Таблицы в текстовом документе

Большинство документов имеют табличную структуру данных. Текстовый редактор Microsoft Word позволяет создавать стандартные или рисованные таблицы, а также размещать в текстовом документе рабочие листы электронной таблицы Excel.

В ячейки таблиц может вводиться: текст, числа, формулы, подтаблицы, графические объекты. Отдельная ячейка таблицы может рассматриваться как «мини-документ», для которого ячейка рассматривается как печатная страница, для которой задаются отступы стена, справа, сверху, снизу. Текст и ячейке может состоять из абзацев, каждый из которых может иметь собственный формат. К содержимому ячеек применимы все технологии редактирования и форматирования текстовых документов.

В ряде случаев ячейки таблицы могут содержать графическую информацию (диаграммы Microsoft Graph, рисунки, картинки, графические объекты и т. п.), которая вставляется с помощью команд меню:

· Вставка → Объект, вкладка Создание из файла – выбор файла графического формата;

· Вставка → Объект, вкладка Создание – выбирается приложение для создания нового графического объекта;

· Вставка → Рисунок → Картинки – выбирается стандартная картинка из коллекции Microsoft Office;

· Вставка → Рисунок → Из файла – выбор файла графического формата;

· Вставка → Рисунок → Автофигуры — вставка стандартных автофигур, находящихся на панели Рисование;

· Вставка → Рисунок → Объект WordArt – вставка текста в художественном оформлении;

· Вставка → Рисунок → Со сканера или камеры – вставка файла, полученного сканированием или оцифровкой изображения;

· Вставка → Рисунок → Диаграмма – создание диаграммы в программе Microsoft Graph;

· Правка → Вставить (из буфера обмена).

Стандартные таблицы

Стандартная таблица имеет прямоугольную структуру. Таблица создается с помощью команды меню Таблица → Добавить таблицу, указывается размерность таблицы – число строк и столбцов. Максимальное число столбцов таблицы – 63, максимальное число строк таблицы не ограничено.

При создании таблицы можно сразу же выполнить ее автоформатирование. В диалоговом окне команды меню Таблица → Добавить таблицу нажимается кнопка Автоформат, которая выводит окно форматов для выбора. Так, можно выбрать все или определенные элементы стиля (границы, шрифт, заливку, цвет), применить их к определенным строкам или столбцам таблицы.

Для перемещения по ячейкам таблицы используются клавиши:

· Tab или à движение вправо по ячейкам строки;

· Shift + Tab или ß движение влево по ячейкам строки;

· ­ движение вверх по ячейкам одного столбца;

· ¯ движение вниз по ячейкам одного столбца.

При вводе текста ячейка может растягиваться и по вертикали и по горизонтали, в зависимости от заданных свойств таблицы. Новый абзац текста в ячейке создается нажатием клавиши Enter.

Для вставки символа табуляции в ячейке нужно нажать клавиши Ctrl+Tab.

Многие операции с таблицами выполняются для строк/столбцов или отдельных ячеек. Для выделения ячеек строк/столбцов таблицы выполняются команды меню Таблица → Выделить строку и Таблица → Выделить столбец. При этом учитывается текущее местоположение курсора в таблице. Выделение табличных фрагментов может выполняться с использованием мыши:

· для выделения всех ячеек столбца курсор устанавливается над столбцом;

· для выделения всех ячеек строки курсор устанавливается слева от строки.

При появлении стрелки-указателя делается щелчок левой кнопкой мыши, в результате выделяются все ячейки столбца или строки таблицы. Для выделения смежных столбцов/строк осуществляется протаскивание курсора при нажатой левой кнопке мыши.

Первоначально созданную структуру стандартной таблицы можно легко изменить с помощью команд меню:

· Таблица → Добавить → Таблицу – добавление в ячейку вложенной таблицы заданной размерности;

· Таблица → Добавить → Столбцы слева/столбцы справа;

· Таблица → Добавить → Строки выше/строки ниже;

· Таблица → Добавить → Ячейки.

Для продолжения таблицы вниз курсор должен находиться в крайней правой ячейке последней строки таблицы. После нажатия клавиши Tab происходит автоматическое добавление строки таблицы, формат которой совпадает с форматом предыдущей строки (одинаковое число ячеек, фиксированная ширина и высота ячеек, форматы отдельных ячеек).

Можно изменять число ячеек в строке или число ячеек в столбце путем их объединения или разбиения. Объединение смежных ячеек таблицы осуществляется по горизонтали (в одной строке) и вертикали (в одном столбце) с помощью команды меню Таблица → Объединить ячейки. Обратное действие – разбиение ячеек выполняется по горизонтали (добавление ячеек в строку) и вертикали (добавление ячеек в столбец), выполняется командой меню Таблица → Разбить ячейки.

При вертикальном разбиении ячейки по строкам весь текст остается в ячейке первой строки. При горизонтальном разбиении ячейки по столбцам текст делится по абзацам. В отдельную ячейку входит один или несколько исходных абзацев. При объединении ячеек текст каждой отдельной ячейки представляется в виде одного или нескольких абзацев в результирующей ячейке.

Задание №1. Создание пустой таблицы методом вставки и последующим её заполнением.

 

1. Создайте заголовок таблицы «Расписание занятий».

2. Установите курсор на новую строку и выполните команду меню Таблица→Вставить→Таблица в появившемся окне выберите 8 столбцов и 5 строк. (Это же действие можно осуществить нажав на панели Стандартная кнопку «Добавить таблицу» и выделить необходимое количество столбцов и строк)

3. Выделите всю таблицу и выполните команду меню Таблица→Свойства таблицы, в появившемся диалоговом окне выберите кнопку Границы и заливка (или контекстное меню и Границы и заливка).

4. В диалоговом окне выберите, в левой части окна тип Рамка, посередине окна тип линии двойная, далее в левой части окна выберите тип Сетка и выйдите из диалогового окна.

5. Получившуюся таблицу заполните по образцу.

6. Поставьте курсор в начало первой строки и выполните пункт меню Таблица→Вставить→Строки выше.

7. Выделите первую и вторую ячейки в первом столбце и, вызвав контекстное меню, объедините их.

8. С помощью объединения добейтесь, чтобы таблица выглядела так:

9. Заполните её своим расписанием.

10. Самостоятельно изучите свойства меню Таблица→Автоформат таблицы.

11. Раскрасьте таблицу с помощью этого меню или самостоятельно.

 

Таблицу можно преобразовать в обычный текст, и наоборот, текст, подготовленный специальным образом, можно преобразовать в таблицу.

Для преобразования таблицы в текст следует:

1. Выделить преобразуемый фрагмент таблицы – смежные строки.

2. Выполнить команду меню Таблица → Преобразовать в текст.

3. Указать тип разделителя содержимого ячеек (используемый специальный, символ):

· символ абзаца – каждый абзац в ячейках становится отдельным абзацем текста;

· символ табуляции – ячейки одной строки разделяются символом табуляции, ячейки разных строк или абзацы внутри одной ячейки – символом абзаца;

· символ точка с запятой – аналогично использованию табуляции, но разделитель – точка с запятой;

· другой символ – аналогично использованию табуляции, но разделитель – указанный символ.

Для преобразования текста в таблицу необходимо подготовить текст с использованием определенного символа-разделителя содержимого ячеек, например, символа абзаца, табуляции или др. Далее следует:

1. Выделить строчный фрагмент преобразуемого в таблицу текста.

2. Выбрать команду меню Таблица → Преобразовать в таблицу.

3. Указать используемый разделитель ячеек.

4. Задать число столбцов или строк в таблице.

Сортировка строк таблиц

Для удобства представления информации выполняется сортировка строк таблицы. Последовательность действий.

1. Курсор устанавливается в любую ячейку таблицы.

2. Выполняется команда меню Таблица → Сортировка.

3. В диалоговом окне Сортировка указать:

· состав ключей сортировки;

· направление сортировки – по возрастанию или убаванию.

Для этого выбираются имена столбцов, определяется порядок их сортировки по возрастанию/убыванию (рис. 8). Максимальное число ключей сортировки таблиц – 3. Результат сортировки таблицы записывается на место исходной таблицы.

 

Рис. 8. Настройка сортировки таблицы

 

Если столбец содержит текст, сортировка по возрастанию означает определенный порядок:

· специальные знаки (!, #, $, % и &);

· слова, начинающиеся с цифр;

· слова, начинающиеся с букв.

Если столбец содержит числа, все прочие символы, кроме цифр, игнорируются. Если столбец таблицы содержит даты, учитывается разделитель компонентов даты. Сортировка предполагает последовательное сравнение символов слева направо.

Задание №3.

1. Создайте таблицу по образцу:

2. Сделайте две копии таблицы, пронумеровав их.

3. Отсортируйте строки второй таблицы по убыванию окладов.

4. Отсортируйте строки таблицы по должностям и для одинаковых должностей по возрастанию окладов.

 

Вычисления в таблицах

В таблицах Microsoft Word можно выполнять вычисления. Стандартная таблица – совокупность ячеек, адреса которых состоят из имени столбца – буква латинского алфавита и номера строки – цифра. Например, адрес А2 соответствует ячейке в первом столбце и второй строке, адрес С10 соответствует ячейке в третьем столбце и десятой строке и т. д.

Формула для вычисления результата вводится в ячейку таблицы с помощью команды меню Таблица → Формула. В диалоговом окне Формула вводится формула, указывается формат числа. Формула в ячейке таблицы содержит:

· встроенные функции (табл. 1);

· ссылки на адреса ячеек таблицы;

· имена закладок;

· константы;

· знаки математических операций.

 

Таблица 1.

Встроенные функции для вычислений в таблице Microsoft Word

Категория	Функция	Результат
Логическая	AND(x, y)	1 (ИСТИНА), если логические выражения х и у истинны, 0 (ЛОЖЬ) в других случаях
DEFINED(x)	1 (ИСТИНА), если выражение х допустимо, или 0 (ЛОЖЬ) в противном случае
FALSE	Логическая константа ЛОЖЬ – 0
NOT(x)	0 (ЛОЖЬ), если логическое выражение х истинно, или 1 (ИСТИНА), если оно ложно
OR(x, y)	0 (ЛОЖЬ), если оба логических выражения х и у ложны, и 1 (ИСТИНА) в противном случае
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если х > 0) или -1 (если х < 0)
TRUE	Логическая константа ИСТИНА – 1
Математическая	ABS(x)	Абсолютное значение
into(x)	Целая часть числа
MOD(x, y)	Остаток от деления х на у
PRODUCT()	Произведение значений
ROUNDS	Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у)
Статистическая	AVERAGE()	Среднее значение
COUNT()	Число элементов
MAX()	Наибольшее значение
MIN()	Наименьшее значение
SUM()	Сумма значений

 

Аргументы функций – числа, формулы или закладки, адреса ячеек, диапазоны адресов смежных ячеек. Диапазон адресов для смежных ячеек записывается через крайние ячейки, разделенные знаком двоеточия, например:

· А1:С2 – диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, C1, C2;

· 1:1 – все ячейки строки 1;

· А:А – все ячейки столбца А.

Для ссылки на несмежные ячейки используется разделитель – точка с запятой. Кроме явного указания ссылок на ячейки в формулах используются ключевые слова:

· ABOVE – ячейки текущего столбца, расположенные выше ячейки;

· BELOW – ячейки текущего столбца, расположенные ниже ячейки;

· RIGHT – ячейки текущей строки, расположенные справа от ячейки;

· LEFT – ячейки текущей строки, расположенные слева от ячейки.

Можно ссылаться и на ячейки из другой таблицы. Для таблицы, на которую делается ссылка, создается закладка. Обращение к ячейкам этой таблицы выполняется с указанием имени закладки.

Ссылки на ячейки другой таблицы в формулах допустимы только для функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Следует помнить, что формула в таблице является полем, которое имеет код поля и значение. Для просмотра кода поля следует нажать клавиши Alt+F9. При изменении значений ячеек, на которые имеются ссылки в формулах, следует установить курсор в ячейку таблицы, с помощью команды меню Таблица → Выделить → Таблицу выделить всю таблицу, нажать клавишу F9 для автоматического пересчета всех формул.

Если ячейка, например В1, содержит несколько абзацев чисел, формула вида =В1 или = SUM(Bl) автоматически вычисляет сумму чисел всех абзацев ячейки В1. Если наряду с числами в ячейке имеется текст перед или после чисел, при вычислении он игнорируется.

Задание №4.

Создайте таблицу по образцу:

Таблица 2.

Исходные данные

Вид изделия	Основная заработная плата производственных рабочих	Общепроизводственные расходы	Общехозяйственные расходы
ИЗДЕЛИЕ А
ИЗДЕЛИЕ В
ИЗДЕЛИЕ С
ИТОГО

 

1. В ячейки таблицы ввести формулы:

· формула ячейки В5 (Итого): =Sum(Above);

· формула ячейки С2: =С5/В5*В2;

· формула ячейки СЗ: =С5/В5*ВЗ;

· формула ячейки С4: =С5/В5*В4;

· формула ячейки D2: =D5/B5*B2;

· формула ячейки D3: =D5/B5*B3;

· формула ячейки D4: =D5/B5*B4.

2. Выделить таблицу с помощью команды меню Таблица→Выделить → Таблицу. Создать закладку для таблицы. Имя закладки – Таble1. Команда меню для создания закладки – Вставка → Закладка.

3. Создать новую таблицу в вашем документе. Выполнить команду меню Таблица → Добавить → Таблицу, указать число столбцов – 2, число строк – 5. Заполнить ячейки таблицы (табл. 3).

4. Ввести формулы в ячейки:

· формула ячейки В2: = SUM (Table1 c2:d2)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки ВЗ: = SUM (Table1 с3:d3)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В4: = SUM (Table1 c4:d4)/SUM(Table1 c5:d5)*100. Выбрать формат числа – 0,00%;

· формула ячейки В5: = SUM(ABOVE)*100. Выбрать формат числа – 0,00%.

 

Списки

Команда меню ФорматàСписок служит для построения списков перечисления. Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки.

Для изменения уровня иерархии элемента многоуровневого списка используются клавиши Ctrl + Alt + à для понижения и Ctrl + Alt + ß для повышения уровня иерархии элемента списка либо кнопки панели инструментов Форматирование: Увеличить/Уменьшить отступ.

Ввод очередного абзаца за последним элементом списка воспринимается как его продолжение. Для прерывания списка следует установить курсор в конец абза­ца последнего элемента списка и дважды нажать клавишу Enter. Для возобновления нумерации курсор устанавливается в новый элемент списка, выполняется команда меню Формат à Список, Продолжить. Кнопки Нумерация и Маркеры панели инструментов Форматирование создают списки со стандартными настройками.

Рис. 3. Диалоговое окно многоуровневых списков

Задание №5.

Набрать текст в виде последовательности абзацев и скопировать его ниже три раза. Преобразовать первую копию в простой нумерованный список. Второй фрагмент преобразовать в иерархический список и изме­нить его по образцу. Третью копию преобразовать в маркированный список с маркером в виде звездочки.