Создание нового главного документа

Главный документ - это документ, включающий один или несколько других документов (поддокументов).

Поддокумент является частью главного документа и связан с ним по смыслу. Поддокумент рассматривается как самостоятельный раздел, он может создаваться и редактироваться автономно с последующим «включением» его в главный документ.

3.1.Сохранить документ в виде множества файлов каталога Report:

a) Вид ® Группа Режим просмотра документа ® Структура ® Группа Главный документ ® Показать документ ® Пиктограммы Создать, Вставить и др.

b) Выделить заголовок, который будет размещен в начале файла, представляющего поддокумент.

c) Вид ® Группа Режим просмотра документа ® Структура ® Группа Главный документ ® Показать документ ® Пиктограммы Создать, Выделенный фрагмент будет помещен в рамку, в левом верхнем углу которой помещен спец. значком.

d) Повторить предыдущую операцию для всех заголовков главного документа, которые будут связываться с файлами поддокументов.

e) Office ® Сохранить как ® Report, где будут размещены файлы главного документа.

f) Посмотреть, как изменился состав папки Report. Проверить содержимое образовавшихся файлов и закрыть их.

3.2.Вызвать по очереди файлы вложенных документов и подготовить их содержание:

a) В окне открытого Главного документа дважды щелкнуть по спец. значку соответствующего вложенного документа.

b) В новом открывшемся окне с названием этого вложенного документа создать пустую строку.

c) Установить курсор в начало новой строки. Вставка ® Группа Текст ® Объект ® Текст их файла.

d) В развернувшемся окне Вставка файла найти место расположения вставляемого файла и добавить информацию из соответствующих отчетов по лабораторному практикуму ®, Вставить ®, Вставить ®, Enter (Ввод).

e) Сохранить файл и закрыть окно.

f) Повторить процедуру для всех вложенных документов (файлов).

3.3.Объединить подготовленные документы в один:

a) Перейти в режим просмотра главного документа.

b) Провести объединение вложенных документов в первом из них, для чего щелкнуть по спец значку первого документа.

c) Нажимая на клавишу Shift, щелкать по спец. значкам объединяемых документов. Будет произведено общее выделение объединяемых документов.

d) Вид ® Группа Режим просмотра документа ® Структура ® Группа Главный документ ® Показать документ ® Пиктограмма Объединить.

e) Нажать на кнопку - Сохранить. В файле с именем первого объединяемого поддокумента будут находиться все другие объединенные документы.

f) - Отменить (через кнопку отмены меню Панели быстро доступа) шаги объединения всех документов в первом, и действуя аналогично провести объединение другой группы поддокументов.

4. Оформление структурированных документов

4.1. Установить сноски в заголовках отчета (в тексте сносок указать дату проведения соответствующей лабораторной работы):

a) Перевести объединенный документ в режим Вид ® Разметка страниц.

b) Выбрать первый заголовок и установить курсор ввода в позицию вставки маркера сноски (Каждая сноска состоит из двух частей: маркера сноски и текста).

c) Ссылки ® Сноски.

d) Установить переключатель Положение сноски (Внизу страницы) и Режим нумерации (Продолжить) ® Вставить. ® Записать текст сноски.

e) Повторить операцию для всех заголовков.

4.2.Установить верхний колонтитул на листах документа: используя опции Вставка ® Группа Колонтитулы ®, Фамилия И.О. автора отчета,,

4.3.Пронумеровать страницы отчета Вставка ® Группа Колонтитулы ® Номер страницы.

4.4.Подготовить оглавление отчета:

a) Перевести объединенный документ в режим просмотра структуры.

b) Вид ® Группа Режим просмотра документа ® Структура ® Показать уровень, ® уровень тех заголовков, которые следует отразить в оглавлении.

c) Ссылки ® Оглавление ® Встроенный ® Оглавление.

d) Выбрать способ представления оглавления (формат) и символы заполнения между текстом оглавления и номером страницы.

e) Повторить вызов вкладыша Встроенный и установить один из видов автособираемого оглавления.

f) Проконтролировать выполненное преобразование, перейдя в режим Разметки страниц.

4.5.Подготовить предметный указатель к отчету:

a) Маркировать слова для указателя: выделить слово в тексте Alt+Shift+X, ® Пометить.

b) Перейти к другому слову и повторить последовательность операций.

c) Закрыть вкладку.

4.6.Сформировать предметный указатель:

a) Разместить курсор ввода в соответствующем месте документа, где предполагается установить указатель.

b) Рассылки ® Группа Предметный указатель ® Предметный указатель ® подобрать необходимый формат организации указателя ® ОК.

c) Оценить результат операции.

5. Сохранить подготовленный документ и закончить работу в среде редактора. Удостовериться в правильности сохранения файлов.

Вопросы для самоконтроля и подготовки к защите Темы № 5

1. Дать определение понятиям структурно сложные документы, главный, вложенный документ, начальная компоновка, перекомпоновка, перемещение элементов структуры, поддокументы, содержание вложенных документов, автособираемое оглавление, предметный указатель, формат указателя.

2. Как понизить или повысить уровень списка?

3. Опишите процесс объединения подготовленных вложенных документов в один.

4. Как создается текст всей структуры документа?

5. Что необходимо занести в сноски заголовков документов?

6. Как проконтролировать структурно сложный документ в режиме разметки страниц?

ТЕМА 6: ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Цель работы: овладеть навыками обработки информации, представленной в виде таблиц, с помощью универсальной системы обработки данных Excel 2000: организация рабочих страниц, формирование вычисляемых ячеек таблиц, установка рисунков и гистограмм, ввод текстового сопровождения, применение цвета для выделения шрифта и разделов таблиц, применение метода автоформатирования, автоввода, автозаполнения и др.

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на настройку параметров среды Excel, особенно таких как Вид Списки, Сохранение.

Подготовка приложения к работе

1.1.Вызов и подготовка нового рабочего документа:

a) С помощью меню Пуск вызвать систему Excel, перейти на поле новой рабочей книги, сохранить ее под именем 6_1_ФИО в рабочей папке.

b) Произвести настройку (Панель быстрого доступа ® Другие команды ® Параметры Excel ® Настройка (добавить на панель нужные команды).

c) Используя возможности режима Настройки установить автосохранение каждые 7 минут

d) Ознакомиться с элементами настройки параметров системы Excel, просмотрев все опции остальных режимов настройки: Формулы, Правописание, Сохранение и Дополнительно, обратив особое внимание на этот последний режим.

e). Изменить число листов в рабочей книге. Для этого (Панель быстрого доступа ® Другие команды ® Параметры Excel ® Настройка ® Основные) записать нужное число листов, например 7. Вернуться на поле документа. Удостовериться в том, что начальное число листов в книге изменилось (следует закрыть текущую книгу и снова открыть ее, чтобы изменилось число ярлычков новых листов книги ).

f) Записать имя на ярлычке рабочего листа, например «Детали». Для этого двойным щелчком по ярлыку активизировать поле надписи листа, на которой написать новое имя рабочего листа или щелчком по ярлыку правой клавишей мыши вызвать выпадающее меню с командами редактирования.

g) Восстановить исходное число страниц в книге (3).

1.2.Основные элементы окна рабочей книги:

a) Выделить все поле рабочего листа с помощью кнопки Выделить все. Она находится на пересечении вертикальной и горизонтальной линеек таблицы. Снять выделение щелчком по полю рабочего листа.

b) Выделить отдельную строку с помощью щелчка соответствующему номеру строки. Снять выделение;

c) Выделить отдельный столбец. Снять выделение.

d) Щелкнуть по ячейке С3 (выделить ячейку). Обратить внимание на содержание окна Поле имени ячейки - первое окно на строке формул.

e) Дважды щелкнуть по ячейке С3. На поле появиться курсор. Записать: «Итоговая таблица». Обратить внимание на содержание Поле данных (строка формул). В момент второго щелчка в начале поля появятся три кнопки - отмена (удаление записи), ввод записи и мастера функций, а в процессе записи текста в ячейку на поле будет дублироваться запись.

f) Перевести курсор на поле линейки обозначения колонок между колонкой С и D. Курсор примет вид двунаправленной стрелки. Перетащите поле колонки С вправо так, чтобы весь текст записи находился в одной ячейке С.

g) Копировать содержимое ячейки С3 на поле ячейки С4: щелкнуть правой клавишей мыши по ячейке С3, выбрать опцию Копировать, перевести курсор на ячейку С4, щелкнуть правой клавишей и выбрать опцию Вставить.

h) Восстановите состояние таблицы с помощью кнопки Отменить операцию.

i) Перевести курсор на ячейку D2, щелчком мыши выделить ее. Нажимая на клавишу мыши, протащить ее по диапазону D2:A4; Удалить содержимое выделенного диапазона с помощью клавиши Del.

j) Используя клавишу Ctrl, выделить следующие ячейки: С2, С4, С6. Снять выделение.

k) Используя клавишу Shift выделить поле (список). Щелкнуть по ячейке В2, нажимая на клавишу Shift, щелкнуть по полю D10.

1.3.Управление рабочим окном таблицы:

a) Записать на поле ячейки D3: «Таблица», установить курсор на четвертой строке рабочего листа, (Вид ® Группа Окно ® Закрепить области).

b) Установить курсор на последнюю строку таблицы, видимой в поле экрана. Перемещая поле рабочего листа с помощью клавиши Стрелка Вниз убедиться в том, что первые 3 строки остаются на месте в то время как остальные прокручиваются по полю экрана;

c) Снять закрепление областей на рабочем поле (Вид ® Группа Окно ® Снять закрепление областей)

d) Перевести курсор на поле вертикальной линейки прокрутки, захватить Указатель разделения (вешка разбивки), который в форме небольшого отрезка обычно расположен вверху линейки, и перетащить указатель на линию раздела столбцов E и F. Рабочее поле окажется разделенным на две области, если указатель отсутствует, (Вид ® Группа Окно ® Разделить).

e) Повторить предыдущую операцию с указателем разделения, расположенным на горизонтальной линейке прокрутки. Рабочее поле окажется разбитым на четыре самостоятельные области, каждая из которых имеет пару линеек прокрутки.

f) Передвигая левую нижнюю область совместить ее окно с левой верхней областью.

g) Убрать оба указателя разбивки с поля рабочего листа.

1.4.Ознакомиться с методами записи информации в ячейки:

a) Выделить ячейку C4. Записать на поле ввода информации (Или на поле ячейки): «Цех 1». Щелкнуть по кнопке ввода.

b) Применить режим Автоустановки текста в ячейку C5: активизировать ячейку C5, записать первую букву Ц и обратить внимание на то, что на выделенном поле появиться надпись «Цех 1», нажать Enter (Ввод) (или Ввода) и исправить текст на «Цех 2».

c) Применить режим Автоввода для записи текста в ячейку C6: перевести курсор на поле ячейки C6, нажать на правую клавишу мыши, выбрать опцию Выбор из списка подходящую строку (она может быть единственной, если работа над таблицей только что начата), нажать клавишу Ввод, внести исправление в запись.

d) Применить режим Автозаполнения для организации шапки таблицы (1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал). Для этого записать на поле С4 «1 квартал», увеличить ширину столбца С, выделить ячейку С4, ухватить маркер заполнения (он расположен в правом нижнем углу ячейки и имеет вид + темного крестика) и протащить его по трем ячейкам вправо.. Убедитесь, что система сама расставит номера кварталов.

e) Удалить шапку таблицы.

f) Записать в поле ячейки С4: «январь»; протащить маркер заполнения на 12 ячеек вправо (до ячейки N4), в поле имени ячейки будет воспроизводиться месяц для текущей ячейки). Убедиться, что шапка таблицы будет размечена месяцами года.

g) Выделить ячейки шапки таблицы и форматировать их: По центру, шрифт выбрать Arial, размер шрифта - 12.

h) Запись значений из стандартного ряда, на примере записи значения объема продукции «1-го цеха» в ячейки четвертой строки с использованием операции наращивания индекса. Для этого: записать в поле ячейки D5 начальное значение, например 120; протащить мышь по ячейкам строки, используя правую клавишу; при отпускании клавиши в выпавшем меню выбрать строку Прогрессия Установить Тип, например арифметическая, в ячейке Шаг, записать 13.

i) Записать значения объема продукции для остальных цехов, применяя метод наращивания индекса, устанавливая разумные начальные значения и шаги.

1.5.Организация вычислений в таблице:

a) Информация о стандартных вычислениях: Щелкнуть по строке состояния (нижняя строка, в левом углу которой написано "Готово") правой клавишей мыши, в контекстном меню Настройки строки состояния выбрать из списка операцию (например, сумма), которую следует вынести на Строку состояния. Выделить ячейки D5:D7. Убедиться, что на строке состояния будет показана сумма. Переписать значение суммы в ячейку D8. Добавить операции на строке состояния и просмотреть результат.

b) Запись суммы. Подготовить ячейки для записи результата суммирования: в поле ячейки С8 записать «Итого» и отформатировать по правому краю, а в поле ячейки О4 – «Объем», форматируя по центру.

c) Записать значение итоговой ячейки Е8: выделить диапазон Е5:Е7; щелкнуть по кнопке Сумма (знак S) группы Редактирование, перевести курсор на другую ячейку таблицы. «Автосуммирование» можно также выполнить одновременным нажатием клавиш Alt+=.

d) Подсчет по произвольной формуле: выделить ячейку F8, в строке формул записать: =F5+F6+F7, щелкнуть по кнопке Ввод.

e) Вычислить значение ячейки G8, используя мастер функций: (G8; ® Вставить функцию ® Категории ® Математические ® Выберите функцию ® СУММ ® ОК); отодвинуть поле окна вкладки так, чтобы видеть столбец G; щелкнуть по ячейке G5; ввести знак;; щелкнуть по ячейке G6; щелкнуть по кнопке ОК; щелкнуть по любой другой ячейке таблицы кроме ячейки G8;

f) Повторить процесс вычисления суммы используя Мастер функций, однако записать формулу следует по другому: (F5 ® + ® F6 ® + ® F7 ® Вставить функцию ® Категории ® Математические ® Выберите функцию ® СУММ ® ОК).

g) Скопировать формулу вычисления ячейки F8 на другие ячейки строки «Итого»: выделить ячейку F8, перетащить маркер заполнения вправо по ячейкам всей строки «Итого».

h) Вычислить значение ячейки O5, копировать алгоритм вычисления на все ячейки столбца О.

1.6.Организовать заголовок таблицы:

a) Перевести курсор на ячейку С3 («Итоговая таблица»); выделить ее;

b) Протаскивая курсор мыши в виде белого креста по полю заголовка таблицы, выделить строку над таблицей.

c) Главная ® Группа Выравнивание вкладки ® Объединить и поместить в центре ® Снять выделение.

d) Познакомиться с правилами объединения ячеек по строкам и столбцам, для чего щелкнуть по стрелке кнопки Объединить и поместить в центре. Оценить возможности опций, указанных в меню.

1.7.Установка значений в %:

a) Подготовить столбец для записи значений в %: записать в ячейке P4 - %, форматировать заголовок.

b) Заполнить столбец Р относительными значениями объема производства: в ячейку Р5 ввести результат: О5/О8.

c) (Главная ® Группа Число ® ® Формат ячеек ® Процентный ® с двумя десятичными знаками).

d) Выполнить операцию вычисления для всех ячеек столбца Р таблицы.

Оформление таблицы

2.1.На новом листе рабочей книги подготовить вычисляемую таблицу «Поквартальный выпуск продукции», предусмотрев строки: «Цех 1», «Цех 2», «Цех 3», «Итого:», и столбцы: «1 квартал», «2 квартал», «3 квартал», «4 квартал», «Выпуск». Установить ярлык для этого листа «Оформление».

2.2.Заполнить таблицу своими данными.

2.3. Копировать подготовленную таблицу на различные листы рабочей книги, обозначив их ярлыки: «обрамление», «автоформат».

2.4. Установить рамку и обрамляющие линии:

a) (Обрамление ® выделить поле таблицы ® Группа Шрифт ® Границы ® Другие границы).

b) Главная ® группа Шрифт ® Граница ® Формат ячеек ® одиночная тонкая линия для внутренних линий и двойная - для внешней части таблицы ® ОК.

c) Формат ячеек можно также вызвать, щелкая по угловой стрелке групп Шрифт, Выравнивание, Число .

2.5. Установить рамку и обрамляющие линии с помощью команды меню:

a) Перейти на лист Оформление и выделить поле таблицы.

b) Главная ® группа "Шрифт" ® Границы ® Обрамление ® выбирая последовательно соответствующие опции произвести обрамление таблицы оформив внутренние границы в виде прерывистых линий.

2.6.Выделить цветом текст в полях входных данных таблицы:

a) (Главная ® группа "Шрифт" ® Цвет текста ® выбрать подходящий цвет).

b) Выделить ячейку «Выпуск», установить яркий цвет для текста (красный);

c) Выделить ячейку «Итого» установить контрастный цвет для шрифта (зеленый).

2.7.Использовать цвет и узор для выделения полей таблицы:

a) Выделить поле результатов в столбце «Выпуск» таблицы (Главная ® Группа Шрифт ® Граница ® Формат ячеек ® Заливка ® цвет закраски с помощью палитры, выбирая ненасыщенные тона).

b) Повторить операции для строки результатов «Итого», применив ненасыщенный цвет.

c) Подобрать Узор для полей ячеек;

2.8.Оформить таблицу с помощью метода автоформатирования:

a) Выделить все поле таблицы, (Главная ® Группа Стили ® Форматировать как таблицу).

b) Выделить один из предлагаемых форматов, произвести форматирование таблицы и просмотреть его действие. Обратить внимание на появление режима Работа с таблицами и дополнительной вкладки Конструктор.

c) Щелкнуть в поле таблицы и в открывшейся вкладке Конструкто р произвести настройку стиля таблицы и параметры стилей. Просмотреть результат.