Формы. Назначение. Способы создания

Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы.

Форму можно создать тремя различными способами.

1.При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

o В окне базы данных выберите Формы > Создать.

o В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке;подпись находится слева от поля.

Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

o Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.

o Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

2.При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

o В окне базы данных выберите Формы > Создать.

o В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.

o Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.

o Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы.

3.Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

o В окне базы данных выберите Формы > Создать.

o В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.

o Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего

данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK. Форма будет открыта в режиме конструктора.

Дизайн форм. Размещение графических объектов в формах. (access)

Чтобы сделать форму более привлекательной, выделить на общем фоне какие-то важные элементы, access может изменить цвет фона формы и цвета ее элементов, выбрать оформление рамок для элементов управления, задать подходящий шрифт, его цвет и размер для текста надписей и других элементов. Параметры форматирования задаются с помощью панели инструментов конструктора форм Тема, элементы управления и с помощью окна свойств формы или ее элементов.

Кроме того, access позволяет:

- размещать изображения в заголовок и примечание формы (конструктор форм - элементы управления – вставить изображение)

-создавать кнопки быстрого перемещения между элементами формы (конструктор форм - элементы управления – кнопка)

- размещать диаграммы (конструктор форм - элементы управления – диаграмма)

- вставлять эмблему в заголовок формы, сам заголовок, а также дату и время (конструктор форм – колонтитулы)

- размещать фоновый рисунок в форму (конструктор форм – формат – фоновый рисунок)

 

Ввод данных с помощью форм

Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью форм ввод данных можно ускорить и упростить, создав макет, соответствующий требованиям и навыкам пользователей.

Макет формы определяет способ ввода или изменения данных. Формы включают элементы управления, такие как списки, текстовые поля и кнопки, каждый из которых связан с полями в различных таблицах, запросах, макросах или элементах управления в других открытых формах. Элементы управления используются либо для чтения данных из таблицы, либо для записи данных в нее. Действия, которые можно выполнить с помощью элемента управления, зависят от факторов, указанных ниже.

" Тип данных, заданный для источника данных.

" Свойства, заданные для поля.

" Свойства, заданные для элемента управления.

 

В приведенных ниже разделах описано применение самых распространенных элементов управления, служащих для ввода данных.

Ввод пустых значений

Если определенные данные отсутствуют или не существуют, можно ввести пустое значение. В Access есть два типа пустых значений: значения NULL и пустые строки. Значения NULL обозначают неизвестные значения, а пустые строки - поля, которые содержат пустое значение. Например, в таблице с полем номера факса это поле можно оставить пустым, если соответствующие сведения отсутствуют; при этом будет введено значение NULL (если структура базы данных допускает значения NULL). Кроме того, в поле можно ввести пустую строку, чтобы показать, что для этого поля нет значения.

" Чтобы ввести пустую строку, откройте таблицу в режиме таблицы или формы.

" Выделите нужное поле и введите пару двойных кавычек без пробела между ними ("").

" Для фиксации изменений переместите курсор на другую запись. По умолчанию кавычки будут скрыты.

Ввод данных с помощью списка

Пользователь базы данных может выбрать или ввести данные на основе значений, доступных в списке. В Access есть несколько типов списков, соответствующих определенным требованиям ко вводу данных. В списке отображаются значения, введенные при создании элемента управления. Значения могут быть взяты из одного или нескольких полей в таблице или из результата запроса.

Если список находится в форме, откройте ее в режиме формы, а если список находится в таблице или в результирующем наборе запроса, откройте объект в режиме таблицы. Прокрутите список элементов и выберите из них требуемый. Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.

Поля со списком похожи на списки, за тем исключением, что в поле со списком есть текстовое поле и раскрывающийся список. При создании списка в таблице или результирующем наборе запроса приложение Access по умолчанию вставляет поле со списком. Используя поле со списком, можно сэкономить место на форме.

Чтобы выделить элементы в поле со списком, щелкните стрелку вниз рядом со списком и выберите данные, которые необходимо добавить. Списки, которые поддерживают несколько значений, являются многозначными полями. С помощью многозначных списков, которые можно создать в Access без программирования, можно решить распространенную экономическую задачу. Предположим, что база данных Access используется для отслеживания обращений в службу технической поддержки. Если запрос требуется назначить нескольким сотрудникам, можно использовать многозначный список. С помощью списка с флажком напротив каждого элемента можно выбрать несколько элементов списка.

Чтобы выделить элементы в поле со списком с флажками, щелкните стрелку вниз рядом со списком, установите до 100 флажков и нажмите кнопку ОК.

 

Подчиненные формы.

Подчиненная форма – это форма, находящаяся внутри другой формы. Такой вариант называется иерархической или дочерней формой. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы – подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» иногда называют комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненная форма используется для просмотра в одной форме данных из нескольких таблиц или запросов.Она удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим», «один-к-одному», причем в главной форме отображаются данные на стороне отношения «один», а в подчиненной – «многие». Формы связаны между собой так, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной.

При использовании подчиненной формы для ввода новой записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму, что гарантирует наличие у записей из таблицы на стороне «многие» связанной записи в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма выводится в Режиме таблицы как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая.

Главная форма может содержать любое количество подчиненных, если каждая подчиненная форма помещается в главную. Также есть возможность создания подчиненных форм двух уровней вложенности. Перед созданием подчиненных форм следует проверить связи между таблицами.

Существует три способа создания подчиненных форм.

1. Первый способ:

a. Вкладка Создание – блок Формы – другие формы – Мастер форм

b. Выбрать таблицу/запрос; выбрать поля, которые нужно включить в форму

c. На той же странице выбрать в раскрывающемся списке Таблицы и запросы другую таблицу/запрос и включите поля в форму

d. Выбрать вид представления данных –в положение Подчиненные формы

e. Выбрать ленточный или табличный вариант создаваемой формы (у ленточного больше возможнгостей форматирования, табличный компактней).

f.Выбрать стиль форматирования

g. Ввести заголовки форм и указать, какк должна открываться форма: для просмотра и ввода данных или для изменения структуры.

2. Второй способ:

a. Открыть главную форму в режиме конструктора, в ней активировать элемент управления подчиненной формой и вызвать его свойства (контекстное меню или F4).

b. Вкладка Данные – рядом со свойством Подчиненные поля нажать кнопку Построителя (многоточие), открыв диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы

c. В списках Основные поля и Подчиненные поля выбрать поля, по которым нужно связать формы (если поля неизвестны, то нажать кнопку Предложить).

d. Сохранить главную форму и проверить правильность её работы.

3. Третий способ:

a. Открыть главную форму в режиме конструктора

b. В области переходов на объекте Форма выберите подчиненную форму и перетащить её в главнуюформу.

c. Просмотреть подчиненную форму в режиме Формы.