.

6. Функции обработки ошибок — используются, как следует из названия, для отслеживания ошибок.

7. Финансовые функции — идентичны своим двойникам в Microsoft Excel и используют те же аргументы.

8. Общие функции — используются в основном при программировании на VBA для извлечения вспомогательной информации и управления ходом выполнения программы.

9. Функции сообщений— позволяют выводить сообщения или вводить новые данные, а также устанавливать различные параметры ввода/вывода.

10. Функции проверки — особая группа функций, отвечающих на вопрос "является ли аргумент...?".

11. Функции управления — используются для выбора из нескольких альтернатив.

12. Математические функции — используются для выполнения математических операций.

13. Текстовые функции — позволяют проводить различные операции над строками.

Дополнительные разделы отчета– Заголовок и Примечание группы – связаны с группировкой записей. Количество этих разделов соответствует числу уровней группировки.

Группа – это набор записей, отобранных по определенному критерию. Группа состоит из заголовка, включенных в неё записей и примечания. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой. Она может быть для чисел (по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал), текстовых полей (по первой букве, по 2-ум первым буквам…), полей типа дата (по годам, кварталам, месяцам…).

Access позволяет добавлять в отчет суммы, счетчики и итоги. Для этого в примечании отчета нужно создать вычисляемый элемент управления. Источником данных вычисляемого элемента управления является выражение, а не поле. При открытии отчета с вычисляемым элементом управления Access вычисляет его значение на основе текущих данных.

Экспорт отчетов в MS WORD.

При использовании мастера экспорта Access для экспорта данных из базы Access в документ Word 2010 Access создает копию данных в файле Microsoft Word формата RTF. При экспорте отчета копируются и данные, и их формат для максимального приближения к исходному формату отчета (в процессе экспорта таблиц, запросов и форм происходит лишь копирование видимых полей и записей и их последующее отображение в таблице в документе Word; при наличии полей или записей, скрытых с помощью фильтров, мастер экспорта не сможет экспортировать эти данные).

При экспорте отчета все подчиненные формы и отчеты экспортируются вместе с главным отчетом (Если экспортируется форма или таблица, которая содержит подчиненные формы или таблицы, будет экспортирована только основная форма или таблица; все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно). Внедренные макросы также включаются в состав отчета при их копировании, импорте или экспорте. При экспорте отчета расположение имен полей в Word зависит от макета отчета.

Шаги экспорта данных Access в Word:

1. Откройте исходную базу данных.

2. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо экспортировать.

3. Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

4. Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться в отсутствии индикаторов ошибок (треугольники зеленого цвета) или значений ошибок, таких как #Число!.

5. ВАЖНО. Любая неразрешенная ошибка в источнике данных будет заменена в документе Word значением null.

6. Если необходимо экспортировать только некоторые данные из объекта, выберите нужные записи.

7. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите пункт Дополнительно, а затем — Word (Команды Экспорт доступны только в том случае, если база данных открыта, а объект выбран).

8. В мастере экспорта укажите имя целевого файла.

9. Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Если требуется просмотреть документ Word после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

10. Если записи для экспорта были выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, флажок следует оставить снятым (если записи не выделены, этот флажок недоступен (отображается затененным)).

11. Нажмите кнопку ОК.

12. Если целевой документ существует, будет предложено нажать кнопку Да, чтобы перезаписать файл. Чтобы изменить имя целевого файла, нажмите кнопку Нет, а затем снова нажмите кнопку ОК.